エグゼクティブアシスタント兼オペレーションコーディネーター
経営陣を支えるため、エグゼクティブアシスタント業務、財務調整、プロジェクト管理、全社 HubSpot アカウントの管理を担当します。 米国内でのリモート勤務で、パサデナへの出張が時折あります。
仕事内容
- リーダーシップ形成責任者および戦略サポートチームに、エグゼクティブ業務の管理支援を提供します。
- 戦略サポートチームまたはリーダーシップ形成・開発の集まりに伴う出張や接遇を手配します。
- 通信文、提案書、手紙、議題、業務文書を作成・編集します。
- リーダーシップチームのメンバーに代わって、メールや電話の伝言に対応します。
- 予定表、会議、出席者、招待を調整します。
- 経費精算申請および外部契約書を準備します。
- チームの効率と生産性を高めるシステムや業務プロセスを構築・改善します。
- フラーの5ブランドで共有する全社 HubSpot アカウントを管理します。
- 連絡先、企業、取引の記録を正確に保ち、重複・不完全・古いデータを解消します。
- HubSpot のユーザー、権限、利用枠、サブスクリプション、同意記録を管理します。
- プロパティ、命名規則、パイプライン、取引段階、データ入力基準の一貫性を保ちます。
- HubSpot のアクセスやアカウントに関する問い合わせに対応し、必要に応じて上位担当者へ引き継ぎます。
- HubSpot のユーザーガイドや研修資料を作成します。
- 毎月、試算表とクレジットカード費用の付け替えを行い、定期的な小切手申請にも対応します。
- チームの財務を確認・分析し、財務報告や支払いを支援します。
- 資金調達や寄付者に関する業務を支援します。
- 同僚と連携して複数のチームプロジェクトを調整し、目標、成功指標、スケジュールを設定します。
- プロジェクトのメモ、草稿、最終資料を整理します。
- 定期的な業務フローのテンプレートを作成します。
- チームの会議やイベントに参加し、依頼に応じてその他の業務を担当します。
応募要件
- 学士号。
- 管理業務、エグゼクティブサポート、またはプロジェクト調整の経験が5年以上あること。
- 財務の記録管理、予算、または会計プロセスの経験がある、またはそれらを扱うことに抵抗がないこと。
- HubSpot または同等の CRM の使用経験が必須です。
- 複数ブランドまたは全社規模での HubSpot 使用経験があれば尚可。
- データの正確性と一貫したプロセスを重視する姿勢があること。
- ミニストリー、教会、または神学教育の現場での経験や理解があれば尚可。
- 優れた文章力と口頭でのコミュニケーション能力。
- 機密情報を扱う際に適切な判断力と慎重さを備えていること。
- Microsoft および Google の各種ツール、Keynote、Slack、Zoom を含む高いコンピューター操作能力。
- HubSpot と Asana またはその他のプロジェクト管理ツールの使用経験があれば尚可。
- プレッシャーの中でも業務を行い、期限の迫った依頼に対応できること。
- 多様性、公平性、包摂性を重視する多文化環境で働けること。
- 複数の業務に優先順位を付けて対応できること。
- 期限、正確さ、細部への注意を大切にすること。
- 自立して業務を進めるとともに、チームの一員として効果的に働けること。
- デジタルのタスク管理ツールやオンライン会議を使い、多様なリモートチームと協働できること。
- フラーのコミュニティ基準を守る意思があること。
福利厚生
- 米国内でリモート勤務が可能です。給与支払いを行う州の税務承認が条件です。
- 対面での集まりのため、年に1～2回パサデナへ出張します。
- イベントのため、追加で1～2回出張する可能性があります。
- フラーのコミュニティ基準および雇用機会均等・積極的差別是正措置の保護が適用されます。
- 多様なリモートチームと働く機会があります。
- 女性およびマイノリティの方の応募を特に歓迎します。