Omnea là một công ty fintech B2B phát triển phần mềm hỗ trợ quy trình mua sắm và kiểm soát chi tiêu toàn diện. Nền tảng của công ty cung cấp cho nhân viên một cách đơn giản để gửi yêu cầu mua hàng, đồng thời tự động hóa quy trình phê duyệt và cải thiện khả năng theo dõi chi tiêu doanh nghiệp của các đội ngũ tài chính. Phương pháp tiếp cận của Omnea, được gọi là Spend Control 2.0, nhằm giúp các công ty mua sắm hiệu quả hơn và kiểm soát chặt chẽ hơn các khoản chi tiêu.
Trợ lý điều hành, làm việc kết hợp tại London — Omnea
Hỗ trợ các lãnh đạo của Omnea khi công ty mở rộng nền tảng thu mua AI-native. Phụ trách lịch làm việc, liên lạc, công tác và các hoạt động hành chính chiến lược.
Mô tả
- Cung cấp hỗ trợ hành chính và chiến lược cho các lãnh đạo của Omnea
- Điều phối và theo dõi lịch trình, dự án và các cam kết của lãnh đạo
- Phối hợp với đội ngũ lãnh đạo và là đầu mối liên hệ chính về các vấn đề của lãnh đạo
- Quản lý lịch làm việc phức tạp và việc sắp xếp lịch giữa nhiều múi giờ
- Sàng lọc, ưu tiên, soạn thảo và trả lời email cũng như thông tin liên lạc của lãnh đạo
- Quản lý các ưu tiên cạnh tranh với vai trò người kiểm soát luồng công việc và tháo gỡ trở ngại
- Lên kế hoạch và điều phối các cuộc họp nội bộ và bên ngoài
- Soạn chương trình họp, ghi biên bản, theo dõi công việc và hoàn tất các bước tiếp theo
- Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu cho hội đồng quản trị, cập nhật cho nhà đầu tư và ghi chú tóm lược
- Sắp xếp chuyến bay, khách sạn, phương tiện trung chuyển và thị thực
- Lập lịch trình công tác chi tiết và xử lý các thay đổi vào phút chót
- Theo dõi chi phí, hóa đơn và ngân sách cho các hoạt động của lãnh đạo
- Là đầu mối liên hệ ban đầu với khách hàng tiềm năng và khách hàng thay mặt các lãnh đạo
- Xử lý thông tin bảo mật và dự đoán các vấn đề có thể phát sinh
- Xây dựng và triển khai các hệ thống, quy trình giúp tăng năng suất và giảm công việc hành chính
- Phân công và thuê ngoài hiệu quả các nhiệm vụ không thiết yếu
Yêu cầu
- Có 3–5 năm kinh nghiệm ở vị trí Trợ lý điều hành, Trợ lý cá nhân, Chánh văn phòng hoặc Trợ lý nhà sáng lập, lý tưởng nhất là trong một startup đang phát triển nhanh hoặc môi trường công nghệ
- Đang sinh sống tại London
- Làm việc tại văn phòng ba ngày mỗi tuần, cụ thể là thứ Ba, thứ Tư và thứ Năm
- Có thể hỗ trợ ngoài giờ làm việc theo các múi giờ châu Âu và Hoa Kỳ
- Có kinh nghiệm sử dụng các công cụ năng suất hiện đại, bao gồm Slack, Notion và Google Suite
- Có khả năng tổ chức tốt, chú ý đến chi tiết và đặc biệt giỏi xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc
- Có khả năng quyết đoán trong việc ưu tiên và làm việc chủ động, có chiến lược, hiệu quả và độc lập
- Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói, văn bản và thuyết trình xuất sắc
- Có khả năng xây dựng mối quan hệ, tạo ảnh hưởng và thúc đẩy thay đổi
- Kín đáo và chuyên nghiệp khi xử lý các vấn đề bảo mật
- Tập trung vào kết quả, chủ động và có tinh thần chịu trách nhiệm
- Thấu cảm, đáng tin cậy, hợp tác và cởi mở tiếp nhận phản hồi
- Phải có sẵn quyền làm việc tại địa điểm tuyển dụng; Omnea không thể bảo lãnh thị thực hoặc hỗ trợ chuyển nơi ở
Phúc lợi
- Chế độ phúc lợi cạnh tranh, được điều chỉnh theo địa điểm địa lý của nhân viên
- Gói phúc lợi dành cho Vương quốc Anh
- Gói phúc lợi dành cho Hoa Kỳ
- Làm việc kết hợp, với các ngày làm việc trực tiếp tại văn phòng vào thứ Ba, thứ Tư và thứ Năm
- Linh hoạt trong việc thỉnh thoảng đi công tác cùng CEO
- Vị trí nhân viên chính thức, không phải vị trí nhà thầu