USF Health is de gezondheidsgerichte academische en klinische organisatie van de University of South Florida. De organisatie brengt medische opleidingen en opleidingen voor gezondheidsberoepen, patiëntenzorg en translationeel biomedisch onderzoek samen. De teams ondersteunen initiatieven voor de volksgezondheid, bieden klinische diensten en ontwikkelen innovaties die kunnen leiden tot nieuwe behandelingen en gepatenteerde ontdekkingen. Met dit geïntegreerde werk draagt USF Health bij aan betere gezondheidsresultaten in de regio Tampa Bay en daarbuiten en biedt de organisatie mogelijkheden binnen de gezondheidszorg, het onderwijs, onderzoek en aanverwante professionele functies.
Hybride officemanager, USF Health
Biedt administratieve en operationele ondersteuning aan de voorzitter van de afdeling Plastische Chirurgie bij USF Health. De functie omvat agenda’s, budgetten, inkoop, salarisadministratie, reizen en communicatie van de afdeling.
Beschrijving
- De agenda van de voorzitter van de afdeling Plastische Chirurgie beheren.
- Declaraties voor onkostenvergoedingen opstellen.
- Reisarrangementen coördineren.
- Algemene administratieve ondersteuning bieden.
- De website en sociale media-accounts van de afdeling beheren.
- Speciale initiatieven van het kantoor van de voorzitter ondersteunen.
- Budgetinformatie opstellen, indienen, samenvatten en communiceren.
- Overboekingen van budgetten en niet-salarisgebonden uitgaven voorbereiden en goedkeuren.
- Uitgavenbevoegdheden afstemmen en interne boekhoudkundige gegevens bijhouden.
- Inkoopmogelijkheden onderzoeken, offertes aanvragen, gegevens invoeren in universiteitssystemen, inkooporders ontvangen, P-Card-gegevens bijhouden en transacties afstemmen.
- Academische gegevens, elektronische bestanden, dossiers en databases bijhouden.
- Onderwijs en studentenadministratie ondersteunen.
- Ondersteunen bij personeelsadministratie en HR-processen.
- Aanstellingsdocumenten verwerken voor docenten, medewerkers en studentmedewerkers.
- Jaarlijkse en ziekteverlofregistraties en urenstaten van medewerkers bijhouden en controleren.
- Online salarisverklaringen voorbereiden en goedkeuren, salarisregisters controleren en afstemmen, en de salarisverdeling bijwerken.
- Reizen coördineren voor medewerkers, docenten, bezoekende gasten en sprekers.
- Kantoordocumenten en correspondentie opstellen, waaronder memo’s, brieven, presentaties en spreadsheets.
- Speciale spreadsheetrapporten en presentaties maken, en indien nodig brochures of websitecontent.
- Andere toegewezen administratieve kantoortaken uitvoeren.
Vereisten
- Middelbareschooldiploma of gelijkwaardig.
- Zes jaar ervaring in kantoor- of administratieve functies.
- Relevante universitaire vakken of beroepsgerichte of technische scholing kunnen de vereiste ervaring naar rato vervangen.
- Voldoen aan alle voorwaarden om in de Verenigde Staten te mogen werken.
- Vragen, query’s en standaard- of aangepaste rapporten kunnen uitvoeren in universiteitssystemen zoals OASIS en FAST.
- Documenten kunnen maken met tekstverwerkings-, spreadsheet- en presentatiesoftware.
- Een antecedentenonderzoek van niveau 1 of niveau 2 kan vereist zijn.
- Visumsponsoring is niet beschikbaar.
Voordelen
- Zorg-, tandheelkundige en levensverzekeringsplannen.
- Keuze uit pensioenregelingen.
- Collegegeldprogramma’s voor medewerkers en hun gezinsleden.
- Ruimhartige verlofregeling.
- Honderden extra’s en kortingen voor medewerkers.
- Hybride werkregeling.