Jones Lang LaSalle Americas, Inc. bietet weltweit Dienstleistungen im Bereich der gewerblichen Immobilien für Unternehmen und Investoren an. Das Leistungsspektrum umfasst Immobilienstrategie und -betrieb und konzentriert sich darauf, Kunden beim Kostenmanagement, bei der Steigerung der Produktivität von Arbeitsplätzen und Immobilienportfolios sowie bei der Umsetzung von Nachhaltigkeitszielen zu unterstützen. Das Unternehmen ist an der Schnittstelle von Immobilien, Unternehmensberatung und B2B-Dienstleistungen tätig.
Remote Executive Assistant bei JLL
Unterstützen Sie die Projektleitung im Immobilienbereich von JLL bei Kalendern, Reisen, Spesen, Kommunikation und Präsentationen. Die vollständig remote ausgeübte Stelle richtet sich an Bewerberinnen und Bewerber an ausgewählten US-Standorten in der Ost- oder Zentralzeitzone.
Beschreibung
- Unterstützung des Senior Director of Projects und weiterer Führungskräfte des Projektteams.
- Komplexe Kalender verwalten und Terminkonflikte lösen.
- Interne und externe Besprechungen auf Führungsebene organisieren.
- Inlandsreisen buchen sowie Spesenabrechnungen erstellen und einreichen.
- Reise- und Spesenunterlagen ordentlich verwalten.
- Korrespondenz für die Führungskräfte verfassen, prüfen und versenden.
- Kontaktlisten der Führungskräfte in Outlook pflegen.
- Präsentationen im Markenformat von JLL erstellen und kurzfristig überarbeiten.
- Berichte zusammenstellen, Due-Diligence-Unterlagen ordnen und Kundendokumente vorbereiten.
- Wichtige Besprechungen und strategische Präsentationen planen.
- Den Senior Director und die Leitung des Projektteams administrativ unterstützen.
- Wiederkehrende administrative Aufgaben übernehmen, die viel Zeit beanspruchen.
- Telefonkonferenzen, technische Ausstattung und die organisatorische Durchführung von Besprechungen koordinieren.
- Kundeninformationen in den internen Systemen von JLL pflegen.
- Daten plattformübergreifend und bei allen Interaktionen korrekt halten.
Anforderungen
- 3–5 Jahre Erfahrung in der direkten Unterstützung von Führungskräften in dynamischen Unternehmen.
- Gute Kenntnisse in Outlook, Word, PowerPoint und Excel; fortgeschrittene Kenntnisse sind von Vorteil.
- Ausgeprägte Fähigkeiten in Präsentationsgestaltung und Formatierung.
- Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie sichere Rechtschreibung und Grammatik.
- Sorgfalt und die Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu bewältigen.
- Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung von Führungskräftekalendern mit kollidierenden Terminen.
- Erfahrung mit komplexen Reisebuchungen und Spesenabrechnungssystemen.
- Wohnsitz in den Vereinigten Staaten in der Ost- oder Zentralzeitzone.
- Berechtigung, ohne Sponsoring in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.
- Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften von Vorteil.
- Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf Senior-Director- oder VP-Ebene von Vorteil.
- Fähigkeit, den Bedarf von Führungskräften vorauszusehen, von Vorteil.
- Fortgeschrittene PowerPoint-Kenntnisse von Vorteil.
- Berührungspunkte mit Projektmanagement von Vorteil.
- Erfahrung in der Unterstützung mehrerer Führungskräfte von Vorteil.
- Vertrautheit mit den internen Plattformen, Tools und Abläufen von JLL von Vorteil.
- Erfolgreiches selbstständiges Arbeiten in virtuellen Umgebungen mit wenig Aufsicht von Vorteil.
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und zugleich mit dem Team in Verbindung zu bleiben.
Zusatzleistungen
- 401(k)-Plan mit Arbeitgeberzuschuss.
- Kranken-, Zahn- und Sehversicherung.
- Bezahlter Elternurlaub bei vollem Gehalt.
- Bezahlte Freistellung und Unternehmensfeiertage.
- Frühzeitiger Zugriff auf bereits verdientes Gehalt über Daily Pay.
- Vollständig remote ausgeübte Stelle.
- Unterstützende Unternehmenskultur und Leistungen mit Fokus auf das psychische, körperliche und emotionale Wohlbefinden.