Jhpiego
Jhpiego
Jhpiego е глобална нестопанска организация, насочена към подобряване на здравеопазването за жените и техните семейства. Организацията работи с правителства и партньорски организации за разширяване на достъпа до основни здравни услуги, укрепване на здравните системи и разработване на практически решения в областта на здравето на майките и новородените, семейното планиране и превенцията на инфекциозни заболявания. Дейността ѝ подпомага по-здравословните бременности и по-безопасното раждане, като същевременно се справя с по-широките предизвикателства в здравеопазването в общности по целия свят.

Административен специалист в Jhpiego – Балтимор, MD (работа на място)

Подпомагане на отдела за глобални програми и техническо съвършенство на Jhpiego чрез усъвършенствано управление на календари, координация на срещи, проектна подкрепа, възстановяване на разходи и ежедневна администрация.

Описание

  • Предоставяне на административна подкрепа от рутинни до сложни задачи за отдела за глобални програми и техническо съвършенство
  • Самостоятелно управление на сложни календари и графици за срещи при промяна на приоритетите
  • Събиране на необходимата информация за подготовка на срещи, презентации и обсъждания
  • Подпомагане на управлението на служителите и екипните срещи и проследяване на последващите действия
  • Приоритизиране на входящите заявки, наблюдение на срокове и напомняния и предвиждане на нуждите на отдела
  • Ръководене на повтарящи се и ad hoc проекти или съществен принос към тях
  • Предоставяне на насоки и административна подкрепа на колегите
  • Помощ при планирането и провеждането на събития на отдела
  • Управление на офис операциите, включително въпроси, свързани с работното пространство, резервации на помещения и технологични изисквания
  • Обработване на възстановявания на пътни разходи, онлайн плащания, поръчки за покупки и разходи за лица, които не са служители
  • Събиране на информация и подготовка на отчети, диаграми, таблици, записи и свързани материали
  • Отговаряне на въпроси, предоставяне на указания и разпространяване на информация
  • Обясняване и комуникиране на оперативните политики
  • Разпознаване на административни проблеми и съдействие за разрешаването им
  • Поддържане на актуални знания за целите, стандартите, политиките, процедурите на отдела и свързаните екипи
  • Изпълнение на допълнителни възложени задачи

Изисквания

  • Бакалавърска степен
  • Най-малко четири години административен опит с постепенно нарастваща отговорност
  • Опит с изпълнението на специални проекти и задачи
  • Допълнителното образование може да замени изисквания опит, а свързаният опит може да замени образованието над диплома за средно образование или еквивалент съгласно формулата на организацията за еквивалентност
  • Напреднало владеене на Microsoft Outlook, Word, Excel и PowerPoint
  • Напреднали умения за управление на календари
  • Напреднали умения за финансово администриране
  • Напреднали междуличностни умения
  • Напреднали умения за координация на срещи
  • Напреднали познания за офис процедури
  • Напреднали умения за писмена и устна комуникация
  • Напреднали организационни умения
  • Умения за писане на отчети на средно ниво
  • Одобрените кандидати трябва да преминат проверка преди назначаване

Придобивки

  • Пакет от общо възнаграждение, включващ здравно осигуряване на служителите, животозастраховане, кариерно развитие и пенсионно осигуряване
  • Проверка преди назначаване
  • Инициативи за многообразие, равнопоставеност и приобщаване
  • Равни възможности за заетост
  • Адаптации на работното място и подкрепа за достъпност