行政助理，倫敦混合辦公 — Omnea
支援 Omnea 高階主管，協助公司擴展其原生 AI 採購平台。 負責行事曆、溝通、差旅及策略性行政營運。
說明
- 為 Omnea 高階主管提供行政及策略支援
- 協調並追蹤高階主管的行程、專案及承諾事項
- 與領導團隊合作，擔任高階主管事務的主要聯絡人
- 管理跨越多個時區的複雜行事曆及排程
- 篩選、排序、起草並回覆高階主管的電子郵件及其他溝通內容
- 作為事務把關人管理相互衝突的優先事項並排除障礙
- 規劃及協調內部與外部會議
- 建立議程、記錄會議紀錄、追蹤行動事項並完成後續跟進
- 協助準備董事會資料、投資人更新及簡報資料
- 安排航班、飯店、接送及簽證
- 建立詳細的差旅行程並處理臨時變更
- 追蹤高階主管活動的費用、發票及預算
- 代表高階主管擔任潛在客戶及客戶的初步聯絡人
- 處理機密資訊並預判潛在問題
- 開發及實施提升生產力、減少行政工作的系統與流程
- 有效委派及外包非必要任務
職位要求
- 具備 3–5 年行政助理、私人助理、幕僚長或創辦人助理經驗，最好來自高速成長的新創公司或科技環境
- 常駐倫敦
- 每週在辦公室工作三天，具體為週二、週三及週四
- 能夠在歐洲及美國時區的非工作時間提供支援
- 具備 Slack、Notion 及 Google Suite 等現代生產力工具的使用經驗
- 組織能力強、注重細節，並具備出色的多工能力
- 能果斷排定優先順序，並主動、具策略性、高效且獨立地工作
- 具備優秀的口頭、書面及簡報溝通能力
- 能建立融洽關係、影響他人並推動變革
- 處理機密事務時謹慎且專業
- 以成果為導向，積極主動並勇於負責
- 富有同理心、可靠、善於合作並樂於接受回饋
- 必須已具備在刊登地點工作的合法資格；Omnea 無法提供簽證或搬遷支援
福利待遇
- 依員工所在地域量身打造的具競爭力福利
- 英國福利方案
- 美國福利方案
- 混合辦公，每週二、週三及週四到辦公室工作
- 可彈性安排偶爾與 CEO 出差
- 永久員工職位，並非承攬職位