
Jhpiego е глобална нестопанска организация, насочена към подобряване на здравеопазването за жените и техните семейства. Организацията работи с правителства и партньорски организации за разширяване на достъпа до основни здравни услуги, укрепване на здравните системи и разработване на практически решения в областта на здравето на майките и новородените, семейното планиране и превенцията на инфекциозни заболявания. Дейността ѝ подпомага по-здравословните бременности и по-безопасното раждане, като същевременно се справя с по-широките предизвикателства в здравеопазването в общности по целия свят.
Административен специалист в Jhpiego – Балтимор, MD (работа на място)
Подпомагане на отдела за глобални програми и техническо съвършенство на Jhpiego чрез усъвършенствано управление на календари, координация на срещи, проектна подкрепа, възстановяване на разходи и ежедневна администрация.
Описание
- Предоставяне на административна подкрепа от рутинни до сложни задачи за отдела за глобални програми и техническо съвършенство
- Самостоятелно управление на сложни календари и графици за срещи при промяна на приоритетите
- Събиране на необходимата информация за подготовка на срещи, презентации и обсъждания
- Подпомагане на управлението на служителите и екипните срещи и проследяване на последващите действия
- Приоритизиране на входящите заявки, наблюдение на срокове и напомняния и предвиждане на нуждите на отдела
- Ръководене на повтарящи се и ad hoc проекти или съществен принос към тях
- Предоставяне на насоки и административна подкрепа на колегите
- Помощ при планирането и провеждането на събития на отдела
- Управление на офис операциите, включително въпроси, свързани с работното пространство, резервации на помещения и технологични изисквания
- Обработване на възстановявания на пътни разходи, онлайн плащания, поръчки за покупки и разходи за лица, които не са служители
- Събиране на информация и подготовка на отчети, диаграми, таблици, записи и свързани материали
- Отговаряне на въпроси, предоставяне на указания и разпространяване на информация
- Обясняване и комуникиране на оперативните политики
- Разпознаване на административни проблеми и съдействие за разрешаването им
- Поддържане на актуални знания за целите, стандартите, политиките, процедурите на отдела и свързаните екипи
- Изпълнение на допълнителни възложени задачи
Изисквания
- Бакалавърска степен
- Най-малко четири години административен опит с постепенно нарастваща отговорност
- Опит с изпълнението на специални проекти и задачи
- Допълнителното образование може да замени изисквания опит, а свързаният опит може да замени образованието над диплома за средно образование или еквивалент съгласно формулата на организацията за еквивалентност
- Напреднало владеене на Microsoft Outlook, Word, Excel и PowerPoint
- Напреднали умения за управление на календари
- Напреднали умения за финансово администриране
- Напреднали междуличностни умения
- Напреднали умения за координация на срещи
- Напреднали познания за офис процедури
- Напреднали умения за писмена и устна комуникация
- Напреднали организационни умения
- Умения за писане на отчети на средно ниво
- Одобрените кандидати трябва да преминат проверка преди назначаване
Придобивки
- Пакет от общо възнаграждение, включващ здравно осигуряване на служителите, животозастраховане, кариерно развитие и пенсионно осигуряване
- Проверка преди назначаване
- Инициативи за многообразие, равнопоставеност и приобщаване
- Равни възможности за заетост
- Адаптации на работното място и подкрепа за достъпност