FULLER Equip je vzdělávací platforma působící v oblasti vzdělávání a neziskového sektoru. Nabízí magisterské programy, mimo jiné v oborech bohosloví, klinická psychologie a teologická studia. Programy propojují duchovní, akademický a emoční rozvoj prostřednictvím přístupu zaměřeného na Krista. FULLER Equip připravuje vedoucí pracovníky ke službě církvím a komunitám v rozmanitých kulturních prostředích se zaměřením na šíření naděje a uzdravení.
Asistent vedení a koordinátor provozu
Podporujte vedení Fuller Theological Seminary v administrativě, koordinaci financí, řízení projektů a správě podnikového účtu HubSpot. Práce na dálku v USA s občasnými cestami do Pasadeny.
Popis
- Poskytovat administrativní podporu vedoucímu programu rozvoje vedoucích a týmu strategické podpory.
- Zajišťovat cestování a pohostinnost pro tým strategické podpory nebo setkání programu rozvoje vedoucích.
- Připravovat a upravovat korespondenci, návrhy, dopisy, programy schůzek a pracovní dokumenty.
- Vyřizovat e-mailové a telefonické zprávy jménem členů vedení.
- Koordinovat kalendáře, schůzky, účastníky a pozvánky.
- Připravovat žádosti o proplacení výdajů a smlouvy s externími subjekty.
- Vytvářet a zlepšovat systémy a procesy, které zvýší efektivitu a produktivitu týmu.
- Spravovat podnikový účet HubSpot společnosti Fuller pro pět značek.
- Zajišťovat přesnost záznamů o kontaktech, společnostech a obchodech; řešit duplicitní, neúplná a zastaralá data.
- Spravovat uživatele HubSpot, oprávnění, licence, předplatná a záznamy o souhlasech.
- Udržovat jednotné vlastnosti, pravidla pojmenování, obchodní pipeline, fáze obchodů a standardy zadávání dat.
- Řešit dotazy k přístupu do HubSpot a účtu a v případě potřeby předávat problémy k dalšímu řešení.
- Vytvářet uživatelské příručky a školicí materiály k HubSpot.
- Každý měsíc kontrolovat předběžnou účetní bilanci a přeřazovat výdaje z kreditních karet; vyřizovat také opakované žádosti o platbu.
- Kontrolovat a analyzovat finance týmu a pomáhat s finančním výkaznictvím a platbami.
- Pomáhat se získáváním finančních prostředků a prací související s dárci.
- Koordinovat několik týmových projektů a společně s kolegy stanovovat cíle, ukazatele úspěchu a časové plány.
- Uspořádávat projektové poznámky, pracovní verze a konečné materiály.
- Vytvářet šablony pro opakující se pracovní postupy.
- Účastnit se týmových schůzek a akcí a plnit další úkoly podle zadání.
Požadavky
- Bakalářský titul.
- Nejméně pět let zkušeností v administrativě, podpoře vedení nebo koordinaci projektů.
- Zkušenosti se sledováním financí, rozpočty či účetními procesy nebo ochota se těmito úkoly zabývat.
- Vyžadují se zkušenosti s HubSpotem nebo srovnatelným CRM systémem.
- Výhodou jsou zkušenosti s HubSpotem v prostředí s více značkami nebo v podnikovém prostředí.
- Prokazatelný důraz na přesnost dat a jednotné procesy.
- Výhodou jsou zkušenosti nebo znalost prostředí služby, církve či teologického vzdělávání.
- Výborné písemné a ústní komunikační schopnosti.
- Dobrý úsudek a diskrétnost při nakládání s důvěrnými informacemi.
- Dobrá znalost práce s počítačem včetně balíků Microsoft a Google, Keynote, Slacku a Zoomu.
- Výhodou je znalost HubSpotu a Asany nebo jiného nástroje pro řízení projektů.
- Schopnost pracovat pod tlakem a reagovat na časově naléhavé požadavky.
- Schopnost působit v multikulturním prostředí, které podporuje rozmanitost, rovnost a inkluzi.
- Schopnost určovat priority několika úkolů současně.
- Důslednost při dodržování termínů a důraz na přesnost a detail.
- Schopnost efektivně pracovat samostatně i jako součást týmu.
- Schopnost spolupracovat s rozmanitým vzdáleným týmem prostřednictvím digitálních nástrojů pro správu úkolů a online schůzek.
- Ochota dodržovat standardy komunity Fuller.
Benefity
- Práce na dálku ve Spojených státech, podmíněná schválením státu pro účely daně ze mzdy.
- Cesta do Pasadeny jednou nebo dvakrát ročně na osobní setkání.
- Možnost jedné nebo dvou dalších cest na akce.
- Ochrana podle standardů komunity Fuller a zásad rovných příležitostí a afirmativních opatření v zaměstnávání.
- Možnost pracovat s rozmanitým vzdáleným týmem.
- Ženy a příslušníci menšin jsou k podání přihlášky důrazně vybízeni.