Jones Lang LaSalle Americas, Inc.
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Jones Lang LaSalle Americas, Inc. fournit des services immobiliers commerciaux aux entreprises et aux investisseurs du monde entier. Son activité couvre la stratégie et les opérations immobilières, en aidant ses clients à maîtriser leurs coûts, à améliorer la productivité de leurs espaces de travail et de leurs portefeuilles, et à faire progresser leurs objectifs de durabilité. L’entreprise intervient à la croisée de l’immobilier, du conseil aux entreprises et des services B2B.

Assistant de direction à distance chez JLL

Apporter un soutien en matière d’agendas, de déplacements, de notes de frais, de communications et de présentations à la direction des projets immobiliers de JLL. Ce poste entièrement à distance est ouvert aux candidats résidant dans certains lieux des États-Unis, dans les fuseaux horaires de l’Est ou du Centre.

Description

  • Assister le directeur principal des Projets et les autres responsables de l’équipe projets.
  • Gérer des agendas complexes et résoudre les conflits de planning.
  • Organiser des réunions internes et externes de haut niveau.
  • Réserver les déplacements nationaux, puis préparer et soumettre les notes de frais.
  • Tenir à jour les dossiers de déplacements et de dépenses.
  • Rédiger, relire et envoyer la correspondance pour la direction.
  • Tenir à jour les listes de contacts des cadres dans Outlook.
  • Créer et réviser rapidement des présentations selon la charte graphique de JLL.
  • Compiler des rapports, organiser les documents de vérification préalable et préparer les documents clients.
  • Planifier les réunions clés et les présentations stratégiques.
  • Fournir un soutien administratif au directeur principal et à la direction de l’équipe Projets.
  • Prendre en charge les tâches administratives récurrentes particulièrement chronophages.
  • Organiser les conférences téléphoniques, la configuration technique et la logistique des réunions.
  • Tenir à jour les informations clients dans les systèmes internes de JLL.
  • Garantir l’exactitude des données sur l’ensemble des plateformes et des échanges.

Exigences

  • 3 à 5 ans d’expérience en soutien direct à des cadres dans des environnements d’entreprise au rythme soutenu.
  • Maîtrise intermédiaire d’Outlook, Word, PowerPoint et Excel ; une maîtrise avancée est souhaitée.
  • Solides compétences en conception et mise en forme de présentations.
  • Excellentes aptitudes à communiquer à l’écrit et à l’oral, avec une orthographe et une grammaire irréprochables.
  • Grand souci du détail et capacité à gérer des priorités concurrentes.
  • Expérience avérée de la gestion d’agendas de cadres aux exigences contradictoires.
  • Expérience de réservation de déplacements complexes et d’utilisation de systèmes de notes de frais.
  • Résider aux États-Unis, dans le fuseau horaire de l’Est ou du Centre.
  • Être autorisé à travailler aux États-Unis sans parrainage.
  • Cinq ans ou plus d’expérience en soutien de direction sont souhaités.
  • Une expérience auprès de cadres de niveau directeur principal ou vice-président est souhaitée.
  • La capacité à anticiper les besoins des cadres est souhaitée.
  • Une maîtrise avancée de PowerPoint est souhaitée.
  • Une expérience en gestion de projet est souhaitée.
  • Une expérience auprès de plusieurs cadres est souhaitée.
  • La connaissance des plateformes, outils et processus internes de JLL est souhaitée.
  • Une expérience réussie du travail autonome en environnement virtuel avec peu de supervision est souhaitée.
  • Capacité à travailler de manière autonome tout en restant en contact avec l’équipe.

Avantages

  • Plan 401(k) avec cotisations patronales correspondantes.
  • Couverture médicale, dentaire et optique.
  • Congé parental rémunéré à salaire plein.
  • Congés payés et jours fériés de l’entreprise.
  • Accès anticipé au salaire déjà gagné grâce à Daily Pay.
  • Poste entièrement à distance.
  • Culture bienveillante et avantages axés sur le bien-être mental, physique et émotionnel.

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