USF Health ist das gesundheitsorientierte akademische und klinische Unternehmen der University of South Florida. Es verbindet die medizinische und gesundheitsberufliche Ausbildung, die Patientenversorgung und die translationale biomedizinische Forschung. Die Teams unterstützen Initiativen zur Förderung der Gesundheit in der Gemeinschaft, erbringen klinische Leistungen und entwickeln Innovationen, die zu neuen Behandlungsmethoden und patentierten Entdeckungen führen können. Durch diese integrierte Arbeit trägt USF Health zu besseren Gesundheitsergebnissen in der Region Tampa Bay und darüber hinaus bei und bietet Möglichkeiten in den Bereichen Gesundheitsversorgung, Bildung, Forschung und verwandten beruflichen Funktionen.
Hybrid-Office-Manager:in, USF Health
Administrative und operative Unterstützung für den Lehrstuhlinhaber der Plastischen Chirurgie an der USF Health. Zu den Aufgaben gehören Kalender, Budgets, Beschaffung, Gehaltsabrechnung, Reisen und die Kommunikation der Abteilung.
Beschreibung
- Den Kalender des Lehrstuhlinhabers der Plastischen Chirurgie verwalten.
- Abrechnungen zur Erstattung von Auslagen vorbereiten.
- Reisebuchungen koordinieren.
- Allgemeine administrative Unterstützung leisten.
- Die Website und die Social-Media-Konten der Abteilung betreuen.
- Spezielle Initiativen des Büros des Lehrstuhlinhabers unterstützen.
- Budgetinformationen vorbereiten, einreichen, zusammenfassen und kommunizieren.
- Umbuchungen von Budgetmitteln und Nicht-Personalausgaben vorbereiten und genehmigen.
- Ausgabenbefugnisse abstimmen und interne Buchhaltungsunterlagen führen.
- Beschaffungen recherchieren, Angebote einholen, Angaben in Universitätssysteme eingeben, Bestellungen entgegennehmen, P-Card-Informationen pflegen und Transaktionen abstimmen.
- Akademische Unterlagen, elektronische Dateien, Aufzeichnungen und Datenbanken pflegen.
- Lehrveranstaltungen und die Studierendenverwaltung unterstützen.
- Bei der Personalverwaltung und bei Personalprozessen unterstützen.
- Einstellungsunterlagen für Lehrkräfte, Mitarbeitende und studentische Beschäftigte bearbeiten.
- Jahres- und Krankheitsurlaubsaufzeichnungen sowie Arbeitszeitnachweise der Beschäftigten nachverfolgen und prüfen.
- Online-Gehaltsabrechnungsbescheinigungen vorbereiten und genehmigen, Gehaltsabrechnungsregister prüfen und abstimmen sowie die Gehaltszuordnung aktualisieren.
- Reisen für Mitarbeitende, Lehrkräfte, Gastbesucher:innen und Vortragende koordinieren.
- Bürodokumente und Korrespondenz verfassen, darunter Memos, Briefe, Präsentationen und Tabellen.
- Spezielle Tabellenberichte und Präsentationen sowie bei Bedarf Broschüren oder Website-Inhalte erstellen.
- Weitere zugewiesene Büroverwaltungsaufgaben übernehmen.
Anforderungen
- Abitur oder gleichwertiger Abschluss.
- Sechs Jahre Berufserfahrung in Büro- oder Verwaltungsfunktionen.
- Einschlägige Hochschulkurse oder eine berufliche beziehungsweise technische Ausbildung können die erforderliche Berufserfahrung im entsprechenden Umfang ersetzen.
- Alle Voraussetzungen für eine Beschäftigung in den USA erfüllen.
- Abfragen, Suchanfragen sowie standardmäßige oder angepasste Berichte in Universitätssystemen wie OASIS und FAST ausführen können.
- Dokumente mit Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationssoftware erstellen können.
- Eine Überprüfung des strafrechtlichen Hintergrunds der Stufe 1 oder 2 kann erforderlich sein.
- Eine Visumsponsorship ist nicht verfügbar.
Zusatzleistungen
- Kranken-, Zahn- und Lebensversicherungspläne.
- Optionen für die Altersvorsorge.
- Studiengebührenprogramme für Beschäftigte und Angehörige.
- Großzügiger Urlaubsanspruch.
- Hunderte Vergünstigungen und Rabatte für Beschäftigte.
- Hybrides Arbeitsmodell.