Omnea — фінтех-компанія, що працює у сфері B2B і створює програмне забезпечення для наскрізного управління закупівлями та витратами. Платформа дає співробітникам простий спосіб подавати заявки на придбання, автоматизує процеси погодження та допомагає фінансовим командам краще бачити витрати компанії. Підхід Omnea, названий Spend Control 2.0, покликаний зробити закупівлі ефективнішими й забезпечити жорсткіший контроль витрат.
Виконавчий асистент, гібридний формат у Лондоні — Omnea
Підтримуйте керівників Omnea у міру масштабування AI-орієнтованої платформи компанії для закупівель. Відповідайте за календарі, комунікації, поїздки та стратегічні адміністративні процеси.
Опис
- Надавайте адміністративну та стратегічну підтримку керівникам Omnea
- Координуйте й відстежуйте розклади, проєкти та зобов’язання керівників
- Взаємодійте з керівною командою та будьте основною контактною особою з питань, пов’язаних із керівниками
- Керуйте складними календарями та розкладом у кількох часових поясах
- Фільтруйте, визначайте пріоритети, готуйте та опрацьовуйте електронні листи й інші комунікації керівників
- Керуйте конкуруючими пріоритетами як фільтр для керівників і усувайте перешкоди
- Плануйте й координуйте внутрішні та зовнішні зустрічі
- Готуйте порядки денні, ведіть протоколи, відстежуйте завдання та виконуйте подальші дії
- Допомагайте готувати матеріали для ради директорів, оновлення для інвесторів та інформаційні довідки
- Організовуйте авіаперельоти, готелі, трансфери та візи
- Складайте детальні маршрути поїздок і керуйте змінами в останню мить
- Відстежуйте витрати, рахунки та бюджети, пов’язані з діяльністю керівників
- Будьте першою контактною особою для потенційних клієнтів і клієнтів від імені керівників
- Працюйте з конфіденційною інформацією та передбачайте можливі проблеми
- Розробляйте й упроваджуйте системи та процеси, що підвищують продуктивність і зменшують обсяг адміністративної роботи
- Ефективно делегуйте та передавайте на аутсорсинг другорядні завдання
Вимоги
- 3–5 років досвіду роботи виконавчим асистентом, персональним асистентом, керівником апарату або помічником засновника, бажано у швидкозростаючому стартапі чи технологічній компанії
- Проживання в Лондоні
- Робота в офісі три дні на тиждень: у вівторок, середу та четвер
- Готовність надавати підтримку в неробочий час у європейських і американських часових поясах
- Досвід роботи із сучасними інструментами продуктивності, зокрема Slack, Notion і Google Suite
- Висока організованість, уважність до деталей і виняткові навички багатозадачності
- Уміння рішуче визначати пріоритети та працювати проактивно, стратегічно, ефективно й самостійно
- Відмінні навички усної, письмової та презентаційної комунікації
- Уміння налагоджувати взаєморозуміння, впливати на інших і впроваджувати зміни
- Делікатність і професійність у роботі з конфіденційними питаннями
- Орієнтація на результат, проактивність і відповідальність
- Емпатичність, надійність, уміння працювати в команді та відкритість до зворотного зв’язку
- Необхідно вже мати право на роботу в указаному місці; Omnea не може спонсорувати візи чи переїзд
Переваги
- Конкурентний пакет пільг з урахуванням географічного розташування працівника
- Пакет пільг для Великої Британії
- Пакет пільг для США
- Гібридний формат роботи з очними робочими днями в офісі у вівторок, середу та четвер
- Гнучкість для періодичних поїздок із генеральним директором
- Постійна посада працівника, а не робота за контрактом