USF Health er University of South Floridas akademiske og kliniske virksomhed med fokus på sundhed. Her samles uddannelse inden for medicin og andre sundhedsfag, patientbehandling og translationel biomedicinsk forskning. Teamene støtter initiativer for sundhed i lokalsamfundet, leverer kliniske ydelser og fremmer innovationer, der kan føre til nye behandlinger og patenterede opdagelser. Gennem dette integrerede arbejde bidrager USF Health til bedre sundhedsresultater i Tampa Bay-regionen og andre steder og tilbyder muligheder inden for sundhedsvæsen, uddannelse, forskning og relaterede fagområder.
Hybrid kontorchef, USF Health
Yd administrativ og operationel støtte til lederen af plastikkirurgi ved USF Health. Arbejdet omfatter kalendere, budgetter, indkøb, løn, rejser og afdelingskommunikation.
Beskrivelse
- Administrere kalenderen for lederen af plastikkirurgi.
- Udarbejde refusionsopgørelser for udgifter.
- Koordinere rejsearrangementer.
- Yde generel administrativ støtte.
- Føre tilsyn med afdelingens hjemmeside og konti på sociale medier.
- Hjælpe med særlige initiativer fra lederens kontor.
- Udarbejde, indsende, sammenfatte og formidle budgetoplysninger.
- Udarbejde og godkende overførsler af budgetmidler og udgifter, der ikke vedrører løn.
- Afstemme dispositionsretten over udgifter og vedligeholde interne regnskabsregistreringer.
- Undersøge indkøb, indhente tilbud, indtaste oplysninger i universitetets systemer, modtage indkøbsordrer, vedligeholde oplysninger om P-kort og afstemme transaktioner.
- Vedligeholde akademiske dokumenter, elektroniske filer, registre og databaser.
- Understøtte undervisning og studieadministration.
- Hjælpe med ansættelsesadministration og HR-processer.
- Behandle ansættelsespapirer for undervisere, medarbejdere og studentermedarbejdere.
- Følge op på og kontrollere registreringer af ferie og sygefravær samt medarbejdernes timesedler.
- Udarbejde og godkende digitale løncertificeringer, gennemgå og afstemme lønregistre samt opdatere lønfordelingen.
- Koordinere rejser for medarbejdere, undervisere, gæster og talere.
- Udarbejde kontordokumenter og korrespondance, herunder notater, breve, præsentationer og regneark.
- Udarbejde særlige regnearksrapporter og præsentationer samt efter behov brochurer eller indhold til hjemmesiden.
- Udføre andre administrative kontoropgaver efter anvisning.
Krav
- Studentereksamen eller tilsvarende.
- Seks års erfaring fra kontor- eller administrative stillinger.
- Relevant videregående uddannelse eller erhvervs- eller teknisk uddannelse kan erstatte den krævede erfaring efter tilsvarende omfang.
- Opfylde alle amerikanske krav til arbejdstilladelse.
- Evne til at køre forespørgsler og standardiserede eller tilpassede rapporter i universitetssystemer som OASIS og FAST.
- Evne til at oprette dokumenter med tekstbehandlings-, regnearks- og præsentationssoftware.
- Et baggrundstjek på niveau 1 eller 2 kan være påkrævet.
- Der tilbydes ikke visumsponsorering.
Fordele
- Sundheds-, tand- og livsforsikring.
- Forskellige pensionsordninger.
- Uddannelsesordninger for medarbejdere og deres pårørende.
- Generøs ferie og frihed.
- Hundredvis af personalegoder og rabatter.
- Hybrid arbejdsordning.