Virtual Assist offre servizi professionali di assistenza virtuale che aiutano i titolari d’impresa e i consulenti finanziari a gestire le attività essenziali di ogni giorno. Il suo supporto comprende attività amministrative, gestione delle e-mail, social media e altre operazioni di routine, lasciando ai clienti più tempo da dedicare alla crescita aziendale e alle decisioni importanti. L’azienda opera nei settori del marketing, della logistica e della consulenza, con un team di 11-50 dipendenti focalizzato su un supporto pratico e conveniente per le imprese in crescita.
Assistente virtuale per l’automazione con IA, Filippine (Da remoto)
Fornisci supporto esecutivo e amministrativo progettando al contempo flussi di lavoro basati sull’IA che migliorano produttività, efficienza ed esperienza del cliente. Aiuta un’azienda in crescita ad adottare un’automazione pratica nelle operazioni quotidiane.
Descrizione
- Gestire caselle di posta, corrispondenza, follow-up e comunicazioni amministrative
- Fornire supporto quotidiano come assistente virtuale e amministrativo a responsabili e membri del team
- Applicare strumenti di IA per rafforzare produttività, organizzazione, comunicazione, ricerca e flussi di lavoro ordinari
- Individuare i processi ripetitivi o dispendiosi in termini di tempo che potrebbero beneficiare di semplificazione o automazione
- Creare, avviare, testare e perfezionare flussi di lavoro automatizzati che riducano il lavoro manuale
- Ricercare e valutare strumenti, piattaforme e tecnologie di IA per il loro potenziale valore operativo
- Sviluppare soluzioni pratiche di IA per attività amministrative, operative, di vendita, marketing e assistenza clienti
- Progettare e perfezionare prompt, modelli, procedure operative standard e processi di IA per ottenere maggiore coerenza ed efficienza
- Aiutare i colleghi a integrare l’IA nelle responsabilità e nei flussi di lavoro esistenti
- Formare e affiancare i membri del team nell’uso efficace degli strumenti di IA per i loro ruoli
- Integrare applicazioni e piattaforme aziendali per collegare e automatizzare i flussi di lavoro quando opportuno
- Mantenere i sistemi di automazione esistenti, migliorarne le prestazioni e risolvere i problemi dei flussi di lavoro
- Documentare flussi di lavoro, automazioni e procedure operative standard per facilitarne la manutenzione e l’utilizzo da parte del team
- Monitorare i processi automatizzati, verificarne il corretto funzionamento e individuare opportunità di miglioramento
- Gestire l’inserimento e l’organizzazione dei dati, la reportistica, la ricerca e le attività amministrative correlate
- Organizzare file digitali, documenti, database e altre informazioni aziendali
- Supportare l’amministrazione del CRM, il monitoraggio dei lead, i follow-up e le attività operative correlate
- Ricercare argomenti con l’IA e metodi convenzionali, quindi trasformare i risultati in sintesi operative
- Assistere nella pianificazione delle riunioni, nel coordinamento dei calendari e nella gestione delle attività di follow-up
- Individuare inefficienze nei sistemi e nei processi interni e raccomandare miglioramenti pratici
- Collaborare con responsabili e colleghi per comprendere le esigenze aziendali e creare soluzioni di automazione utili
- Tenere il passo con i nuovi strumenti di IA, le piattaforme di automazione e le tecnologie per la produttività
- Gestire progetti speciali e attività ad hoc che coinvolgono IA, automazione, operazioni e produttività
- Suggerire proattivamente modi per risparmiare tempo, ridurre il lavoro ripetitivo e aumentare l’efficienza del team
Requisiti
- Almeno 2–3 anni di esperienza come assistente virtuale, assistente esecutivo, assistente alle operazioni, specialista dell’automazione o in un ruolo comparabile
- Forti capacità di comunicazione scritta e orale in inglese
- Esperienza avanzata con ChatGPT, Claude, Gemini, Perplexity o piattaforme di IA comparabili
- Comprovata capacità di utilizzare l’IA per migliorare la produttività, automatizzare attività o sviluppare soluzioni aziendali
- Esperienza nella creazione o gestione di flussi di lavoro con Zapier, Make, GoHighLevel, n8n o strumenti simili
- Forte capacità di riconoscere i processi adatti all’automazione
- Capacità di scrivere prompt efficaci per l’IA e creare flussi di lavoro ripetibili supportati dall’IA
- Esperienza nell’uso di Google Workspace, Microsoft Office e dei comuni software di produttività aziendale
- Familiarità con piattaforme CRM, di gestione dei progetti, comunicazione e gestione aziendale
- Solida attitudine tecnica e capacità di apprendere rapidamente nuovi software e tecnologie
- Eccellenti capacità analitiche e di risoluzione dei problemi
- Persona altamente organizzata, con eccezionale attenzione ai dettagli
- Capacità di lavorare in autonomia, prendere iniziative e individuare proattivamente opportunità di miglioramento
- Capacità di gestire priorità concorrenti e rispettare le scadenze in modo affidabile
- Capacità di spiegare concetti tecnici e strumenti di IA in modo chiaro e semplice
- Forti capacità di ricerca, inclusa la valutazione di nuovi strumenti e tecnologie
- È fortemente preferibile esperienza nella produzione di procedure operative standard, documentazione dei processi e diagrammi dei flussi di lavoro
- L’esperienza nel supporto a dirigenti, fondatori o aziende in crescita costituisce un vantaggio
- Mentalità proattiva nella risoluzione dei problemi e interesse autentico per l’IA e la tecnologia
Benefit
- Possibilità di lavorare da casa
- Possibilità di migliorare l’efficienza e l’esperienza del cliente all’interno di un’azienda in crescita
- Ambiente di lavoro collaborativo e disponibile