Omnea ist ein B2B-Fintech-Unternehmen, das Software für den gesamten Einkaufsprozess und die Ausgabenkontrolle entwickelt. Die Plattform bietet Mitarbeitenden eine einfache Möglichkeit, Einkaufsanfragen einzureichen, automatisiert Genehmigungsprozesse und verbessert den Überblick von Finanzteams über die Unternehmensausgaben. Omneas Ansatz, der als Spend Control 2.0 bezeichnet wird, soll Unternehmen dabei unterstützen, Einkäufe effizienter zu gestalten und ihre Ausgaben besser zu kontrollieren.
Executive Assistant, London hybrid – Omnea
Unterstütze die Führungskräfte von Omnea beim Ausbau der KI-nativen Beschaffungsplattform. Übernimm Kalender, Kommunikation, Reisen und strategische administrative Abläufe.
Beschreibung
- Administrative und strategische Unterstützung für die Führungskräfte von Omnea leisten
- Termine, Projekte und Verpflichtungen der Führungskräfte koordinieren und überwachen
- Mit dem Führungsteam zusammenarbeiten und als zentrale Ansprechperson für Anliegen der Führungskräfte fungieren
- Komplexe Kalender und Terminplanung über mehrere Zeitzonen hinweg verwalten
- E-Mails und Kommunikation der Führungskräfte filtern, priorisieren, verfassen und beantworten
- Als Gatekeeper konkurrierende Prioritäten verwalten und Hindernisse beseitigen
- Interne und externe Meetings planen und koordinieren
- Tagesordnungen erstellen, Protokoll führen, Maßnahmen nachverfolgen und Nachfassaktionen abschließen
- Die Vorbereitung von Unterlagen für den Vorstand, Investoren-Updates und Briefing-Unterlagen unterstützen
- Flüge, Hotels, Transfers und Visa organisieren
- Detaillierte Reisepläne erstellen und kurzfristige Änderungen verwalten
- Ausgaben, Rechnungen und Budgets für Aktivitäten der Führungskräfte nachverfolgen
- Als erste Ansprechperson für Interessenten und Kunden im Namen der Führungskräfte fungieren
- Vertrauliche Informationen bearbeiten und potenzielle Probleme vorhersehen
- Systeme und Prozesse entwickeln und umsetzen, die die Produktivität steigern und den Verwaltungsaufwand reduzieren
- Nicht wesentliche Aufgaben effektiv delegieren und auslagern
Anforderungen
- 3–5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant, Chief of Staff oder Founder’s Associate, idealerweise in einem schnell wachsenden Start-up oder Technologieumfeld
- Wohnsitz in London
- Drei Tage pro Woche im Büro arbeiten, insbesondere dienstags, mittwochs und donnerstags
- Unterstützung außerhalb der üblichen Arbeitszeiten über europäische und US-amerikanische Zeitzonen hinweg leisten können
- Erfahrung mit modernen Produktivitätstools wie Slack, Notion und Google Suite
- Hervorragend organisiert, detailorientiert und äußerst multitaskingfähig
- Prioritäten entschlossen setzen und proaktiv, strategisch, effizient und selbstständig arbeiten können
- Ausgezeichnete mündliche, schriftliche und Präsentationsfähigkeiten
- Gute Beziehungen aufbauen, andere beeinflussen und Veränderungen vorantreiben können
- Im Umgang mit vertraulichen Angelegenheiten diskret und professionell sein
- Ergebnisorientiert, proaktiv und verantwortungsbewusst
- Empathisch, zuverlässig, teamfähig und offen für Feedback
- Muss bereits über das Recht verfügen, am ausgeschriebenen Standort zu arbeiten; Omnea kann keine Visa oder Umzüge sponsern
Zusatzleistungen
- Wettbewerbsfähige Leistungen, angepasst an den geografischen Standort der beschäftigten Person
- Leistungspaket für das Vereinigte Königreich
- Leistungspaket für die USA
- Hybrides Arbeiten mit Bürotagen vor Ort dienstags, mittwochs und donnerstags
- Flexibilität für gelegentliche Reisen mit dem CEO
- Unbefristete Festanstellung, keine Tätigkeit als Auftragnehmer