FULLER Equip là một nền tảng giáo dục hoạt động trong lĩnh vực giáo dục và phi lợi nhuận, cung cấp các chương trình sau đại học như Thạc sĩ Thần học, Tâm lý học Lâm sàng và Nghiên cứu Thần học. Các chương trình kết hợp sự phát triển về đời sống tâm linh, học thuật và cảm xúc theo định hướng lấy Đấng Christ làm trung tâm. FULLER Equip chuẩn bị cho các nhà lãnh đạo phục vụ nhà thờ và cộng đồng trong nhiều bối cảnh văn hóa, tập trung vào việc chia sẻ hy vọng và sự chữa lành.
Trợ lý điều hành và Điều phối viên vận hành
Hỗ trợ đội ngũ lãnh đạo của Fuller Theological Seminary về công việc trợ lý điều hành, phối hợp tài chính, quản lý dự án và quản trị tài khoản HubSpot cấp doanh nghiệp. Đây là vị trí làm việc từ xa tại Hoa Kỳ, thỉnh thoảng cần đi công tác đến Pasadena.
Mô tả
- Hỗ trợ Giám đốc phụ trách Đào tạo Lãnh đạo và Đội ngũ Hỗ trợ Chiến lược trong công tác hành chính điều hành.
- Sắp xếp việc đi lại và hậu cần cho các buổi họp mặt của Đội ngũ Hỗ trợ Chiến lược hoặc bộ phận Đào tạo và Phát triển Lãnh đạo.
- Soạn thảo và biên tập thư từ, đề xuất, công văn, chương trình nghị sự và tài liệu làm việc.
- Xử lý email và cuộc gọi thay mặt các thành viên trong đội ngũ lãnh đạo.
- Điều phối lịch, cuộc họp, người tham dự và thư mời.
- Chuẩn bị yêu cầu hoàn ứng và hợp đồng với bên ngoài.
- Xây dựng và cải thiện hệ thống, quy trình nhằm nâng cao hiệu quả và năng suất của đội ngũ.
- Quản lý tài khoản HubSpot cấp doanh nghiệp của Fuller trên năm thương hiệu.
- Đảm bảo hồ sơ liên hệ, công ty và giao dịch chính xác; xử lý dữ liệu trùng lặp, thiếu hoặc lỗi thời.
- Quản lý người dùng, quyền truy cập, chỗ đăng ký, gói dịch vụ và hồ sơ đồng ý trong HubSpot.
- Duy trì tính nhất quán của thuộc tính, quy ước đặt tên, quy trình bán hàng, giai đoạn giao dịch và tiêu chuẩn nhập dữ liệu.
- Giải đáp thắc mắc về quyền truy cập và tài khoản HubSpot, chuyển cấp vấn đề khi cần.
- Xây dựng hướng dẫn sử dụng HubSpot và tài liệu đào tạo.
- Thực hiện đối chiếu bảng cân đối thử và phân loại lại giao dịch thẻ tín dụng hằng tháng, đồng thời xử lý các yêu cầu thanh toán định kỳ.
- Rà soát và phân tích tài chính của đội ngũ, hỗ trợ lập báo cáo tài chính và thanh toán.
- Hỗ trợ công tác phát triển quỹ và các hoạt động liên quan đến nhà tài trợ.
- Điều phối nhiều dự án của đội ngũ, cùng đồng nghiệp xác định mục tiêu, thước đo thành công và tiến độ.
- Sắp xếp ghi chú, bản nháp và tài liệu hoàn chỉnh của dự án.
- Tạo mẫu cho các quy trình công việc định kỳ.
- Tham dự các cuộc họp và sự kiện của đội ngũ, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu.
Yêu cầu
- Có bằng cử nhân.
- Có ít nhất năm năm kinh nghiệm hành chính, hỗ trợ điều hành hoặc điều phối dự án.
- Có kinh nghiệm hoặc sẵn sàng đảm nhiệm việc theo dõi tài chính, ngân sách hoặc quy trình kế toán.
- Bắt buộc có kinh nghiệm sử dụng HubSpot hoặc một hệ thống CRM tương đương.
- Ưu tiên có kinh nghiệm sử dụng HubSpot trong môi trường nhiều thương hiệu hoặc cấp doanh nghiệp.
- Cam kết đã được chứng minh về độ chính xác của dữ liệu và tính nhất quán của quy trình.
- Ưu tiên có kinh nghiệm hoặc hiểu biết về môi trường mục vụ, nhà thờ hoặc giáo dục thần học.
- Có kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói tốt.
- Có khả năng phán đoán tốt và kín đáo khi xử lý thông tin mật.
- Có kỹ năng máy tính tốt, bao gồm các bộ công cụ Microsoft và Google, Keynote, Slack và Zoom.
- Ưu tiên biết sử dụng HubSpot và Asana hoặc một công cụ quản lý dự án khác.
- Có khả năng làm việc dưới áp lực và phản hồi các yêu cầu cần xử lý gấp.
- Có khả năng làm việc trong môi trường đa văn hóa, cam kết với sự đa dạng, công bằng và hòa nhập.
- Có khả năng ưu tiên nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
- Chú trọng thời hạn, độ chính xác và chi tiết.
- Có khả năng làm việc hiệu quả cả độc lập lẫn trong nhóm.
- Có khả năng phối hợp với đội ngũ từ xa đa dạng thông qua công cụ quản lý công việc số và các cuộc họp trực tuyến.
- Sẵn sàng tuân thủ các Tiêu chuẩn Cộng đồng của Fuller.
Phúc lợi
- Làm việc từ xa tại Hoa Kỳ, tùy thuộc vào việc phê duyệt thuế tiểu bang nơi trả lương.
- Đi công tác đến Pasadena một hoặc hai lần mỗi năm để tham dự các buổi họp mặt trực tiếp.
- Có thể có thêm một hoặc hai chuyến đi dự sự kiện.
- Được bảo vệ theo các Tiêu chuẩn Cộng đồng của Fuller và chính sách Cơ hội Việc làm Bình đẳng/Hành động Khẳng định.
- Cơ hội làm việc cùng đội ngũ từ xa đa dạng.
- Đặc biệt khuyến khích phụ nữ và người thuộc các nhóm thiểu số ứng tuyển.