USFヘルス ハイブリッド勤務オフィスマネージャー
USFヘルスの形成外科部門長に、事務および運営面のサポートを提供します。カレンダー、予算、購買、給与、出張、部門内の連絡調整を担当します。
仕事内容
- 形成外科部門長のカレンダーを管理する。
- 経費精算書を作成する。
- 出張を手配する。
- 一般的な事務サポートを提供する。
- 部門のウェブサイトとソーシャルメディアアカウントを管理する。
- 部門長室が主導する特別な取り組みを支援する。
- 予算情報を作成、提出、要約し、関係者に伝える。
- 予算および給与以外の支出振替を作成し、承認する。
- 支出権限を照合し、内部会計記録を管理する。
- 購買品目を調査し、見積もりを取得し、大学システムに詳細を入力し、発注書を受領し、Pカード情報を管理して、取引を照合する。
- 学術記録、電子ファイル、記録類、データベースを管理する。
- 授業運営と学生事務を支援する。
- 雇用管理および人事手続きを支援する。
- 教員、職員、学生従業員の任用書類を処理する。
- 年次休暇・病気休暇の記録と従業員のタイムシートを追跡、監査する。
- オンライン給与認証を作成、承認し、給与台帳を確認、照合して、給与配分を更新する。
- 職員、教員、訪問客、講演者の出張を手配する。
- メモ、書簡、プレゼンテーション、スプレッドシートなどの事務文書や連絡文書を作成する。
- 特別なスプレッドシート報告書やプレゼンテーションを作成し、必要に応じてパンフレットやウェブサイトのコンテンツも作成する。
- 割り当てられたその他の事務業務を行う。
応募要件
- 高校卒業資格または同等資格。
- オフィス業務または事務職での経験6年。
- 関連する大学課程の履修、職業訓練または技術訓練は、同等の割合で必要経験年数に算入できる。
- 米国でのすべての雇用資格要件を満たすこと。
- OASISやFASTなどの大学システムで、照会、クエリ、標準またはカスタマイズしたレポートを実行できること。
- ワープロ、表計算、プレゼンテーションソフトを使って文書を作成できること。
- レベル1またはレベル2の犯罪歴調査が必要となる場合がある。
- ビザのスポンサーは提供されない。
福利厚生
- 医療、歯科、生命保険プラン。
- 退職年金プランの選択肢。
- 従業員と扶養家族向けの学費支援制度。
- 充実した休暇制度。
- 数百種類の従業員向け特典と割引。
- ハイブリッド勤務形態。