Virtual Assist biedt deskundige diensten van virtuele assistenten die ondernemers en financieel adviseurs helpen bij het beheren van essentiële dagelijkse werkzaamheden. De ondersteuning omvat administratieve taken, e-mailbeheer, sociale media en andere routinematige werkzaamheden, zodat klanten meer tijd hebben voor bedrijfsgroei en belangrijke beslissingen. Het bedrijf is actief binnen marketing, logistiek en advies en werkt met een team van 11 tot 50 medewerkers dat groeiende ondernemingen praktische en kostenbewuste ondersteuning biedt.
Virtuele assistent voor AI-automatisering, Filipijnen (op afstand)
Bied ondersteuning aan leidinggevenden en op administratief gebied en ontwerp AI-gestuurde workflows die productiviteit, efficiëntie en klantbeleving verbeteren. Help een groeiend bedrijf om praktische automatisering in de dagelijkse bedrijfsvoering toe te passen.
Beschrijving
- Inboxen, correspondentie, opvolgingen en administratieve communicatie beheren
- Dagelijkse ondersteuning bieden als virtuele assistent en op administratief gebied voor leidinggevenden en teamleden
- AI-tools toepassen om productiviteit, organisatie, communicatie, onderzoek en routinematige workflows te verbeteren
- Repetitieve of tijdrovende processen signaleren die baat kunnen hebben bij stroomlijning of automatisering
- Geautomatiseerde workflows bouwen, lanceren, testen en verfijnen om handmatig werk te verminderen
- Onderzoek doen naar en beoordelen van AI-tools, platforms en technologieën op mogelijke operationele waarde
- Praktische AI-oplossingen ontwikkelen voor administratieve, operationele, verkoop-, marketing- en klantenservicetaken
- AI-prompts, sjablonen, SOP's en processen ontwerpen en verfijnen voor meer consistentie en efficiëntie
- Collega's helpen om AI in hun bestaande verantwoordelijkheden en workflows te integreren
- Teamleden trainen en coachen in het effectief gebruiken van AI-tools voor hun functie
- Bedrijfstoepassingen en platforms integreren om workflows te verbinden en waar passend te automatiseren
- Bestaande automatiseringssystemen onderhouden, hun prestaties verbeteren en workflowproblemen oplossen
- Workflows, automatiseringen en SOP's documenteren zodat het team ze eenvoudig kan onderhouden en gebruiken
- Geautomatiseerde processen monitoren, controleren of ze correct werken en mogelijkheden voor verbetering signaleren
- Gegevens invoeren en organiseren en rapportages, onderzoek en andere verwante administratieve taken uitvoeren
- Digitale bestanden, documenten, databases en andere bedrijfsinformatie organiseren
- Ondersteunen bij CRM-beheer, leadopvolging, opvolgacties en aanverwante operationele activiteiten
- Onderwerpen onderzoeken met AI en conventionele methoden en de bevindingen omzetten in bruikbare samenvattingen
- Helpen bij het plannen van vergaderingen, agendacoördinatie en het beheren van opvolgtaken
- Inefficiënties in interne systemen en processen signaleren en praktische verbeteringen aanbevelen
- Samenwerken met leidinggevenden en collega's om bedrijfsbehoeften te begrijpen en nuttige automatiseringsoplossingen te creëren
- Op de hoogte blijven van nieuwe AI-tools, automatiseringsplatforms en productiviteitstechnologieën
- Speciale projecten en ad-hoctaken op het gebied van AI, automatisering, operations en productiviteit zelfstandig oppakken
- Proactief manieren voorstellen om tijd te besparen, repetitief werk te verminderen en de teamefficiëntie te verhogen
Vereisten
- Minimaal 2–3 jaar ervaring als virtuele assistent, executive assistant, operations assistant, automatiseringsspecialist of in een vergelijkbare functie
- Sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden in het Engels
- Gevorderde ervaring met ChatGPT, Claude, Gemini, Perplexity of vergelijkbare AI-platforms
- Aantoonbare vaardigheid om AI in te zetten voor productiviteitsverbetering, taakautomatisering of bedrijfsoplossingen
- Ervaring met het bouwen of beheren van workflows met Zapier, Make, GoHighLevel, n8n of vergelijkbare tools
- Sterk vermogen om processen te herkennen die geschikt zijn voor automatisering
- Vermogen om effectieve AI-prompts te schrijven en herhaalbare AI-ondersteunde workflows te bouwen
- Ervaring met Google Workspace, Microsoft Office en gangbare zakelijke productiviteitssoftware
- Vertrouwdheid met CRM-, projectmanagement-, communicatie- en bedrijfsbeheerplatforms
- Sterk technisch inzicht en het vermogen om nieuwe software en technologieën snel te leren
- Uitstekende analytische en probleemoplossende vaardigheden
- Zeer georganiseerd, met uitzonderlijke aandacht voor detail
- Vermogen om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en proactief verbeteringsmogelijkheden te signaleren
- Vermogen om concurrerende prioriteiten te beheren en deadlines betrouwbaar te halen
- Vermogen om technische concepten en AI-tools duidelijk en eenvoudig uit te leggen
- Sterke onderzoeksvaardigheden, waaronder het beoordelen van nieuwe tools en technologieën
- Ervaring met het opstellen van SOP's, procesdocumentatie en workflowdiagrammen heeft sterk de voorkeur
- Ervaring met het ondersteunen van leidinggevenden, oprichters of groeiende bedrijven is een pluspunt
- Een proactieve probleemoplossende instelling en oprechte interesse in AI en technologie
Voordelen
- Mogelijkheid om vanuit huis te werken
- Mogelijkheid om efficiëntie en klantbeleving binnen een groeiend bedrijf te verbeteren
- Ondersteunende en samenwerkende werkomgeving