FULLER Equip es una plataforma educativa de los sectores de la educación y las organizaciones sin fines de lucro que ofrece programas de posgrado, entre ellos la Maestría en Divinidad, Psicología Clínica y Estudios Teológicos. Sus programas integran la formación espiritual, académica y emocional desde un enfoque centrado en Cristo. FULLER Equip prepara a líderes para servir a iglesias y comunidades en diversos contextos culturales, con el propósito de compartir esperanza y sanación.
Asistente ejecutivo/a y coordinador/a de operaciones
Brinde apoyo al equipo directivo de Fuller Theological Seminary mediante asistencia ejecutiva, coordinación financiera, gestión de proyectos y administración de la cuenta empresarial de HubSpot. Este puesto remoto en Estados Unidos requiere viajar ocasionalmente a Pasadena.
Descripción
- Brindar apoyo administrativo ejecutivo al director de Formación de Liderazgo y al Equipo de Apoyo Estratégico.
- Organizar viajes y servicios de hospitalidad para el Equipo de Apoyo Estratégico o para reuniones de Formación y Desarrollo de Liderazgo.
- Redactar y editar correspondencia, propuestas, cartas, agendas y documentos de trabajo.
- Gestionar mensajes de correo electrónico y llamadas telefónicas en nombre de integrantes del equipo directivo.
- Coordinar calendarios, reuniones, asistentes e invitaciones.
- Preparar solicitudes de reembolso y contratos externos.
- Desarrollar y mejorar sistemas y procesos para aumentar la eficiencia y productividad del equipo.
- Administrar la cuenta empresarial de HubSpot de Fuller para cinco marcas.
- Mantener precisos los registros de contactos, empresas y negocios; corregir datos duplicados, incompletos y desactualizados.
- Administrar usuarios, permisos, licencias, suscripciones y registros de consentimiento de HubSpot.
- Mantener la coherencia de las propiedades, convenciones de nomenclatura, embudos, etapas de negocio y normas de ingreso de datos.
- Resolver consultas sobre el acceso y las cuentas de HubSpot y escalar los problemas cuando sea necesario.
- Desarrollar guías de usuario y materiales de capacitación de HubSpot.
- Completar mensualmente la balanza de comprobación y las reclasificaciones de tarjetas de crédito, además de tramitar solicitudes de cheques recurrentes.
- Revisar y analizar las finanzas del equipo y ayudar con los informes financieros y los pagos.
- Apoyar el desarrollo de fondos y las actividades relacionadas con donantes.
- Coordinar varios proyectos del equipo y definir objetivos, medidas de éxito y cronogramas junto con colegas.
- Organizar notas, borradores y materiales finales de los proyectos.
- Crear plantillas para flujos de trabajo recurrentes.
- Asistir a reuniones y eventos del equipo y realizar otras tareas según se soliciten.
Requisitos
- Título universitario de licenciatura.
- Al menos cinco años de experiencia en administración, apoyo ejecutivo o coordinación de proyectos.
- Experiencia o comodidad en el manejo del seguimiento financiero, presupuestos o procesos contables.
- Se requiere experiencia con HubSpot o un CRM comparable.
- Se prefiere experiencia con HubSpot en un entorno empresarial o de múltiples marcas.
- Compromiso demostrado con la precisión de los datos y la coherencia de los procesos.
- Se prefiere experiencia o conocimiento de entornos de ministerio, iglesia o educación teológica.
- Sólidas habilidades de comunicación oral y escrita.
- Buen criterio y discreción al manejar información confidencial.
- Sólidas habilidades informáticas, incluido el uso de las suites de Microsoft y Google, Keynote, Slack y Zoom.
- Se valoran HubSpot y Asana u otra herramienta de gestión de proyectos.
- Capacidad para trabajar bajo presión y responder a solicitudes urgentes.
- Capacidad para trabajar en un entorno multicultural comprometido con la diversidad, la equidad y la inclusión.
- Capacidad para priorizar varias tareas a la vez.
- Gran atención a los plazos, la precisión y los detalles.
- Capacidad para trabajar eficazmente tanto de forma independiente como en equipo.
- Capacidad para colaborar con un equipo remoto diverso mediante herramientas digitales de gestión de tareas y reuniones virtuales.
- Disposición para cumplir con las Normas Comunitarias de Fuller.
Beneficios
- Trabajo remoto dentro de Estados Unidos, sujeto a la aprobación del estado para la retención de impuestos sobre la nómina.
- Viajes a Pasadena una o dos veces al año para reuniones presenciales.
- Posibilidad de uno o dos viajes adicionales para eventos.
- Protecciones conforme a las Normas Comunitarias de Fuller y a la igualdad de oportunidades en el empleo y la acción afirmativa.
- Oportunidad de trabajar con un equipo remoto diverso.
- Se alienta especialmente a las mujeres y a las personas pertenecientes a minorías a postularse.