BJM Group is een netwerk van accountantskantoren dat particulieren, bedrijven en verenigingen ondersteunt met belastingadvies, accountancy en bedrijfsadvies. De organisatie is actief in Georgia en Florida en combineert lokale financiële expertise met de middelen van een grotere organisatie. De dienstverlening richt zich op persoonlijke begeleiding, nauwkeurige rapportages, ondersteuning bij belastingzaken en praktisch advies dat is afgestemd op de financiële behoeften van iedere klant.
Specialist Facturatie en Debiteurenbeheer – Op afstand in Florida
Beheer facturatie, betalingen, debiteuren en achterstallige saldi voor de accountantskantoren van BJM Group in Georgia en Florida. Escaleer complexe betalingsachterstanden en rapporteer incassoactiviteiten aan de bedrijfsleiding.
Beschrijving
- De openstaande debiteurenportefeuille van het kantoor bewaken en verminderen
- Facturen voor cliënten opstellen en verzenden
- Wekelijkse work-in-progressrapporten met vestigingsadministrateurs beoordelen ter ondersteuning van een correcte facturatie
- Facturen voor cliënten correct en volgens planning verspreiden
- Facturatiegegevens en cliëntgegevens actueel houden in praktijkbeheersoftware
- Betalingen van cliënten dagelijks aan de juiste rekeningen toewijzen
- Debiteurensaldi volgen en achterstallige rekeningen signaleren
- Cliënten tijdig, professioneel en vastberaden opvolgen over onbetaalde saldi
- Incassogesprekken voeren en incasso-e-mails of schriftelijke correspondentie verzenden
- Waardevolle, langdurig openstaande vorderingen oplossen door rekeningen te prioriteren op basis van saldo en risico
- Betwiste of niet-reagerende rekeningen via formele incassoprocedures escaleren, waaronder aangetekende sommatiebrieven en doorverwijzing naar externe juridische adviseurs
- Wekelijks aan de CEO en vestigingsmanager rapporteren over verschuldigde saldi, incassoinspanningen en ouderdomspatronen
- Verbeteringen in incassobeleid en -procedures aanbevelen en ondersteunen
- Facturatieverschillen, betalingsproblemen en vragen over rekeningen onderzoeken en oplossen
- Samenwerken met accountants en vestigingsmanagers om zorgen over cliëntfacturatie aan te pakken
- Goedgekeurde facturatieaanpassingen, credits, terugbetalingen en andere rekeningupdates verwerken
- Cliëntrekeningen afstemmen en debiteurenadministratie nauwkeurig houden
- Ouderdomsrapporten beoordelen en belanghebbenden informeren over onbetaalde vorderingen
- Overzichtelijke administratie bijhouden van incassoinspanningen en communicatie met cliënten
- Maandelijkse en terugkerende facturatieactiviteiten ondersteunen
- Opkomende facturatie- of incassoproblemen signaleren en aan het management rapporteren
- Vertrouwelijke financiële gegevens van cliënten en bedrijfsgegevens beschermen
- Beleefde, professionele service aan cliënten leveren
- Accountants en medewerkers helpen met vragen over facturatie en aanverwante administratieve taken
- Boekhoudkundige, facturatie-, cliëntbeheer- en andere softwaretoepassingen gebruiken
- Organisatorische en administratieve taken uitvoeren wanneer daarom wordt gevraagd
- Andere relevante toegewezen taken uitvoeren
Vereisten
- Minimaal 3–5 jaar aantoonbare, praktische ervaring met incasso, inclusief ervaring met het innen van grote of complexe achterstallige saldi
- Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met incasso en/of debiteurenbeheer, inclusief bewezen beheer van een portefeuille met aanzienlijke achterstallige saldi
- Middelbareschooldiploma of gelijkwaardig vereist
- Ervaring met het coördineren van incassoescalaties, sommatiebrieven en juridische doorverwijzingen met externe juridische adviseurs is een pré
- Ervaring bij een accountants- of boekhoudkantoor, financiële dienstverlener of organisatie voor professionele dienstverlening sterk gewenst
- Ervaring met boekhoudsoftware is een pré
- Ervaring met Thomson Reuters of vergelijkbare boekhoudsoftware is nuttig maar niet vereist
- Praktische ervaring met het escaleren van achterstallige rekeningen via formele juridische kanalen sterk gewenst
- Uitzonderlijke aandacht voor detail en nauwkeurigheid
- Sterke organisatorische vaardigheden en time-managementvaardigheden, inclusief het vermogen om concurrerende taken te prioriteren
- Sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
- Professionele, vastberaden en zelfverzekerde communicatie bij gesprekken met cliënten over aanzienlijke achterstallige saldi
- Vermogen om vertrouwelijke financiële informatie discreet te behandelen
- Sterke analytische en probleemoplossende vaardigheden
- Vermogen om zelfstandig te werken met beperkte supervisie
- Vermogen om aanwijzingen van meerdere teamleden op te volgen
- Goede beheersing van Microsoft Office, vooral Excel en Outlook
- Vermogen om boekhoudkundige, facturatie- en cliëntbeheersoftware effectief te leren en gebruiken
- Betrouwbare opvolging en vermogen om deadlines te halen
- Vermogen om effectief te communiceren via telefoon, e-mail en andere elektronische middelen
- Vermogen om incidenteel tot 15 pond te tillen
Voordelen
- Volledig op afstand werken
- Parttime dienstverband op uurbasis
- Gelijke kansen op werk
- Werkplek vrij van discriminatie en intimidatie
- Redelijke aanpassingen beschikbaar voor sollicitanten met een beperking