FULLER Equip ist eine Bildungsplattform im Bildungs- und gemeinnützigen Sektor. Sie bietet Masterstudiengänge wie Master of Divinity, Klinische Psychologie und Theologische Studien an. Die Programme verbinden spirituelle, akademische und emotionale Bildung mit einem christuszentrierten Ansatz. FULLER Equip bereitet Führungskräfte darauf vor, Kirchen und Gemeinschaften in unterschiedlichen kulturellen Kontexten zu unterstützen und Hoffnung sowie Heilung zu vermitteln.
Assistenz der Geschäftsführung und Koordination betrieblicher Abläufe
Unterstützen Sie das Leitungsteam des Fuller Theological Seminary mit Assistenzaufgaben, Finanzkoordination, Projektmanagement und der Verwaltung des unternehmensweiten HubSpot-Kontos. Diese Remote-Stelle ist in den USA angesiedelt und umfasst gelegentliche Reisen nach Pasadena.
Beschreibung
- Unterstützen Sie den Chief of Leadership Formation und das Strategic Support Team bei administrativen Aufgaben für die Leitung.
- Organisieren Sie Reisen und Bewirtung für Veranstaltungen des Strategic Support Team oder von Leadership Formation and Development.
- Verfassen und überarbeiten Sie Korrespondenz, Vorschläge, Briefe, Tagesordnungen und Arbeitsunterlagen.
- Bearbeiten Sie E-Mail- und Telefonanfragen im Namen von Mitgliedern des Leitungsteams.
- Koordinieren Sie Kalender, Besprechungen, Teilnehmende und Einladungen.
- Bereiten Sie Erstattungsanträge und externe Verträge vor.
- Entwickeln und verbessern Sie Systeme und Abläufe, um Effizienz und Produktivität des Teams zu steigern.
- Verwalten Sie Fullers unternehmensweites HubSpot-Konto für fünf Marken.
- Sorgen Sie für korrekte Kontakt-, Unternehmens- und Deal-Datensätze und bereinigen Sie doppelte, unvollständige und veraltete Daten.
- Verwalten Sie HubSpot-Nutzer, Berechtigungen, Lizenzen, Abonnements und Einwilligungsdatensätze.
- Sorgen Sie für einheitliche Eigenschaften, Namenskonventionen, Pipelines, Deal-Phasen und Standards für die Dateneingabe.
- Klären Sie Fragen zum HubSpot-Zugang und -Konto und leiten Sie Probleme bei Bedarf weiter.
- Erstellen Sie HubSpot-Leitfäden und Schulungsmaterialien.
- Erstellen Sie monatlich die Summen- und Saldenliste und nehmen Sie Umbuchungen bei Kreditkarten vor; bearbeiten Sie außerdem wiederkehrende Zahlungsanfragen.
- Prüfen und analysieren Sie die Teamfinanzen und unterstützen Sie Finanzberichte und Zahlungen.
- Unterstützen Sie die Mittelbeschaffung und donorbezogene Aufgaben.
- Koordinieren Sie mehrere Teamprojekte und legen Sie gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen Ziele, Erfolgskennzahlen und Zeitpläne fest.
- Ordnen Sie Projektnotizen, Entwürfe und fertige Materialien.
- Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Abläufe.
- Nehmen Sie an Teambesprechungen und Veranstaltungen teil und übernehmen Sie weitere Aufgaben nach Bedarf.
Anforderungen
- Bachelorabschluss.
- Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Verwaltung, als Assistenz der Geschäftsführung oder in der Projektkoordination.
- Erfahrung im Umgang mit Finanzübersichten, Budgets oder Buchhaltungsabläufen oder die Bereitschaft, diese Aufgaben zu übernehmen.
- Erfahrung mit HubSpot oder einem vergleichbaren CRM-System ist erforderlich.
- Erfahrung mit HubSpot in einer Umgebung mit mehreren Marken oder auf Unternehmensebene ist von Vorteil.
- Nachweisliches Engagement für korrekte Daten und einheitliche Abläufe.
- Erfahrung in oder Verständnis für Einrichtungen aus den Bereichen Kirche, Gemeindearbeit oder theologische Ausbildung ist von Vorteil.
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
- Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Gute Computerkenntnisse, einschließlich Microsoft- und Google-Anwendungen, Keynote, Slack und Zoom.
- Kenntnisse in HubSpot und Asana oder einem anderen Projektmanagement-Tool sind von Vorteil.
- Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und auf zeitkritische Anfragen zu reagieren.
- Fähigkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten, das Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion fördert.
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren.
- Ausgeprägtes Augenmerk auf Fristen, Genauigkeit und Details.
- Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team effektiv zu arbeiten.
- Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit einem vielfältigen Remote-Team über digitale Aufgabenmanagement-Tools und virtuelle Besprechungen.
- Bereitschaft, die Fuller Community Standards einzuhalten.
Zusatzleistungen
- Remote-Arbeit innerhalb der USA, vorbehaltlich der Genehmigung der Lohnsteuer im jeweiligen Bundesstaat.
- Ein- bis zweimal jährlich Reisen nach Pasadena für Präsenzveranstaltungen.
- Möglicherweise ein oder zwei weitere Reisen zu Veranstaltungen.
- Schutz durch die Fuller Community Standards sowie die Richtlinien zu Chancengleichheit und Affirmative Action.
- Möglichkeit, mit einem vielfältigen Remote-Team zu arbeiten.
- Frauen und Angehörige von Minderheiten werden ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt.