Virtual Assist bietet professionelle Dienstleistungen von virtuellen Assistenten an, die Unternehmer und Finanzberater bei der Bewältigung wichtiger täglicher Aufgaben unterstützen. Das Angebot umfasst administrative Tätigkeiten, E-Mail-Management, soziale Medien und weitere Routineaufgaben, sodass Kunden mehr Zeit für das Unternehmenswachstum und wichtige Entscheidungen haben. Das Unternehmen ist in den Bereichen Marketing, Logistik und Beratung tätig und setzt auf ein Team von 11 bis 50 Mitarbeitenden, das wachsende Unternehmen praxisnah und kostenbewusst unterstützt.
Virtuelle Assistenz für KI-Automatisierung, Philippinen (Remote)
Sie leisten Unterstützung für Führungskräfte und im administrativen Bereich und entwickeln KI-gestützte Workflows zur Verbesserung von Produktivität, Effizienz und Kundenerlebnis. Sie helfen einem wachsenden Unternehmen dabei, praktische Automatisierung in seine täglichen Abläufe zu integrieren.
Beschreibung
- Postfächer, Korrespondenz, Nachfassaktionen und administrative Kommunikation verwalten
- Tägliche Unterstützung als virtuelle Assistenz und im administrativen Bereich für Führungskräfte und Teammitglieder leisten
- KI-Tools einsetzen, um Produktivität, Organisation, Kommunikation, Recherche und Routineabläufe zu verbessern
- Wiederkehrende oder zeitaufwendige Prozesse erkennen, die von einer Vereinfachung oder Automatisierung profitieren könnten
- Automatisierte Workflows erstellen, einführen, testen und optimieren, um manuellen Aufwand zu reduzieren
- KI-Tools, Plattformen und Technologien auf ihren möglichen operativen Nutzen prüfen
- Praktische KI-Lösungen für administrative, operative, vertriebliche, Marketing- und Kundenservice-Aufgaben entwickeln
- KI-Prompts, Vorlagen, SOPs und Prozesse für mehr Konsistenz und Effizienz gestalten und optimieren
- Kolleginnen und Kollegen dabei unterstützen, KI in ihre bestehenden Aufgaben und Workflows zu integrieren
- Teammitglieder in der effektiven Nutzung von KI-Tools für ihre jeweiligen Aufgaben schulen und coachen
- Geschäftsanwendungen und Plattformen integrieren, um Workflows zu verbinden und bei Bedarf zu automatisieren
- Bestehende Automatisierungssysteme pflegen, ihre Leistung verbessern und Workflow-Probleme beheben
- Workflows, Automatisierungen und SOPs für eine einfache Pflege und Nutzung durch das Team dokumentieren
- Automatisierte Prozesse überwachen, ihre korrekte Funktionsweise bestätigen und Verbesserungsmöglichkeiten erkennen
- Dateneingabe, Datenorganisation, Berichterstattung, Recherche und damit verbundene administrative Aufgaben übernehmen
- Digitale Dateien, Dokumente, Datenbanken und andere Unternehmensinformationen organisieren
- Die CRM-Verwaltung, Lead-Verfolgung, Nachfassaktionen und damit verbundene operative Aktivitäten unterstützen
- Themen mithilfe von KI und herkömmlichen Methoden recherchieren und die Ergebnisse in umsetzbare Zusammenfassungen überführen
- Bei der Terminplanung, Kalenderkoordination und Verwaltung von Nachfassaufgaben unterstützen
- Ineffizienzen in internen Systemen und Prozessen erkennen und praktische Verbesserungen empfehlen
- Mit Führungskräften und Kolleginnen und Kollegen Geschäftsanforderungen verstehen und nützliche Automatisierungslösungen entwickeln
- Über neue KI-Tools, Automatisierungsplattformen und Produktivitätstechnologien informiert bleiben
- Sonderprojekte und Ad-hoc-Aufgaben in den Bereichen KI, Automatisierung, Operations und Produktivität eigenverantwortlich übernehmen
- Proaktiv Möglichkeiten vorschlagen, Zeit zu sparen, wiederkehrende Arbeit zu reduzieren und die Teameffizienz zu steigern
Anforderungen
- Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung als virtuelle Assistenz, Assistenz der Geschäftsführung, Operations Assistant, Automatisierungsspezialist oder in einer vergleichbaren Position
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch
- Fortgeschrittene Erfahrung mit ChatGPT, Claude, Gemini, Perplexity oder vergleichbaren KI-Plattformen
- Nachgewiesene Fähigkeit, KI zur Produktivitätssteigerung, Aufgabenautomatisierung oder Entwicklung von Geschäftslösungen einzusetzen
- Erfahrung im Aufbau oder in der Verwaltung von Workflows mit Zapier, Make, GoHighLevel, n8n oder ähnlichen Tools
- Ausgeprägte Fähigkeit, für Automatisierung geeignete Prozesse zu erkennen
- Fähigkeit, effektive KI-Prompts zu schreiben und wiederholbare KI-gestützte Workflows aufzubauen
- Erfahrung mit Google Workspace, Microsoft Office und gängiger Business-Produktivitätssoftware
- Vertrautheit mit CRM-, Projektmanagement-, Kommunikations- und Unternehmensmanagement-Plattformen
- Ausgeprägtes technisches Verständnis und die Fähigkeit, neue Software und Technologien schnell zu erlernen
- Ausgezeichnete analytische Fähigkeiten und Problemlösungskompetenz
- Sehr gute Organisation und außergewöhnliche Detailgenauigkeit
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, Initiative zu zeigen und proaktiv Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen
- Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu koordinieren und Fristen zuverlässig einzuhalten
- Fähigkeit, technische Konzepte und KI-Tools klar und verständlich zu erklären
- Ausgeprägte Recherchefähigkeiten, einschließlich der Bewertung neuer Tools und Technologien
- Erfahrung mit der Erstellung von SOPs, Prozessdokumentationen und Workflow-Diagrammen ist sehr wünschenswert
- Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, Gründern oder wachsenden Unternehmen ist von Vorteil
- Proaktive Problemlösungshaltung und echtes Interesse an KI und Technologie
Zusatzleistungen
- Möglichkeit zur Arbeit von zu Hause
- Möglichkeit, Effizienz und Kundenerlebnis in einem wachsenden Unternehmen zu verbessern
- Unterstützendes und kooperatives Arbeitsumfeld