FULLER Equip is een onderwijsplatform in de onderwijs- en non-profitsector. Het biedt masteropleidingen aan, waaronder de Master of Divinity, klinische psychologie en theologische studies. De opleidingen combineren spirituele, academische en emotionele vorming vanuit een christusgerichte benadering. FULLER Equip bereidt leiders voor om kerken en gemeenschappen in uiteenlopende culturele contexten te dienen en hoop en heling te delen.
Directieassistent en coördinator bedrijfsvoering
Ondersteun het leidinggevende team van Fuller Theological Seminary met directieondersteuning, financiële coördinatie, projectmanagement en beheer van het HubSpot-account voor de hele organisatie. Deze functie is op afstand vanuit de Verenigde Staten en omvat af en toe reizen naar Pasadena.
Beschrijving
- Ondersteun de Chief of Leadership Formation en het Strategic Support Team met administratieve werkzaamheden voor de directie.
- Regel reizen en gastvrijheid voor bijeenkomsten van het Strategic Support Team of Leadership Formation and Development.
- Stel correspondentie, voorstellen, brieven, agenda’s en werkdocumenten op en redigeer deze.
- Behandel e-mail- en telefo berichten namens leden van het leidinggevende team.
- Coördineer agenda’s, vergaderingen, deelnemers en uitnodigingen.
- Bereid declaratieverzoeken en externe contracten voor.
- Ontwikkel en verbeter systemen en processen om de efficiëntie en productiviteit van het team te verhogen.
- Beheer het HubSpot-account van Fuller voor de hele organisatie, met vijf merken.
- Houd contact-, bedrijfs- en dealgegevens nauwkeurig bij en corrigeer dubbele, onvolledige en verouderde gegevens.
- Beheer HubSpot-gebruikers, toegangsrechten, licenties, abonnementen en toestemmingsregistraties.
- Hanteer consistente eigenschappen, naamgevingsconventies, pipelines, dealfasen en normen voor gegevensinvoer.
- Beantwoord vragen over HubSpot-toegang en accounts en schaal problemen zo nodig op.
- Ontwikkel gebruikershandleidingen en trainingsmateriaal voor HubSpot.
- Maak maandelijks een proef- en saldibalans en voer herclassificaties van creditcardtransacties uit; behandel ook terugkerende betaalverzoeken.
- Beoordeel en analyseer de financiën van het team en ondersteun financiële verslaglegging en betalingen.
- Ondersteun fondsenwerving en werkzaamheden rond donateurs.
- Coördineer meerdere teamprojecten en bepaal samen met collega’s doelen, succesindicatoren en tijdlijnen.
- Orden projectnotities, concepten en definitieve materialen.
- Maak sjablonen voor terugkerende werkprocessen.
- Woon teamvergaderingen en evenementen bij en voer andere taken uit wanneer daarom wordt gevraagd.
Vereisten
- Bachelordiploma.
- Minimaal vijf jaar ervaring in administratieve ondersteuning, directieondersteuning of projectcoördinatie.
- Ervaring met of affiniteit voor financiële administratie, budgetten of boekhoudprocessen.
- Ervaring met HubSpot of een vergelijkbaar CRM-systeem is vereist.
- Ervaring met HubSpot in een omgeving met meerdere merken of op ondernemingsniveau is een pré.
- Aantoonbare inzet voor nauwkeurige gegevens en consistente processen.
- Ervaring in of inzicht in de context van kerkelijk werk, kerken of theologisch onderwijs is een pré.
- Sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
- Goed beoordelingsvermogen en discretie bij het omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Sterke computervaardigheden, waaronder Microsoft- en Google-applicaties, Keynote, Slack en Zoom.
- Kennis van HubSpot en Asana of een andere projectmanagementtool is een pré.
- Vermogen om onder druk te werken en te reageren op tijdgevoelige verzoeken.
- Vermogen om te werken in een multiculturele omgeving die diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie hoog in het vaandel heeft.
- Vermogen om meerdere taken tegelijk te prioriteren.
- Sterke aandacht voor deadlines, nauwkeurigheid en details.
- Vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband effectief te werken.
- Vermogen om samen te werken met een divers team op afstand via digitale taakbeheertools en virtuele vergaderingen.
- Bereidheid om de Fuller Community Standards na te leven.
Voordelen
- Werken op afstand binnen de Verenigde Staten, onder voorbehoud van goedkeuring van de loonbelasting in de betreffende staat.
- Een of twee keer per jaar reizen naar Pasadena voor bijeenkomsten op locatie.
- Mogelijk een of twee extra reizen voor evenementen.
- Bescherming volgens de Fuller Community Standards en het beleid inzake gelijke kansen en positieve actie.
- De kans om samen te werken met een divers team op afstand.
- Vrouwen en minderheden worden nadrukkelijk aangemoedigd te solliciteren.