Jhpiego is een wereldwijde non-profitorganisatie die zich richt op het verbeteren van de gezondheidszorg voor vrouwen en hun gezinnen. De organisatie werkt samen met overheden en partnerorganisaties om de toegang tot essentiële gezondheidsdiensten uit te breiden, gezondheidssystemen te versterken en praktische oplossingen te ontwikkelen op het gebied van moeder- en pasgeborenenzorg, gezinsplanning en de preventie van infectieziekten. Haar werk draagt bij aan gezondere zwangerschappen en veiligere bevallingen en pakt tegelijkertijd bredere uitdagingen in de gezondheidszorg aan in gemeenschappen over de hele wereld.
Administratief specialist bij Jhpiego – Baltimore, MD (op locatie)
Ondersteun de afdeling Global Programs and Technical Excellence van Jhpiego met geavanceerd agendabeheer, vergadercoördinatie, projectondersteuning, declaraties en dagelijkse administratieve werkzaamheden.
Verenigde Staten
Maryland$ 63.095 – $ 77.773 / jaar
Op locatieVoltijdMediorSeniorVereiste Taal: EngelsAdministratief assistentBeschrijving
- Bied administratieve ondersteuning, van routinematige tot complexe werkzaamheden, aan de afdeling Global Programs and Technical Excellence
- Beheer complexe agenda’s en vergaderschema’s zelfstandig wanneer prioriteiten veranderen
- Verzamel essentiële informatie ter voorbereiding van vergaderingen, presentaties en besprekingen
- Ondersteun personeelsbeheer en teamvergaderingen en houd vervolgacties bij
- Prioriteer binnenkomende verzoeken, bewaak deadlines en herinneringen en anticipeer op de behoeften van de afdeling
- Leid terugkerende en ad-hocprojecten of lever daar een aanzienlijke bijdrage aan
- Geef collega’s advies en administratieve ondersteuning
- Help bij het plannen en uitvoeren van afdelingsbijeenkomsten en -evenementen
- Beheer de kantooractiviteiten, waaronder kwesties rond werkplekken, reserveringen van vergaderruimten en technologische vereisten
- Verwerk reiskostendeclaraties, onlinebetalingen, inkooporders en uitgaven voor niet-werknemers
- Verzamel informatie en stel rapporten, grafieken, tabellen, registraties en aanverwante materialen op
- Beantwoord vragen, geef aanwijzingen en verspreid informatie
- Leg operationeel beleid uit en communiceer dit
- Herken administratieve problemen en help deze op te lossen
- Blijf op de hoogte van de doelstellingen, normen, beleidsregels, procedures en aanverwante teams van de afdeling
- Voer overige toegewezen werkzaamheden uit
Vereisten
- Bachelordiploma
- Minimaal vier jaar aantoonbare administratieve ervaring met toenemende verantwoordelijkheid
- Ervaring met het afhandelen van speciale projecten en opdrachten
- Aanvullende opleiding kan de vereiste ervaring vervangen en relevante ervaring kan opleiding vervangen die verder gaat dan een middelbareschooldiploma of gelijkwaardig diploma, volgens de gelijkwaardigheidsformule van de organisatie
- Gevorderde beheersing van Microsoft Outlook, Word, Excel en PowerPoint
- Gevorderde vaardigheden in agendabeheer
- Gevorderde vaardigheden in financiële administratie
- Gevorderde interpersoonlijke vaardigheden
- Gevorderde vaardigheden in vergadercoördinatie
- Gevorderde kennis van kantoorprocedures
- Gevorderde schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
- Gevorderde organisatorische vaardigheden
- Vaardigheden op gemiddeld niveau in het schrijven van rapporten
- Geselecteerde kandidaten moeten vóór indiensttreding een antecedentenonderzoek ondergaan
Voordelen
- Een totaalpakket aan arbeidsvoorwaarden voor gezondheid, leven, loopbaanontwikkeling en pensioen
- Antecedentenonderzoek vóór indiensttreding
- Initiatieven voor diversiteit, gelijkheid en inclusie
- Gelijke kansen op werk
- Ondersteuning voor werkplekaanpassingen en toegankelijkheid