Navy Federal Credit Union to instytucja finansowa należąca do swoich członków, obsługująca ponad 14 milionów osób, przede wszystkim członków sił zbrojnych, pracowników Departamentu Obrony Stanów Zjednoczonych, społeczności weteranów i ich rodzin. Jako największa na świecie spółdzielcza kasa kredytowa zapewnia usługi bankowe i finansowe dzięki zespołowi ponad 24 000 pracowników działających w kampusach oraz w ponad 360 oddziałach. Możliwości kariery w organizacji wspierają jej misję świadczenia członkom usług wysokiej jakości, kładąc nacisk na satysfakcjonujące doświadczenia zawodowe i konkurencyjne świadczenia pracownicze.
Starszy asystent ds. wsparcia administracyjnego — praca hybrydowa
Wsparcie działu windykacji Navy Federal Credit Union poprzez koordynację zespołu, zarządzanie dokumentacją, raportowanie, korespondencję i szkolenie pracowników.
Opis
- Wspieranie operacji administracyjnych działu windykacji
- Pomoc kierownictwu w koordynowaniu i realizacji zadań zespołu
- Monitorowanie postępów zespołu i wspieranie terminowej realizacji zadań
- Przetwarzanie dokumentacji finansowej, informacji o członkach i kwestii bezpieczeństwa fizycznego zgodnie z obowiązującymi zasadami
- Rejestrowanie, porządkowanie i dokumentowanie przychodzącej oraz zwróconej korespondencji
- Przekazywanie członkom zespołu aktualizacji procedur i nowych instrukcji
- Prowadzenie przeglądu wsparcia administracyjnego podczas szkoleń dla nowych pracowników
- Prowadzenie szkoleń pracowników na polecenie kierownictwa
- Zbieranie opinii i rekomendacji dotyczących istniejących procesów i zasad
- Odpowiadanie na pytania zespołu dotyczące codziennych operacji, zasad i procedur
- Prowadzenie i aktualizowanie podręcznika zasad i procedur sekcji administracyjnej
- Aktualizowanie raportów, list telefonicznych i wykazów pracowników
- Koordynowanie sekwencji korekt kredytowych ze specjalistami ds. rachunków kredytów konsumenckich działu windykacji
- Przygotowywanie korespondencji, podsumowań danych, raportów i prezentacji; korekta materiałów i proponowanie zmian
- Sporządzanie protokołów spotkań sekcji
- Reprezentowanie kierownictwa na spotkaniach i w dyskusjach lub prowadzenie ich na wyznaczenie
- Wspieranie lub prowadzenie projektów specjalnych i analiz kierownictwa, w tym testowania systemów oraz gromadzenia i analizy danych
- Odbieranie i przekazywanie wiadomości poczty głosowej działu windykacji otrzymanych poza godzinami pracy
- Koordynowanie komunikacji między personelem administracyjnym a kierownictwem
- Pomoc w rozwijaniu kompetencji miękkich i technicznych nowych oraz obecnych pracowników
- Wykonywanie dodatkowych obowiązków na polecenie
Wymagania
- Doświadczenie w wykonywaniu obowiązków biurowych lub administracyjnych
- Doświadczenie w obsłudze klienta, najlepiej w instytucji finansowej
- Doświadczenie w kierowaniu, wspieraniu lub mentorowaniu współpracowników
- Umiejętność pracy samodzielnej i zespołowej
- Umiejętność samodzielnego lub zespołowego zarządzania konkurującymi priorytetami w celu realizacji celów
- Umiejętność ochrony informacji poufnych i postępowania zgodnie z zasadami etyki
- Doświadczenie w rozwiązywaniu skarg i deeskalacji konfliktów
- Umiejętność wywierania wpływu, negocjowania i przekonywania w celu osiągania wzajemnie akceptowalnych rezultatów
- Zaawansowane umiejętności administracyjne, biurowe i techniczne
- Zaawansowana umiejętność wykonywania obliczeń matematycznych i dokładnej pracy z liczbami
- Zaawansowana umiejętność dyplomatycznej i taktowniej komunikacji z pracownikami, kierownictwem i członkami
- Zaawansowana umiejętność budowania relacji poprzez porozumienie, zaufanie, dyplomację i takt
- Zaawansowana umiejętność zachowania spokoju w środowisku o dużej liczbie zadań i zmiennych warunkach
- Zaawansowane umiejętności aktywnego słuchania podczas obsługi pytań i próśb
- Silne umiejętności organizacyjne, planowania i zarządzania czasem
- Umiejętność jasnego i zwięzłego przedstawiania ustaleń, wniosków, alternatyw i informacji
- Skuteczne umiejętności badawcze, analityczne i rozwiązywania problemów
- Stała dokładność, dbałość o szczegóły i dotrzymywanie terminów
- Trafna ocena sytuacji i inicjatywa w podejmowaniu decyzji
- Umiejętność interpretowania i stosowania wytycznych, procedur, praktyk i przepisów
- Skuteczna komunikacja na wszystkich szczeblach organizacji
- Zaawansowane umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej
- Zaawansowana znajomość edytorów tekstu, arkuszy kalkulacyjnych i aplikacji do prezentacji
- Znajomość produktów, usług, programów, zasad i procedur NFCU na poziomie roboczym
- Znajomość funkcji, filozofii, operacji i celów organizacyjnych NFCU na poziomie roboczym
- Doświadczenie we wsparciu administracyjnym, usługach finansowych, obsłudze członków, operacjach, windykacji lub pokrewnej dziedzinie przetwarzania danych
- Umiejętność przestrzegania ustalonych procedur i dokładnego stosowania pisemnych instrukcji
- Duża dbałość o szczegóły i dokładność
- Umiejętność organizowania pracy, ustalania priorytetów i dotrzymywania terminów
- Umiejętność pracy samodzielnej i zespołowej
- Udowodniona umiejętność skutecznej pracy w środowisku o dużej liczbie zadań i szybkim tempie przy zachowaniu standardów jakości, dokładności i wydajności
- Mile widziana znajomość procedur, systemów i procesów upadłościowych na poziomie roboczym
- Dyspozycyjność od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00–17:30
Benefity
- Konkurencyjne wynagrodzenie
- Kompleksowy pakiet świadczeń i dodatkowe korzyści w miejscu pracy
- Cenne doświadczenie zawodowe
- Współpracująca, zaangażowana i odpowiedzialna kultura pracy
- Równe szanse zatrudnienia
- Dostosowania miejsca pracy dostępne przez cały proces aplikowania i zatrudniania