Jhpiego — міжнародна неприбуткова організація, що працює над покращенням медичної допомоги жінкам та їхнім сім’ям. Організація співпрацює з урядами та партнерськими установами, щоб розширювати доступ до основних медичних послуг, зміцнювати системи охорони здоров’я й розробляти практичні рішення у сфері здоров’я матерів і новонароджених, планування сім’ї та профілактики інфекційних захворювань. Її діяльність сприяє здоровішому перебігу вагітності та безпечнішим пологам, а також допомагає розв’язувати ширші проблеми охорони здоров’я в громадах по всьому світу.
Адміністративний спеціаліст у Jhpiego — Балтимор, Меріленд (робота в офісі)
Підтримка відділу глобальних програм і технічної досконалості Jhpiego: розширене керування календарями, координація зустрічей, підтримка проєктів, відшкодування витрат і щоденні адміністративні завдання.
Опис
- Надання адміністративної підтримки — від стандартної до складної — відділу глобальних програм і технічної досконалості
- Самостійне керування складними календарями та розкладом зустрічей у міру зміни пріоритетів
- Збір необхідної інформації для підготовки зустрічей, презентацій і обговорень
- Підтримка керування персоналом і командних зустрічей із відстеженням подальших дій
- Визначення пріоритетів для вхідних запитів, контроль дедлайнів і нагадувань, передбачення потреб відділу
- Керівництво регулярними та разовими проєктами або вагомий внесок у їх виконання
- Надання колегам рекомендацій та адміністративної підтримки
- Допомога в плануванні та проведенні заходів відділу
- Керування офісними операціями, зокрема питаннями робочого простору, бронюванням приміщень і технологічними потребами
- Обробка відшкодувань витрат на відрядження, онлайн-платежів, замовлень на закупівлю та витрат осіб, які не є працівниками
- Збір інформації та підготовка звітів, діаграм, таблиць, записів і супутніх матеріалів
- Відповіді на запитання, надання вказівок і поширення інформації
- Пояснення та донесення операційних політик
- Виявлення адміністративних проблем і допомога в їх розв’язанні
- Підтримання актуальних знань про цілі та стандарти відділу, політики, процедури й пов’язані команди
- Виконання інших доручень
Вимоги
- Ступінь бакалавра
- Щонайменше чотири роки адміністративного досвіду з поступовим розширенням відповідальності
- Досвід роботи зі спеціальними проєктами та дорученнями
- Додаткова освіта може замінити необхідний досвід, а відповідний досвід може замінити освіту понад диплом про повну загальну середню освіту або її еквівалент відповідно до формули еквівалентності організації
- Високий рівень володіння Microsoft Outlook, Word, Excel і PowerPoint
- Високий рівень навичок керування календарем
- Високий рівень навичок фінансового адміністрування
- Високий рівень навичок міжособистісного спілкування
- Високий рівень навичок координації зустрічей
- Глибокі знання офісних процедур
- Високий рівень навичок письмової та усної комунікації
- Високий рівень організаторських навичок
- Навички написання звітів на середньому рівні
- Успішні кандидати повинні пройти перевірку біографічних даних перед працевлаштуванням
Переваги
- Сукупний пакет винагород, що охоплює медичне страхування, страхування життя, розвиток кар’єри та пенсійне забезпечення
- Перевірка біографічних даних перед працевлаштуванням
- Ініціативи у сфері різноманіття, рівності та інклюзивності
- Рівні можливості працевлаштування
- Адаптація робочого місця та підтримка доступності