FULLER Equip je vzdelávacia platforma pôsobiaca v oblasti vzdelávania a neziskového sektora, ktorá ponúka postgraduálne programy vrátane magisterského štúdia teológie, klinickej psychológie a teologických štúdií. Jej programy prepájajú duchovný, akademický a emocionálny rozvoj prostredníctvom prístupu zameraného na Krista. FULLER Equip pripravuje lídrov na službu cirkvám a komunitám v rozmanitých kultúrnych kontextoch so zameraním na šírenie nádeje a uzdravenia.
Výkonný asistent a koordinátor prevádzky
Podpora vedenia Fuller Theological Seminary prostredníctvom výkonnej administratívy, finančnej koordinácie, riadenia projektov a správy podnikového účtu HubSpot. Táto práca na diaľku v USA zahŕňa občasné cesty do Pasadeny.
Popis
- Poskytovať administratívnu podporu vedúcemu pre formáciu lídrov a tímu strategickej podpory.
- Zabezpečovať cestovanie a pohostenie na stretnutiach tímu strategickej podpory alebo oddelenia formácie a rozvoja lídrov.
- Pripravovať a upravovať korešpondenciu, návrhy, listy, programy a pracovné dokumenty.
- Vybavovať e-mailové a telefonické správy v mene členov vedenia.
- Koordinovať kalendáre, stretnutia, účastníkov a pozvánky.
- Pripravovať žiadosti o preplatenie výdavkov a zmluvy s externými subjektmi.
- Vytvárať a zlepšovať systémy a procesy na zvýšenie efektívnosti a produktivity tímu.
- Spravovať podnikový účet HubSpot organizácie Fuller naprieč piatimi značkami.
- Udržiavať presné záznamy o kontaktoch, spoločnostiach a obchodných príležitostiach; riešiť duplicitné, neúplné a zastarané údaje.
- Spravovať používateľov, oprávnenia, licencie, predplatné a záznamy o súhlase v HubSpot.
- Udržiavať jednotné vlastnosti, pravidlá pomenovania, predajné kanály, fázy obchodov a štandardy zadávania údajov.
- Riešiť otázky týkajúce sa prístupu do HubSpot a účtov a podľa potreby eskalovať problémy.
- Pripravovať používateľské príručky a školiace materiály pre HubSpot.
- Mesačne dokončovať zostavenie predvahy a reklasifikáciu platieb kreditnými kartami a pravidelne spracúvať žiadosti o vystavenie šekov.
- Kontrolovať a analyzovať financie tímu a pomáhať s finančným výkazníctvom a platbami.
- Pomáhať pri získavaní finančných prostriedkov a práci súvisiacej s darcami.
- Koordinovať viacero tímových projektov a s kolegami stanovovať ciele, ukazovatele úspechu a časové plány.
- Usporiadavať poznámky, návrhy a finálne materiály k projektom.
- Vytvárať šablóny pre opakujúce sa pracovné postupy.
- Zúčastňovať sa na tímových stretnutiach a podujatiach a plniť ďalšie zverené úlohy.
Požiadavky
- Bakalárske vzdelanie.
- Aspoň päť rokov skúseností s administratívou, podporou vedenia alebo koordináciou projektov.
- Skúsenosti alebo istota pri práci s finančným sledovaním, rozpočtami či účtovnými procesmi.
- Požadujú sa skúsenosti s HubSpotom alebo porovnateľným systémom CRM.
- Výhodou sú skúsenosti s používaním HubSpotu vo viacznačkovom alebo podnikovom prostredí.
- Preukázaný záväzok k presnosti údajov a jednotným procesom.
- Výhodou sú skúsenosti s prostredím služieb, cirkvi alebo teologického vzdelávania, prípadne jeho znalosť.
- Výborné písomné a ústne komunikačné schopnosti.
- Dobrý úsudok a diskrétnosť pri práci s dôvernými informáciami.
- Dobré počítačové zručnosti vrátane balíkov Microsoft a Google, Keynote, Slacku a Zoomu.
- Znalosť HubSpotu a Asany alebo iného nástroja na riadenie projektov je výhodou.
- Schopnosť pracovať pod tlakom a reagovať na časovo naliehavé požiadavky.
- Schopnosť pracovať v multikultúrnom prostredí, ktoré podporuje rozmanitosť, rovnosť a inklúziu.
- Schopnosť určovať priority pri viacerých súbežných úlohách.
- Dôslednosť pri dodržiavaní termínov a dôraz na presnosť a detaily.
- Schopnosť efektívne pracovať samostatne aj ako súčasť tímu.
- Schopnosť spolupracovať s rôznorodým tímom na diaľku pomocou digitálnych nástrojov na správu úloh a virtuálnych stretnutí.
- Ochota dodržiavať komunitné štandardy Fuller.
Benefity
- Práca na diaľku v USA podlieha schváleniu štátu na účely zdanenia miezd.
- Cesty do Pasadeny raz alebo dvakrát ročne na osobné stretnutia.
- Možnosť jednej alebo dvoch ďalších ciest na podujatia.
- Ochrana podľa komunitných štandardov Fuller a zásad rovnosti príležitostí v zamestnaní a afirmatívnej akcie.
- Príležitosť pracovať s rôznorodým tímom na diaľku.
- Ženy a príslušníci menšín sú dôrazne povzbudzovaní, aby sa prihlásili.