USF Health est l’entreprise universitaire et clinique de santé de l’Université de Floride du Sud. Elle réunit la formation médicale et celle des professionnels de santé, les soins aux patients et la recherche biomédicale translationnelle. Ses équipes soutiennent les initiatives de santé communautaire, fournissent des services cliniques et font progresser des innovations susceptibles de conduire à de nouveaux traitements et à des découvertes brevetées. Grâce à ce travail intégré, USF Health contribue à améliorer les résultats de santé dans la région de Tampa Bay et au-delà, et offre des possibilités dans les domaines des soins de santé, de l’éducation, de la recherche et des fonctions professionnelles connexes.
Responsable de bureau hybride, USF Health
Apporter un soutien administratif et opérationnel au chef du service de chirurgie plastique d’USF Health. Gérer les calendriers, les budgets, les achats, la paie, les déplacements et les communications du service.
Description
- Gérer l’agenda du chef du service de chirurgie plastique.
- Préparer les demandes de remboursement de frais.
- Organiser les déplacements.
- Assurer le soutien administratif général.
- Superviser le site web du service et ses comptes sur les réseaux sociaux.
- Contribuer aux initiatives spéciales soutenues par le bureau du chef de service.
- Préparer, soumettre, résumer et communiquer les informations budgétaires.
- Préparer et approuver les transferts budgétaires et de dépenses hors paie.
- Rapprocher les autorisations de dépenses et tenir les documents comptables internes.
- Rechercher des produits à acheter, obtenir des devis, saisir les informations dans les systèmes de l’université, réceptionner les bons de commande, tenir à jour les informations de la carte P-Card et rapprocher les transactions.
- Tenir à jour les dossiers universitaires, les fichiers électroniques, les documents et les bases de données.
- Soutenir l’enseignement et la gestion administrative des étudiants.
- Contribuer à l’administration des emplois et aux processus des ressources humaines.
- Traiter les documents de nomination des enseignants, du personnel et des étudiants employés.
- Suivre et vérifier les congés annuels et maladie ainsi que les feuilles de temps du personnel.
- Préparer et approuver les certifications de paie en ligne, examiner et rapprocher les registres de paie, et mettre à jour la répartition des rémunérations.
- Organiser les déplacements du personnel, des enseignants, des visiteurs et des intervenants.
- Rédiger les documents et la correspondance du bureau, notamment des notes de service, des lettres, des présentations et des feuilles de calcul.
- Créer des rapports spéciaux sur tableur et des présentations ainsi que, au besoin, des brochures ou du contenu pour le site web.
- Effectuer d’autres tâches administratives de bureau selon les besoins.
Exigences
- Diplôme de fin d’études secondaires ou équivalent.
- Six ans d’expérience dans des fonctions de bureau ou administratives.
- Des études universitaires pertinentes ou une formation professionnelle ou technique peuvent remplacer l’expérience requise selon un taux équivalent.
- Satisfaire à toutes les conditions d’éligibilité à l’emploi aux États-Unis.
- Savoir lancer des requêtes et produire des rapports standards ou modifiés dans des systèmes universitaires tels qu’OASIS et FAST.
- Savoir créer des documents à l’aide de logiciels de traitement de texte, de tableur et de présentation.
- Une vérification des antécédents criminels de niveau 1 ou 2 peut être requise.
- Aucun parrainage de visa n’est proposé.
Avantages
- Régimes d’assurance médicale, dentaire et vie.
- Options de régime de retraite.
- Programmes de frais de scolarité pour le personnel et les personnes à charge.
- Congés généreux.
- Des centaines d’avantages et de réductions pour le personnel.
- Organisation du travail hybride.