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Archy
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51 – 200 Mitarbeitende
GesundheitswesenKünstliche IntelligenzSaaS
Archy entwickelt KI-gestützte Praxismanagementsoftware für den Dentalbereich. Die Plattform vereint administrative und klinische Arbeitsabläufe und bietet Funktionen für Zahlungsabwicklung und Umsatzbuchung, klinische Dokumentation, Versicherungsprüfungen, Patientenkommunikation und Einblicke in die Praxis. Das Team entwickelt diese Produkte, damit Zahnarztpraxen ihren Arbeitsalltag über ein einziges System verwalten können.
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Executive Assistant für CEO, COO und CTO

Als erste:r Executive Assistant bei Archy unterstützt du CEO, COO und CTO. Du hilfst dabei, die Executive Operations eines SaaS-Unternehmens für Praxismanagement aufzubauen.

USVereinigte Staaten
120.000 $ – 140.000 $ / Jahr
RemoteVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischAssistenz der Geschäftsleitung

Beschreibung

  • Unterstütze als erste:r Executive Assistant von Archy den CEO, COO und CTO.
  • Verwalte komplexe Kalender, gleiche konkurrierende Prioritäten ab und schütze Zeiten für konzentriertes Arbeiten.
  • Organisiere Inlandsreisen von der Buchung bis zu den Reiseplänen, einschließlich Flügen, Hotels und Transfers.
  • Bereite Agenden und Vorabunterlagen vor, dokumentiere Entscheidungen und Aufgaben und stelle deren Umsetzung sicher.
  • Vertrete die Führungskräfte in der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern.
  • Organisiere Zeitpläne von Vorstand und Investoren, die Logistik für Besprechungen und deren Nachbereitung.
  • Organisiere Führungskräfte-Offsites, Team- und Kundendinner, das jährliche Unternehmenstreffen und die Nutzerkonferenz.
  • Bearbeite Spesenabrechnungen, verwalte Lieferanten und Abonnements sowie Verträge und eingehende Anfragen.
  • Behalte Fristen, Entscheidungen und Zusagen gemeinsam mit den leitenden Führungskräften im Blick.
  • Baue die Funktion für Executive Assistants bei Archy von Grund auf auf.

Anforderungen

  • Mindestens fünf Jahre Erfahrung in der Unterstützung leitender Führungskräfte, idealerweise eines Gründers oder CEO in einem schnell wachsenden Unternehmen.
  • Gutes Urteilsvermögen dabei, was eigenständig gelöst und was eskaliert werden sollte.
  • Außergewöhnliche Diskretion im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen.
  • Fähigkeit, Bedürfnisse vorauszusehen und Probleme proaktiv zu lösen.
  • Ausgezeichnete Schreibfähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, überzeugend in der Stimme einer anderen Person zu kommunizieren.
  • Zuverlässige Nachverfolgung und ein eigenes System, um Zusagen im Blick zu behalten.
  • Schnelle Anpassung an häufige Veränderungen.
  • Selbstbewusstsein und Direktheit, um leitende Führungskräfte herauszufordern und zur Verantwortung zu ziehen.
  • Fähigkeit, KI-Tools und Automatisierung im Arbeitsalltag einzusetzen.
  • Sicherer Umgang mit Google Workspace und Slack sowie Bereitschaft, neue Tools schnell zu erlernen.
  • Bevorzugte Arbeitsstandorte liegen in den Zeitzonen Central oder Mountain.
  • Erfahrung als erste:r oder einzige:r Executive Assistant eines Unternehmens ist von Vorteil.
  • Erfahrung in der gleichzeitigen Unterstützung mehrerer Führungskräfte ist von Vorteil.

Zusatzleistungen

  • Kranken-, Zahn- und Sehkraftversicherung für dich und deine Familie.
  • Zugang zu Spring Health und One Medical.
  • Mitarbeiterbeteiligung.
  • 401(k)-Plan mit Arbeitgeberzuschuss.
  • Leistungsabhängige Anreize; je nach Rolle besteht Anspruch auf Bonus oder Provision.
  • Remote-freundliche Unternehmenskultur.
  • Zuschuss für das Homeoffice.
  • Flexible freie Tage.
  • Jährliche Offsites für das gesamte Unternehmen.

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