FULLER Equip est une plateforme éducative des secteurs de l’éducation et des organisations à but non lucratif. Elle propose des programmes de deuxième cycle, dont le Master of Divinity, la psychologie clinique et les études théologiques. Ses programmes associent formation spirituelle, universitaire et émotionnelle dans une approche centrée sur le Christ. FULLER Equip prépare des responsables à servir les Églises et les communautés dans des contextes culturels variés, afin de partager l’espoir et la guérison.
Assistant de direction et coordinateur des opérations
Soutenez l’équipe de direction du Fuller Theological Seminary en assurant l’assistance de direction, la coordination financière, la gestion de projets et l’administration du compte HubSpot de l’établissement. Ce poste à distance aux États-Unis comprend des déplacements occasionnels à Pasadena.
Description
- Assurer le soutien administratif de direction auprès du responsable de la formation au leadership et de l’équipe de soutien stratégique.
- Organiser les déplacements et l’accueil de l’équipe de soutien stratégique ou des rassemblements de formation et de développement du leadership.
- Rédiger et réviser la correspondance, les propositions, les lettres, les ordres du jour et les documents de travail.
- Gérer les courriels et les appels téléphoniques au nom des membres de l’équipe de direction.
- Coordonner les calendriers, les réunions, les participants et les invitations.
- Préparer les demandes de remboursement et les contrats externes.
- Développer et améliorer les systèmes et les processus afin d’accroître l’efficacité et la productivité de l’équipe.
- Gérer le compte HubSpot de l’établissement Fuller pour cinq marques.
- Veiller à l’exactitude des fiches de contacts, d’entreprises et d’affaires; corriger les données en double, incomplètes ou obsolètes.
- Gérer les utilisateurs, les autorisations, les licences, les abonnements et les enregistrements de consentement HubSpot.
- Veiller à la cohérence des propriétés, des conventions de nommage, des pipelines, des étapes de vente et des normes de saisie des données.
- Résoudre les questions relatives à l’accès à HubSpot et aux comptes, et faire remonter les problèmes au besoin.
- Élaborer des guides d’utilisation et des supports de formation HubSpot.
- Effectuer chaque mois la vérification de la balance et les reclassements des dépenses par carte de crédit, ainsi que traiter les demandes de chèques récurrentes.
- Examiner et analyser les finances de l’équipe et contribuer aux rapports financiers et aux paiements.
- Contribuer à la collecte de fonds et aux activités liées aux donateurs.
- Coordonner plusieurs projets d’équipe en définissant avec les collègues les objectifs, les critères de réussite et les échéances.
- Organiser les notes, les brouillons et les documents finaux des projets.
- Créer des modèles pour les processus récurrents.
- Participer aux réunions et aux événements de l’équipe et effectuer d’autres tâches à la demande.
Exigences
- Diplôme de premier cycle universitaire.
- Au moins cinq ans d’expérience en administration, en soutien de direction ou en coordination de projets.
- Expérience ou aisance dans le suivi financier, les budgets ou les processus comptables.
- Une expérience de HubSpot ou d’un CRM comparable est requise.
- Une expérience de HubSpot dans un environnement d’entreprise ou multimarque est souhaitée.
- Engagement avéré envers l’exactitude des données et la cohérence des processus.
- Une expérience ou une connaissance des milieux du ministère, de l’Église ou de l’enseignement théologique est souhaitée.
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale.
- Bon jugement et discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels.
- Solides compétences informatiques, notamment avec les suites Microsoft et Google, Keynote, Slack et Zoom.
- La maîtrise de HubSpot et d’Asana ou d’un autre outil de gestion de projet est souhaitée.
- Capacité à travailler sous pression et à répondre aux demandes urgentes.
- Capacité à travailler dans un environnement multiculturel attaché à la diversité, à l’équité et à l’inclusion.
- Capacité à hiérarchiser plusieurs tâches simultanément.
- Grande attention portée aux échéances, à l’exactitude et aux détails.
- Capacité à travailler efficacement de façon autonome et en équipe.
- Capacité à collaborer avec une équipe à distance diversifiée au moyen d’outils numériques de gestion des tâches et de réunions virtuelles.
- Volonté de respecter les normes communautaires de Fuller.
Avantages
- Travail à distance aux États-Unis, sous réserve de l’approbation de l’État pour la retenue des impôts sur la paie.
- Déplacements à Pasadena une ou deux fois par an pour des rassemblements en personne.
- Possibilité d’un ou deux déplacements supplémentaires pour des événements.
- Protections prévues par les normes communautaires de Fuller et les règles d’égalité des chances en matière d’emploi et d’action positive.
- Possibilité de travailler avec une équipe à distance diversifiée.
- Les femmes et les personnes issues de minorités sont vivement encouragées à postuler.