行政助理与运营协调员
通过行政支持、财务协调、项目管理及企业版 HubSpot 账户管理，为富勒神学院领导团队提供支持。 此职位可在美国远程办公，偶尔需前往帕萨迪纳出差。
描述
- 为领导力培育负责人及战略支持团队提供行政支持。
- 为战略支持团队或领导力培育与发展活动安排差旅和接待事宜。
- 起草和编辑往来函件、提案、信函、议程及工作文件。
- 代表领导团队成员处理电子邮件和电话留言。
- 协调日程、会议、参会人员及邀请事宜。
- 准备报销申请和外部合同。
- 建立并改进系统和流程，提高团队效率与生产力。
- 管理富勒旗下五个品牌共用的企业版 HubSpot 账户。
- 确保联系人、公司和交易记录准确；处理重复、不完整和过时的数据。
- 管理 HubSpot 用户、权限、席位、订阅和同意记录。
- 维护统一的属性、命名规则、销售管道、交易阶段和数据录入标准。
- 解答 HubSpot 访问权限和账户问题，并在必要时升级处理。
- 编写 HubSpot 用户指南和培训材料。
- 每月完成试算表和信用卡费用的重新分类，并处理定期支票申请。
- 审查和分析团队财务状况，协助财务报告及付款工作。
- 协助筹款发展和捐赠者相关工作。
- 与同事协调多个团队项目，制定目标、成功衡量标准和时间表。
- 整理项目笔记、草稿和最终材料。
- 为定期工作流程制作模板。
- 参加团队会议和活动，并按要求承担其他职责。
任职要求
- 学士学位。
- 至少五年行政支持、高管支持或项目协调经验。
- 有财务跟踪、预算或会计流程方面的经验，或愿意承担相关工作。
- 必须具备 HubSpot 或类似客户关系管理系统的使用经验。
- 有在多品牌或企业环境中使用 HubSpot 的经验者优先。
- 能够证明重视数据准确性和流程一致性。
- 有事工、教会或神学教育环境的经验或了解者优先。
- 具备出色的书面和口头沟通能力。
- 处理机密信息时判断得当、谨慎可靠。
- 具备良好的计算机技能，包括 Microsoft 和 Google 办公套件、Keynote、Slack 和 Zoom。
- 熟悉 HubSpot 以及 Asana 或其他项目管理工具者优先。
- 能够在压力下工作并及时响应有时限要求的事项。
- 能够在重视多元、公平与包容的多元文化环境中工作。
- 能够同时安排多项任务的优先级。
- 重视截止期限、准确性和细节。
- 能够独立工作，也能有效参与团队协作。
- 能够使用数字任务管理工具和线上会议，与多元化的远程团队协作。
- 愿意遵守富勒社区准则。
福利待遇
- 可在美国远程工作，具体取决于薪资税务州的审批。
- 每年赴帕萨迪纳参加线下活动一至两次。
- 可能因活动需要额外出差一至两次。
- 享有富勒社区准则以及平等就业机会／平权行动方面的保障。
- 有机会与多元化的远程团队共事。
- 诚挚鼓励女性和少数群体申请。