行政助理，伦敦混合办公 — Omnea
支持 Omnea 高管，助力公司扩展其原生 AI 采购平台。 负责日程、沟通、差旅及战略行政运营。
描述
- 为 Omnea 高管提供行政和战略支持
- 协调并跟进高管的日程、项目和事务
- 与领导团队合作，作为高管事务的主要联系人
- 管理跨多个时区的复杂日历和日程安排
- 筛选、排序、起草并回复高管邮件和其他沟通内容
- 作为事务把关人管理相互冲突的优先事项并排除障碍
- 规划并协调内部和外部会议
- 创建议程、记录会议纪要、跟踪行动事项并完成后续跟进
- 协助准备董事会材料、投资者更新和简报
- 安排航班、酒店、接送和签证
- 制定详细的差旅行程并处理临时变更
- 跟踪高管事务相关的费用、发票和预算
- 代表高管作为潜在客户和客户的初始联系人
- 处理机密信息并预判潜在问题
- 制定并实施提升生产力、减少行政工作量的系统和流程
- 有效委派和外包非必要任务
任职要求
- 拥有 3–5 年行政助理、私人助理、幕僚长或创始人助理经验，最好来自高速增长的初创企业或科技环境
- 常驻伦敦
- 每周在办公室工作三天，具体为周二、周三和周四
- 能够在欧洲和美国时区的非工作时间提供支持
- 熟悉 Slack、Notion 和 Google Suite 等现代生产力工具
- 组织能力强、注重细节，并具备出色的多任务处理能力
- 能够果断确定优先级，并主动、战略性、高效且独立地开展工作
- 具备出色的口头、书面和演示沟通能力
- 能够建立融洽关系、影响他人并推动变革
- 处理机密事务时谨慎且专业
- 以结果为导向，积极主动并勇于负责
- 富有同理心、可靠、善于协作并乐于接受反馈
- 必须已经拥有在招聘地点工作的合法资格；Omnea 无法提供签证或搬迁支持
福利待遇
- 根据员工所在地区定制的有竞争力福利
- 英国福利方案
- 美国福利方案
- 混合办公，每周二、周三和周四到办公室工作
- 可灵活安排偶尔随 CEO 出差
- 永久雇员职位，不是合同工职位