USF Health er University of South Floridas akademiske og kliniske virksomhet med fokus på helse. Her samles utdanning innen medisin og andre helseprofesjoner, pasientbehandling og translasjonell biomedisinsk forskning. Teamene støtter folkehelsetiltak i lokalsamfunnet, tilbyr kliniske tjenester og fremmer innovasjon som kan føre til nye behandlinger og patenterte oppdagelser. Gjennom dette integrerte arbeidet bidrar USF Health til bedre helseutfall i Tampa Bay-regionen og andre steder, og tilbyr muligheter innen helsevesen, utdanning, forskning og relaterte fagområder.
Hybrid kontorsjef, USF Health
Gi administrativ og operativ støtte til lederen for plastikkirurgi ved USF Health. Stillingen omfatter kalendere, budsjetter, innkjøp, lønn, reiser og avdelingskommunikasjon.
Beskrivelse
- Administrere kalenderen til lederen for plastikkirurgi.
- Utarbeide refusjonsoppgaver for utgifter.
- Koordinere reisebestillinger.
- Gi generell administrativ støtte.
- Ha ansvar for avdelingens nettsted og kontoer på sosiale medier.
- Bistå med særskilte initiativer fra lederens kontor.
- Utarbeide, sende inn, oppsummere og formidle budsjettinformasjon.
- Utarbeide og godkjenne overføringer av budsjettmidler og utgifter som ikke gjelder lønn.
- Avstemme disponeringsfullmakter for utgifter og vedlikeholde interne regnskapsopplysninger.
- Undersøke innkjøp, innhente tilbud, registrere opplysninger i universitetets systemer, motta innkjøpsordrer, vedlikeholde informasjon om P-kort og avstemme transaksjoner.
- Vedlikeholde akademiske dokumenter, elektroniske filer, registre og databaser.
- Støtte undervisning og studentadministrasjon.
- Bistå med ansettelsesadministrasjon og HR-prosesser.
- Behandle ansettelsespapirer for faglige ansatte, øvrige ansatte og studentansatte.
- Følge opp og kontrollere registreringer av ferie og sykefravær samt ansattes timelister.
- Utarbeide og godkjenne digitale lønnsattesteringer, gjennomgå og avstemme lønnsregistre og oppdatere lønnsfordelingen.
- Koordinere reiser for ansatte, faglige ansatte, besøkende og foredragsholdere.
- Utarbeide kontordokumenter og korrespondanse, blant annet notater, brev, presentasjoner og regneark.
- Lage særskilte regnearkrapporter og presentasjoner og ved behov brosjyrer eller innhold til nettstedet.
- Utføre andre administrative kontoroppgaver etter tildeling.
Krav
- Vitnemål fra videregående skole eller tilsvarende.
- Seks års erfaring fra kontor- eller administrative stillinger.
- Relevant høyere utdanning eller yrkesfaglig eller teknisk opplæring kan erstatte påkrevd erfaring etter tilsvarende omfang.
- Oppfylle alle amerikanske krav til arbeidstillatelse.
- Evne til å kjøre søk, spørringer og standardiserte eller tilpassede rapporter i universitetssystemer som OASIS og FAST.
- Evne til å lage dokumenter med tekstbehandling, regneark- og presentasjonsprogramvare.
- Bakgrunnssjekk på nivå 1 eller 2 kan være påkrevd.
- Visumsponsing tilbys ikke.
Fordeler
- Helse-, tann- og livsforsikring.
- Ulike pensjonsordninger.
- Utdanningsordninger for ansatte og deres forsørgede.
- Sjenerøs ferie og permisjon.
- Hundrevis av personalfordeler og rabatter.
- Hybrid arbeidsordning.