FULLER Equip to platforma edukacyjna działająca w sektorze edukacji i organizacji non-profit. Oferuje studia magisterskie, w tym programy z teologii, psychologii klinicznej i studiów teologicznych. Programy łączą rozwój duchowy, akademicki i emocjonalny w podejściu skoncentrowanym na Chrystusie. FULLER Equip przygotowuje liderów do służby kościołom i społecznościom w różnych kontekstach kulturowych, kładąc nacisk na niesienie nadziei i uzdrowienia.
Asystent kierownictwa i koordynator operacyjny
Wspieraj kadrę kierowniczą Fuller Theological Seminary w zadaniach administracyjnych, koordynacji finansów, zarządzaniu projektami i obsłudze firmowego konta HubSpot. Praca zdalna w USA z okazjonalnymi wyjazdami do Pasadeny.
Opis
- Zapewniać wsparcie administracyjne dyrektorowi ds. kształcenia liderów oraz zespołowi wsparcia strategicznego.
- Organizować podróże i przyjęcia dla zespołu wsparcia strategicznego lub wydarzeń związanych z kształceniem i rozwojem liderów.
- Przygotowywać i redagować korespondencję, oferty, pisma, agendy oraz dokumenty robocze.
- Obsługiwać pocztę elektroniczną i wiadomości telefoniczne w imieniu członków zespołu kierowniczego.
- Koordynować kalendarze, spotkania, uczestników i zaproszenia.
- Przygotowywać wnioski o zwrot kosztów oraz umowy z podmiotami zewnętrznymi.
- Opracowywać i usprawniać systemy oraz procesy zwiększające efektywność i wydajność zespołu.
- Zarządzać firmowym kontem HubSpot Fuller obejmującym pięć marek.
- Dbać o poprawność danych kontaktów, firm i transakcji; usuwać duplikaty oraz niekompletne i nieaktualne dane.
- Zarządzać użytkownikami HubSpot, uprawnieniami, licencjami, subskrypcjami i rejestrami zgód.
- Dbać o spójność właściwości, zasad nazewnictwa, lejków, etapów transakcji i standardów wprowadzania danych.
- Rozwiązywać problemy z dostępem do HubSpot i pytania dotyczące konta, a w razie potrzeby przekazywać sprawy dalej.
- Opracowywać instrukcje obsługi HubSpot i materiały szkoleniowe.
- Co miesiąc uzgadniać zestawienie próbne i przeklasyfikowywać wydatki z kart kredytowych, a także obsługiwać cykliczne wnioski o płatność.
- Analizować finanse zespołu oraz pomagać w sprawozdawczości finansowej i płatnościach.
- Wspierać pozyskiwanie funduszy i działania związane z darczyńcami.
- Koordynować kilka projektów zespołowych, wspólnie ze współpracownikami ustalać cele, mierniki sukcesu i harmonogramy.
- Porządkować notatki projektowe, wersje robocze i materiały końcowe.
- Tworzyć szablony dla powtarzalnych procesów.
- Uczestniczyć w spotkaniach i wydarzeniach zespołu oraz wykonywać inne zlecone zadania.
Wymagania
- Wykształcenie wyższe co najmniej na poziomie licencjackim.
- Co najmniej pięć lat doświadczenia w administracji, wspieraniu kadry kierowniczej lub koordynacji projektów.
- Doświadczenie w śledzeniu finansów, pracy z budżetami lub procesami księgowymi albo gotowość do zajmowania się tymi zadaniami.
- Wymagane doświadczenie w pracy z HubSpot lub porównywalnym systemem CRM.
- Mile widziane doświadczenie w używaniu HubSpot w środowisku wielomarkowym lub korporacyjnym.
- Udokumentowane przywiązanie do poprawności danych i spójnych procesów.
- Mile widziane doświadczenie lub znajomość środowiska duszpasterskiego, kościelnego lub edukacji teologicznej.
- Bardzo dobre umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej.
- Umiejętność oceny sytuacji i dyskrecja przy pracy z poufnymi informacjami.
- Bardzo dobra znajomość obsługi komputera, w tym pakietów Microsoft i Google, Keynote, Slack oraz Zoom.
- Mile widziana znajomość HubSpot i Asany lub innego narzędzia do zarządzania projektami.
- Umiejętność pracy pod presją i reagowania na pilne prośby.
- Umiejętność pracy w wielokulturowym środowisku, które kieruje się różnorodnością, równością i inkluzywnością.
- Umiejętność ustalania priorytetów dla kilku zadań jednocześnie.
- Dbałość o terminy, dokładność i szczegóły.
- Umiejętność efektywnej pracy zarówno samodzielnej, jak i zespołowej.
- Umiejętność współpracy z różnorodnym, zdalnym zespołem przy użyciu cyfrowych narzędzi do zarządzania zadaniami i spotkań online.
- Gotowość do przestrzegania standardów społeczności Fuller.
Benefity
- Praca zdalna na terenie Stanów Zjednoczonych, zależna od zatwierdzenia stanu w zakresie podatku od wynagrodzeń.
- Wyjazd do Pasadeny raz lub dwa razy w roku na spotkania stacjonarne.
- Możliwość jednego lub dwóch dodatkowych wyjazdów na wydarzenia.
- Ochrona wynikająca ze standardów społeczności Fuller oraz zasad równych szans zatrudnienia i działań afirmatywnych.
- Możliwość pracy z różnorodnym, zdalnym zespołem.
- Kobiety i osoby należące do mniejszości są szczególnie zachęcane do składania aplikacji.