Die University of Wisconsin-Madison ist eine öffentliche Forschungsuniversität in Madison, Wisconsin, und der Hauptcampus des University of Wisconsin System. Ihre akademische und wissenschaftliche Gemeinschaft umfasst die Geistes- und Sozialwissenschaften, Naturwissenschaften sowie angewandte Fachbereiche; jährlich fließen mehr als eine Milliarde US-Dollar in die Forschung. Die Universität verbindet grundständige und weiterführende Studienangebote mit gesellschaftlichem Engagement, Ressourcen auf dem Campus und Hochschulsport. Maßgeblich ist dabei die Wisconsin Idea, die den Schwerpunkt auf den Dienst an der Öffentlichkeit legt. Zudem setzt sich die Universität für Vielfalt, inklusive Exzellenz und den Austausch mit der Gesellschaft ein.
Finanzsachbearbeiter:in in Teilzeit, University of Wisconsin–Madison
Bearbeiten Sie Beschaffungen, Dienstreisen, Erstattungen und Fördermitteltransaktionen für ein UW–Madison-Forschungsinstitut. Unterstützen Sie Lehrende, Mitarbeitende, Studierende und Gäste in Finanzangelegenheiten.
Beschreibung
- Unterstützen Sie Lehrende, Mitarbeitende, Studierende und Gäste bei Finanzangelegenheiten im Zusammenhang mit Forschung und Öffentlichkeitsarbeit.
- Bearbeiten Sie Beschaffungen, Reisebuchungen, Erstattungen und weitere Finanztransaktionen.
- Erstellen Sie Transaktionsberichte, entwerfen Sie Korrespondenz und fertigen Sie umfangreiche Berichte an.
- Halten Sie Verwaltungs- und Finanzunterlagen geordnet.
- Ordnen Sie Ausgaben den passenden Finanzierungsstellen zu.
- Beantworten Sie komplexe Fragen zu Finanzangelegenheiten und stellen Sie unterschiedlichen Zielgruppen Informationen bereit.
- Prüfen Sie Einkaufsunterlagen anhand der Zahlungen oder gleichen Sie diese ab.
- Überprüfen Sie Kontrollen für die Transaktionsverarbeitung und empfehlen Sie Richtlinien und Verfahren.
- Prüfen oder bearbeiten Sie komplexe Transaktionen und weisen Sie gemäß geltenden Regeln und Richtlinien Finanzierungscodes zu.
- Prüfen, überwachen, ordnen und aktualisieren Sie Finanzunterlagen und Berichte.
- Arbeiten Sie unter der allgemeinen Leitung der stellvertretenden Verwaltungsdirektion in einem kleinen Verwaltungsteam.
Anforderungen
- Erfahrung mit verschiedenen Finanztransaktionen, etwa Rechnungen, Bestellungen, Spesenerstattungen oder mit Firmenkreditkarten getätigten Einkäufen.
- Erfahrung mit der Zuordnung von Ausgaben zu den passenden Finanzierungsquellen.
- Nachweis, dass Sie internen und externen Ansprechpartner:innen freundlich, korrekt und zeitnah weiterhelfen.
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und mit Kolleg:innen zusammenzuarbeiten.
- Fähigkeit, mehrere Aufgaben oder Projekte gleichzeitig zu steuern und zu priorisieren.
- Sicherer Umgang mit Excel oder vergleichbarer Tabellenkalkulationssoftware, einschließlich Navigation, Dateneingabe, Grundfunktionen und Formatierung.
- Erfahrung mit der Auslegung von Finanzbedingungen, einschließlich zulässiger Kosten, Budgetgrenzen und Compliance-Regeln.
- Erfahrung mit Finanzsystemen und Arbeitsabläufen der Universities of Wisconsin, etwa Workday, ShopUW+, Concur, Assetworks oder Qualtrics.
- Erfahrung mit der Organisation beruflich bedingter Reisen für andere Personen.
- Erfahrung im Hochschulbereich.
- Fähigkeit, sich auf wechselnde Methoden, Anforderungen und Prioritäten einzustellen.
- Gutes Zeitmanagement sowie die Fähigkeit, effizient und sorgfältig zu arbeiten.
- Ein Associate Degree ist erforderlich.
- Sie müssen berechtigt sein, ohne Unterstützung durch den Arbeitgeber in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.
- Lebenslauf und Anschreiben sind erforderlich.
- Von den Kandidat:innen in der Endauswahl werden drei Referenzen benötigt, darunter eine aktuelle oder frühere Führungskraft.
Zusatzleistungen
- Großzügiger Urlaubsanspruch sowie Feiertage und Krankheitstage.
- Wettbewerbsfähige Versicherungspläne und Sparkonten.
- Altersvorsorgeleistungen.
- Flexible Arbeitszeitgestaltung.