FULLER Equip är en utbildningsplattform inom utbildnings- och ideell sektor som erbjuder masterprogram, bland annat Master of Divinity, klinisk psykologi och teologiska studier. Programmen förenar andlig, akademisk och känslomässig utveckling med Kristus i centrum. FULLER Equip förbereder ledare för att tjäna församlingar och samhällen i olika kulturella sammanhang, med fokus på att sprida hopp och bidra till läkande.
Executiveassistent och verksamhetskoordinator
Stöd Fuller Theological Seminarys ledningsgrupp med chefsstöd, ekonomisk samordning, projektledning och administration av organisationens HubSpot-konto. Denna distanstjänst är baserad i USA och innebär enstaka resor till Pasadena.
Beskrivning
- Stöd chefen för Leadership Formation och Strategic Support Team med administrativt chefsstöd.
- Boka resor och ordna gästfrihet för Strategic Support Team eller sammankomster inom Leadership Formation and Development.
- Skriv och redigera korrespondens, förslag, brev, dagordningar och arbetsdokument.
- Hantera e-post och telefonsamtal för ledningsgruppens medlemmar.
- Samordna kalendrar, möten, deltagare och inbjudningar.
- Förbered ersättningsanspråk och externa avtal.
- Utveckla och förbättra system och processer för att öka teamets effektivitet och produktivitet.
- Administrera Fullers HubSpot-konto på företagsnivå för fem varumärken.
- Håll kontakt-, företags- och affärsregister korrekta och åtgärda dubbletter, ofullständiga och inaktuella uppgifter.
- Administrera HubSpot-användare, behörigheter, licenser, prenumerationer och samtyckesuppgifter.
- Säkerställ enhetliga egenskaper, namnstandarder, pipelines, affärssteg och standarder för datainmatning.
- Besvara frågor om HubSpot-åtkomst och konton och eskalera ärenden vid behov.
- Ta fram användarguider och utbildningsmaterial för HubSpot.
- Genomför månatliga omklassificeringar av saldobalans och kreditkort samt återkommande begäranden om checkar.
- Granska och analysera teamets ekonomi och bistå med ekonomisk rapportering och betalningar.
- Bistå med insamling av medel och givarrelaterat arbete.
- Samordna flera teamprojekt och fastställ mål, framgångsmått och tidsplaner tillsammans med kollegor.
- Organisera projektanteckningar, utkast och slutmaterial.
- Skapa mallar för återkommande arbetsflöden.
- Delta i teammöten och evenemang samt utföra andra uppgifter på begäran.
Krav
- Kandidatexamen.
- Minst fem års erfarenhet av administration, chefsstöd eller projektsamordning.
- Erfarenhet av eller vana vid ekonomisk uppföljning, budgetar eller redovisningsprocesser.
- Erfarenhet av HubSpot eller ett jämförbart CRM-system krävs.
- Erfarenhet av HubSpot i en miljö med flera varumärken eller på företagsnivå är meriterande.
- Dokumenterat engagemang för korrekta uppgifter och enhetliga processer.
- Erfarenhet av eller förståelse för verksamhet inom församling, kyrka eller teologisk utbildning är meriterande.
- Mycket god förmåga att kommunicera muntligt och skriftligt.
- Gott omdöme och diskretion vid hantering av konfidentiell information.
- Goda datorkunskaper, inklusive Microsoft- och Google-paketen, Keynote, Slack och Zoom.
- HubSpot och Asana eller ett annat projekthanteringsverktyg är meriterande.
- Förmåga att arbeta under press och hantera tidskritiska förfrågningar.
- Förmåga att arbeta i en mångkulturell miljö med engagemang för mångfald, jämlikhet och inkludering.
- Förmåga att prioritera flera uppgifter samtidigt.
- Stor noggrannhet med tidsfrister, riktighet och detaljer.
- Förmåga att arbeta effektivt både självständigt och i team.
- Förmåga att samarbeta med ett mångsidigt distansteam med hjälp av digitala verktyg för uppgiftshantering och virtuella möten.
- Villighet att följa Fuller Community Standards.
Förmåner
- Distansarbete i USA, med förbehåll för godkännande av delstatlig löneskatt.
- Resor till Pasadena en eller två gånger om året för fysiska sammankomster.
- Möjlighet till ytterligare en eller två resor i samband med evenemang.
- Skydd enligt Fuller Community Standards och regler om lika anställningsmöjligheter och positiv särbehandling.
- Möjlighet att arbeta med ett mångsidigt distansteam.
- Kvinnor och personer från minoritetsgrupper uppmuntras starkt att söka.