Virtual Assist fournit des services experts d’assistance virtuelle qui aident les propriétaires d’entreprise et les conseillers financiers à gérer les tâches essentielles du quotidien. Son soutien couvre les tâches administratives, la gestion des e-mails, les réseaux sociaux et d’autres opérations courantes, permettant ainsi à ses clients de consacrer davantage de temps à la croissance de leur entreprise et aux décisions importantes. L’entreprise intervient dans les domaines du marketing, de la logistique et du conseil, avec une équipe de 11 à 50 employés axée sur un soutien pratique et économique pour les entreprises en développement.
Assistant virtuel en automatisation avec IA, Philippines (Télétravail)
Fournir un soutien exécutif et administratif tout en concevant des flux de travail optimisés par l’IA qui améliorent la productivité, l’efficacité et l’expérience client. Aider une entreprise en pleine croissance à adopter une automatisation pratique dans ses opérations quotidiennes.
Description
- Gérer les boîtes de réception, la correspondance, les suivis et les communications administratives
- Fournir un soutien quotidien d’assistant virtuel et administratif aux dirigeants et aux membres de l’équipe
- Appliquer des outils d’IA pour renforcer la productivité, l’organisation, la communication, la recherche et les flux de travail courants
- Repérer les processus répétitifs ou chronophages qui pourraient bénéficier d’une simplification ou d’une automatisation
- Créer, déployer, tester et perfectionner des flux de travail automatisés afin de réduire les efforts manuels
- Rechercher et évaluer des outils, plateformes et technologies d’IA pour déterminer leur valeur opérationnelle potentielle
- Développer des solutions pratiques d’IA pour les activités administratives, opérationnelles, commerciales, marketing et de support client
- Concevoir et perfectionner des prompts, modèles, procédures opérationnelles standard et processus d’IA pour améliorer la cohérence et l’efficacité
- Aider les collègues à intégrer l’IA à leurs responsabilités et flux de travail existants
- Former et accompagner les membres de l’équipe dans l’utilisation efficace des outils d’IA pour leurs fonctions
- Intégrer les applications et plateformes professionnelles afin de connecter et d’automatiser les flux de travail lorsque cela est pertinent
- Gérer les systèmes d’automatisation existants, améliorer leurs performances et résoudre les problèmes liés aux flux de travail
- Documenter les flux de travail, les automatisations et les procédures opérationnelles standard afin de faciliter leur maintenance et leur utilisation par l’équipe
- Surveiller les processus automatisés, vérifier leur bon fonctionnement et repérer les possibilités d’amélioration
- Effectuer la saisie et l’organisation des données, les rapports, les recherches et les tâches administratives connexes
- Organiser les fichiers numériques, les documents, les bases de données et les autres informations de l’entreprise
- Soutenir l’administration du CRM, le suivi des prospects, les relances et les activités opérationnelles connexes
- Rechercher des sujets avec l’IA et des méthodes conventionnelles, puis transformer les résultats en synthèses exploitables
- Aider à planifier les réunions, à coordonner les calendriers et à gérer les tâches de suivi
- Identifier les inefficacités dans les systèmes et processus internes et recommander des améliorations pratiques
- Collaborer avec les dirigeants et les collègues pour comprendre les besoins de l’entreprise et créer des solutions d’automatisation utiles
- Se tenir informé des nouveaux outils d’IA, plateformes d’automatisation et technologies de productivité
- Prendre en charge des projets spéciaux et des tâches ponctuelles liés à l’IA, à l’automatisation, aux opérations et à la productivité
- Proposer de manière proactive des moyens de gagner du temps, de réduire le travail répétitif et d’accroître l’efficacité de l’équipe
Exigences
- Au moins 2 à 3 ans d’expérience en tant qu’assistant virtuel, assistant de direction, assistant aux opérations, spécialiste de l’automatisation ou dans un poste comparable
- Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais
- Expérience avancée de ChatGPT, Claude, Gemini, Perplexity ou de plateformes d’IA comparables
- Capacité démontrée à utiliser l’IA pour améliorer la productivité, automatiser des tâches ou créer des solutions professionnelles
- Expérience dans la création ou la gestion de flux de travail avec Zapier, Make, GoHighLevel, n8n ou des outils similaires
- Forte capacité à reconnaître les processus pouvant être automatisés
- Capacité à rédiger des prompts d’IA efficaces et à créer des flux de travail répétables assistés par l’IA
- Expérience de Google Workspace, Microsoft Office et des logiciels courants de productivité professionnelle
- Familiarité avec les plateformes de CRM, de gestion de projets, de communication et de gestion d’entreprise
- Solide aisance technique et capacité à apprendre rapidement de nouveaux logiciels et technologies
- Excellentes capacités d’analyse et de résolution de problèmes
- Très bonne organisation et attention exceptionnelle aux détails
- Capacité à travailler de manière autonome, à prendre des initiatives et à repérer proactivement les possibilités d’amélioration
- Capacité à gérer des priorités concurrentes et à respecter les délais de manière fiable
- Capacité à expliquer clairement et simplement les concepts techniques et les outils d’IA
- Solides compétences en recherche, notamment pour évaluer de nouveaux outils et technologies
- Une expérience de la création de procédures opérationnelles standard, de la documentation des processus et des diagrammes de flux de travail est fortement souhaitée
- Une expérience du soutien aux dirigeants, aux fondateurs ou aux entreprises en croissance est un atout
- Esprit proactif de résolution de problèmes et intérêt sincère pour l’IA et la technologie
Avantages
- Possibilité de travailler à domicile
- Possibilité d’améliorer l’efficacité et l’expérience client au sein d’une entreprise en croissance
- Environnement de travail collaboratif et bienveillant