FULLER Equip è una piattaforma formativa attiva nei settori dell’istruzione e delle organizzazioni non profit, che offre programmi post-laurea tra cui il Master of Divinity, Psicologia clinica e Studi teologici. I suoi programmi integrano la formazione spirituale, accademica ed emotiva attraverso un approccio incentrato su Cristo. FULLER Equip prepara leader a servire chiese e comunità in contesti culturali diversi, con l’obiettivo di condividere speranza e guarigione.
Assistente esecutivo e coordinatore delle operazioni
Fornisci supporto al gruppo dirigente del Fuller Theological Seminary occupandoti di assistenza esecutiva, coordinamento finanziario, gestione dei progetti e amministrazione dell’account HubSpot aziendale. Questo ruolo da remoto negli Stati Uniti prevede viaggi occasionali a Pasadena.
Descrizione
- Fornire supporto amministrativo esecutivo al responsabile della formazione alla leadership e al Team di supporto strategico.
- Organizzare viaggi e servizi di ospitalità per il Team di supporto strategico o per gli incontri di formazione e sviluppo della leadership.
- Redigere e modificare corrispondenza, proposte, lettere, ordini del giorno e documenti di lavoro.
- Gestire e-mail e telefonate per conto dei membri del gruppo dirigente.
- Coordinare calendari, riunioni, partecipanti e inviti.
- Preparare richieste di rimborso e contratti esterni.
- Sviluppare e migliorare sistemi e processi per aumentare l’efficienza e la produttività del team.
- Gestire l’account HubSpot aziendale di Fuller per cinque marchi.
- Mantenere accurati i record di contatti, aziende e trattative; correggere dati duplicati, incompleti e non aggiornati.
- Gestire utenti, autorizzazioni, licenze, abbonamenti e registrazioni dei consensi in HubSpot.
- Mantenere coerenza tra proprietà, convenzioni di denominazione, pipeline, fasi delle trattative e standard di inserimento dei dati.
- Risolvere le richieste relative all’accesso e agli account HubSpot, inoltrando i problemi quando necessario.
- Sviluppare guide per gli utenti e materiali formativi su HubSpot.
- Completare ogni mese la verifica del bilancio di verifica e le riclassificazioni delle spese con carta di credito, oltre a gestire le richieste ricorrenti di assegni.
- Esaminare e analizzare le finanze del team e contribuire alla rendicontazione finanziaria e ai pagamenti.
- Fornire supporto alla raccolta fondi e alle attività relative ai donatori.
- Coordinare più progetti del team, definendo obiettivi, criteri di successo e scadenze insieme ai colleghi.
- Organizzare appunti, bozze e materiali finali dei progetti.
- Creare modelli per i flussi di lavoro ricorrenti.
- Partecipare alle riunioni e agli eventi del team e svolgere altri compiti su richiesta.
Requisiti
- Laurea triennale.
- Almeno cinque anni di esperienza in ambito amministrativo, nel supporto esecutivo o nel coordinamento di progetti.
- Esperienza o dimestichezza con il monitoraggio finanziario, i budget o i processi contabili.
- È richiesta esperienza con HubSpot o un CRM comparabile.
- È preferibile aver utilizzato HubSpot in un contesto aziendale o con più marchi.
- Comprovato impegno per l’accuratezza dei dati e la coerenza dei processi.
- È preferibile avere esperienza o conoscenza di contesti di ministero, chiesa o istruzione teologica.
- Ottime capacità di comunicazione scritta e verbale.
- Buon senso e discrezione nella gestione di informazioni riservate.
- Ottime competenze informatiche, comprese le suite Microsoft e Google, Keynote, Slack e Zoom.
- Sono preferibili HubSpot e Asana o un altro strumento di gestione dei progetti.
- Capacità di lavorare sotto pressione e rispondere a richieste con scadenze ravvicinate.
- Capacità di lavorare in un ambiente multiculturale impegnato a promuovere diversità, equità e inclusione.
- Capacità di stabilire le priorità tra più attività contemporaneamente.
- Grande attenzione alle scadenze, all’accuratezza e ai dettagli.
- Capacità di lavorare efficacemente sia in autonomia sia in gruppo.
- Capacità di collaborare con un team remoto eterogeneo usando strumenti digitali per la gestione delle attività e riunioni virtuali.
- Disponibilità a rispettare gli Standard comunitari di Fuller.
Benefit
- Lavoro da remoto negli Stati Uniti, subordinato all’approvazione dello stato per la ritenuta delle imposte sul salario.
- Viaggi a Pasadena una o due volte all’anno per incontri in presenza.
- Possibilità di uno o due viaggi aggiuntivi per eventi.
- Tutele previste dagli Standard comunitari di Fuller e dalle politiche di pari opportunità e azione positiva sul lavoro.
- Possibilità di lavorare con un team remoto eterogeneo.
- Le donne e le persone appartenenti a minoranze sono fortemente incoraggiate a candidarsi.