FULLER Equip é uma plataforma educacional dos setores de educação e organizações sem fins lucrativos que oferece programas de pós-graduação, incluindo o Mestrado em Divindade, Psicologia Clínica e Estudos Teológicos. Seus programas integram formação espiritual, acadêmica e emocional por meio de uma abordagem centrada em Cristo. A FULLER Equip prepara líderes para servir a igrejas e comunidades em diversos contextos culturais, com foco em compartilhar esperança e cura.
Assistente executivo(a) e coordenador(a) de operações
Apoie a equipe de liderança do Fuller Theological Seminary com assistência executiva, coordenação financeira, gestão de projetos e administração da conta corporativa do HubSpot. Esta vaga remota nos Estados Unidos inclui viagens ocasionais a Pasadena.
Descrição
- Prestar apoio administrativo executivo ao diretor de Formação de Liderança e à Equipe de Apoio Estratégico.
- Organizar viagens e serviços de hospitalidade para a Equipe de Apoio Estratégico ou para encontros de Formação e Desenvolvimento de Liderança.
- Redigir e editar correspondências, propostas, cartas, pautas e documentos de trabalho.
- Gerenciar mensagens de e-mail e telefone em nome dos integrantes da equipe de liderança.
- Coordenar calendários, reuniões, participantes e convites.
- Preparar solicitações de reembolso e contratos externos.
- Desenvolver e aprimorar sistemas e processos para aumentar a eficiência e a produtividade da equipe.
- Gerenciar a conta corporativa do HubSpot do Fuller em cinco marcas.
- Manter precisos os registros de contatos, empresas e negócios; corrigir dados duplicados, incompletos e desatualizados.
- Gerenciar usuários, permissões, licenças, assinaturas e registros de consentimento do HubSpot.
- Manter a consistência de propriedades, convenções de nomenclatura, funis, etapas de negócios e padrões de entrada de dados.
- Resolver dúvidas sobre acesso e contas do HubSpot, encaminhando problemas quando necessário.
- Desenvolver guias de usuário e materiais de treinamento do HubSpot.
- Realizar mensalmente a conferência do balancete e as reclassificações de despesas de cartão de crédito, além de processar solicitações recorrentes de cheques.
- Analisar as finanças da equipe e auxiliar na elaboração de relatórios financeiros e nos pagamentos.
- Auxiliar no desenvolvimento de captação de recursos e nas atividades relacionadas a doadores.
- Coordenar vários projetos da equipe, definindo metas, medidas de sucesso e cronogramas com os colegas.
- Organizar anotações, rascunhos e materiais finais dos projetos.
- Criar modelos para fluxos de trabalho recorrentes.
- Participar de reuniões e eventos da equipe e realizar outras tarefas conforme solicitado.
Requisitos
- Bacharelado.
- Pelo menos cinco anos de experiência em administração, suporte executivo ou coordenação de projetos.
- Experiência ou familiaridade com acompanhamento financeiro, orçamentos ou processos contábeis.
- É necessário ter experiência com HubSpot ou um CRM comparável.
- É desejável ter experiência com HubSpot em um ambiente corporativo ou com várias marcas.
- Compromisso comprovado com a precisão dos dados e a consistência dos processos.
- É desejável ter experiência ou conhecimento de contextos de ministério, igreja ou educação teológica.
- Sólidas habilidades de comunicação escrita e verbal.
- Bom discernimento e discrição ao lidar com informações confidenciais.
- Sólidos conhecimentos de informática, incluindo as suítes Microsoft e Google, Keynote, Slack e Zoom.
- HubSpot e Asana ou outra ferramenta de gestão de projetos são diferenciais.
- Capacidade de trabalhar sob pressão e responder a solicitações urgentes.
- Capacidade de trabalhar em um ambiente multicultural comprometido com diversidade, equidade e inclusão.
- Capacidade de priorizar várias tarefas ao mesmo tempo.
- Atenção rigorosa a prazos, precisão e detalhes.
- Capacidade de trabalhar com eficácia tanto de forma independente quanto em equipe.
- Capacidade de colaborar com uma equipe remota diversa usando ferramentas digitais de gestão de tarefas e reuniões virtuais.
- Disposição para seguir os Padrões Comunitários do Fuller.
Benefícios
- Trabalho remoto nos Estados Unidos, sujeito à aprovação do estado para retenção de impostos sobre a folha de pagamento.
- Viagens a Pasadena uma ou duas vezes por ano para encontros presenciais.
- Possibilidade de uma ou duas viagens adicionais para eventos.
- Proteções previstas nos Padrões Comunitários do Fuller e nas políticas de igualdade de oportunidades de emprego e ação afirmativa.
- Oportunidade de trabalhar com uma equipe remota diversa.
- Mulheres e pessoas pertencentes a minorias são fortemente incentivadas a se candidatar.