Jhpiego
Jhpiego
Jhpiego là một tổ chức phi lợi nhuận hoạt động trên toàn cầu, tập trung cải thiện chăm sóc sức khỏe cho phụ nữ và gia đình họ. Tổ chức hợp tác với các chính phủ và đối tác để mở rộng khả năng tiếp cận các dịch vụ y tế thiết yếu, củng cố hệ thống y tế và phát triển những giải pháp thiết thực trong lĩnh vực sức khỏe bà mẹ và trẻ sơ sinh, kế hoạch hóa gia đình và phòng ngừa bệnh truyền nhiễm. Hoạt động của Jhpiego góp phần mang lại thai kỳ khỏe mạnh hơn, cuộc sinh an toàn hơn, đồng thời giải quyết những thách thức y tế rộng hơn tại các cộng đồng trên khắp thế giới.

Chuyên viên Hành chính tại Jhpiego – Baltimore, MD (Làm việc tại văn phòng)

Hỗ trợ Phòng Chương trình Toàn cầu và Chất lượng Kỹ thuật của Jhpiego thông qua quản lý lịch nâng cao, điều phối cuộc họp, hỗ trợ dự án, xử lý hoàn trả chi phí và công việc hành chính hằng ngày.

Mô tả

  • Cung cấp hỗ trợ hành chính từ công việc thường nhật đến phức tạp cho Phòng Chương trình Toàn cầu và Chất lượng Kỹ thuật
  • Tự chủ quản lý lịch làm việc phức tạp và lịch họp khi các ưu tiên thay đổi
  • Thu thập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho các cuộc họp, bài thuyết trình và thảo luận
  • Hỗ trợ quản lý nhân sự và các cuộc họp nhóm, đồng thời theo dõi các nhiệm vụ cần thực hiện sau cuộc họp
  • Ưu tiên các yêu cầu đến, theo dõi thời hạn và lời nhắc, đồng thời dự đoán nhu cầu của phòng ban
  • Chủ trì hoặc đóng góp đáng kể cho các dự án định kỳ và dự án phát sinh
  • Hướng dẫn và hỗ trợ hành chính cho đồng nghiệp
  • Hỗ trợ lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện của phòng ban
  • Quản lý hoạt động văn phòng, bao gồm các vấn đề về không gian làm việc, đặt phòng và yêu cầu công nghệ
  • Xử lý hoàn trả chi phí công tác, thanh toán trực tuyến, đơn đặt hàng và chi phí của người không phải nhân viên
  • Thu thập thông tin và chuẩn bị báo cáo, biểu đồ, bảng, hồ sơ và các tài liệu liên quan
  • Trả lời câu hỏi, hướng dẫn và phân phối thông tin
  • Giải thích và truyền đạt các chính sách vận hành
  • Nhận diện các vấn đề hành chính và hỗ trợ giải quyết
  • Cập nhật các mục tiêu, tiêu chuẩn, chính sách, quy trình của phòng ban và các nhóm liên quan
  • Thực hiện các nhiệm vụ bổ sung theo phân công

Yêu cầu

  • Bằng cử nhân
  • Ít nhất bốn năm kinh nghiệm hành chính với mức độ trách nhiệm tăng dần
  • Kinh nghiệm xử lý các dự án và nhiệm vụ đặc biệt
  • Trình độ học vấn bổ sung có thể thay thế kinh nghiệm bắt buộc, và kinh nghiệm liên quan có thể thay thế phần trình độ học vấn vượt quá bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương theo công thức quy đổi của tổ chức
  • Thành thạo nâng cao Microsoft Outlook, Word, Excel và PowerPoint
  • Khả năng quản lý lịch nâng cao
  • Năng lực quản trị tài chính nâng cao
  • Kỹ năng giao tiếp ứng xử nâng cao
  • Năng lực điều phối cuộc họp nâng cao
  • Kiến thức nâng cao về quy trình văn phòng
  • Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói nâng cao
  • Kỹ năng tổ chức nâng cao
  • Kỹ năng viết báo cáo ở mức trung cấp
  • Ứng viên được tuyển phải hoàn tất kiểm tra lý lịch trước khi nhận việc

Phúc lợi

  • Gói tổng đãi ngộ bao gồm chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ, phát triển nghề nghiệp và hưu trí cho nhân viên
  • Kiểm tra lý lịch trước khi nhận việc
  • Các sáng kiến về đa dạng, công bằng và hòa nhập
  • Cơ hội việc làm bình đẳng
  • Hỗ trợ điều chỉnh tại nơi làm việc và khả năng tiếp cận