行政助理與營運協調員
透過行政支援、財務協調、專案管理及企業版 HubSpot 帳戶管理，協助富勒神學院領導團隊。 此職位可在美國遠距工作，偶爾需前往帕薩迪納出差。
說明
- 為領導力培育負責人及策略支援團隊提供行政支援。
- 為策略支援團隊或領導力培育與發展活動安排差旅及接待事宜。
- 撰寫及編輯往來函件、提案、信件、議程和工作文件。
- 代表領導團隊成員處理電子郵件及電話留言。
- 協調行事曆、會議、出席者及邀請事宜。
- 準備報銷申請及外部合約。
- 建立並改善系統與流程，提升團隊效率及生產力。
- 管理富勒旗下五個品牌共用的企業版 HubSpot 帳戶。
- 確保聯絡人、公司及交易紀錄正確；處理重複、不完整及過時資料。
- 管理 HubSpot 使用者、權限、席位、訂閱及同意紀錄。
- 維護一致的屬性、命名慣例、銷售管道、交易階段及資料輸入標準。
- 處理 HubSpot 存取權限及帳戶相關問題，並在需要時升級處理。
- 編製 HubSpot 使用者指南及訓練教材。
- 每月完成試算表及信用卡費用重新分類，並處理定期支票申請。
- 審查及分析團隊財務，協助財務報告和付款事宜。
- 協助募款發展及捐助者相關工作。
- 與同事協調多項團隊專案，訂定目標、成功衡量指標及時程。
- 整理專案筆記、草稿及最終資料。
- 為定期工作流程建立範本。
- 出席團隊會議及活動，並依要求處理其他工作。
職位要求
- 學士學位。
- 至少五年行政、高階主管支援或專案協調經驗。
- 具備財務追蹤、預算或會計流程經驗，或能自在處理相關工作。
- 必須具備 HubSpot 或同類客戶關係管理系統的使用經驗。
- 具備在多品牌或企業環境使用 HubSpot 的經驗者佳。
- 能證明重視資料準確性及流程一致性。
- 具備事工、教會或神學教育環境經驗或相關認識者佳。
- 具備優秀的書面及口語溝通能力。
- 處理機密資訊時能審慎判斷並妥善保密。
- 具備良好的電腦技能，包括 Microsoft 和 Google 套件、Keynote、Slack 及 Zoom。
- 熟悉 HubSpot 及 Asana 或其他專案管理工具者佳。
- 能在壓力下工作，並回應有時效性的需求。
- 能在重視多元、公平及共融的多元文化環境中工作。
- 能同時安排多項工作的優先順序。
- 重視期限、準確性及細節。
- 能獨立工作，也能有效參與團隊合作。
- 能運用數位任務管理工具及虛擬會議，與多元化遠距團隊合作。
- 願意遵守富勒社群準則。
福利待遇
- 可在美國遠距工作，須經薪資稅務州核准。
- 每年赴帕薩迪納參加實體聚會一至兩次。
- 可能因活動需求增加一至兩次出差。
- 享有富勒社群準則及平等就業機會／平權行動保障。
- 有機會與多元化的遠距團隊共事。
- 誠摯鼓勵女性及少數族群申請。