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Jhpiego
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1.001 – 5.000 Mitarbeitende
BeratungGesundheitswesenKrankenversicherung
Jhpiego ist eine globale gemeinnützige Organisation, die sich auf die Verbesserung der Gesundheitsversorgung für Frauen und ihre Familien konzentriert. Die Organisation arbeitet mit Regierungen und Partnerorganisationen zusammen, um den Zugang zu wichtigen Gesundheitsdiensten zu erweitern, Gesundheitssysteme zu stärken und praxisnahe Lösungen in den Bereichen Mütter- und Neugeborenengesundheit, Familienplanung und Prävention von Infektionskrankheiten zu entwickeln. Ihre Arbeit unterstützt gesündere Schwangerschaften und sicherere Geburten und befasst sich zugleich mit umfassenderen Herausforderungen im Gesundheitswesen in Gemeinschaften auf der ganzen Welt.
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Stellen im Unternehmen

Administrative Fachkraft bei Jhpiego – Baltimore, MD (vor Ort)

Unterstützen Sie Jhpiego’s Abteilung für globale Programme und technische Exzellenz durch fortgeschrittene Kalenderverwaltung, Besprechungskoordination, Projektunterstützung, Erstattungen und die tägliche Administration.

USVereinigte StaatenMDMaryland
63.095 $ – 77.773 $ / Jahr
Vor OrtVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltungsassistent

Beschreibung

  • Leisten Sie administrative Unterstützung für die Abteilung für globale Programme und technische Exzellenz – von routinemäßigen bis zu komplexen Aufgaben
  • Verwalten Sie komplexe Kalender und Besprechungspläne selbstständig, während sich Prioritäten ändern
  • Tragen Sie wichtige Informationen zusammen, um Besprechungen, Präsentationen und Diskussionen vorzubereiten
  • Unterstützen Sie die Personalverwaltung und Teambesprechungen und verfolgen Sie dabei Folgemaßnahmen
  • Priorisieren Sie eingehende Anfragen, überwachen Sie Fristen und Erinnerungen und erkennen Sie den Bedarf der Abteilung frühzeitig
  • Leiten Sie wiederkehrende und anlassbezogene Projekte oder leisten Sie wesentliche Beiträge dazu
  • Geben Sie Kolleginnen und Kollegen Orientierung und administrative Unterstützung
  • Unterstützen Sie die Planung und Durchführung von Veranstaltungen der Abteilung
  • Verwalten Sie den Bürobetrieb, einschließlich Fragen zu Arbeitsplätzen, Raumreservierungen und technischen Anforderungen
  • Bearbeiten Sie Reisekostenerstattungen, Online-Zahlungen, Bestellungen und Ausgaben für externe Personen
  • Tragen Sie Informationen zusammen und erstellen Sie Berichte, Diagramme, Tabellen, Aufzeichnungen und verwandte Unterlagen
  • Beantworten Sie Fragen, geben Sie Anweisungen und verteilen Sie Informationen
  • Erläutern und kommunizieren Sie betriebliche Richtlinien
  • Erkennen Sie administrative Probleme und unterstützen Sie bei deren Lösung
  • Halten Sie sich über die Ziele, Standards, Richtlinien, Verfahren und verwandten Teams der Abteilung auf dem Laufenden
  • Übernehmen Sie weitere zugewiesene Aufgaben

Anforderungen

  • Bachelorabschluss
  • Mindestens vier Jahre zunehmend verantwortungsvollere Erfahrung in der Administration
  • Erfahrung in der Bearbeitung von Sonderprojekten und Aufgaben
  • Eine zusätzliche Ausbildung kann erforderliche Berufserfahrung ersetzen; einschlägige Erfahrung kann gemäß der Äquivalenzformel der Organisation eine über einen Highschool-Abschluss oder gleichwertigen Abschluss hinausgehende Ausbildung ersetzen
  • Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint
  • Fortgeschrittene Fähigkeiten in der Kalenderverwaltung
  • Fortgeschrittene Fähigkeiten in der Finanzadministration
  • Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten
  • Fortgeschrittene Fähigkeiten in der Besprechungskoordination
  • Fortgeschrittene Kenntnisse der Büroabläufe
  • Fortgeschrittene schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Fortgeschrittene organisatorische Fähigkeiten
  • Mittelstufe im Verfassen von Berichten
  • Erfolgreiche Bewerberinnen und Bewerber müssen eine Zuverlässigkeitsüberprüfung vor der Einstellung absolvieren

Zusatzleistungen

  • Ein Gesamtvergütungspaket mit Leistungen in den Bereichen Gesundheit, Leben, berufliche Entwicklung und Altersvorsorge
  • Zuverlässigkeitsüberprüfung vor der Einstellung
  • Initiativen für Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion
  • Chancengleichheit bei der Beschäftigung
  • Unterstützung bei angemessenen Vorkehrungen und Barrierefreiheit am Arbeitsplatz

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