Jhpiego — международная некоммерческая организация, занимающаяся улучшением медицинской помощи женщинам и их семьям. Организация сотрудничает с правительствами и партнёрскими организациями, чтобы расширять доступ к основным медицинским услугам, укреплять системы здравоохранения и разрабатывать практические решения в сфере охраны материнства и здоровья новорождённых, планирования семьи и профилактики инфекционных заболеваний. Её деятельность способствует более здоровому течению беременности и безопасным родам, а также помогает решать более широкие проблемы здравоохранения в сообществах по всему миру.
Административный специалист в Jhpiego — Балтимор, Мэриленд (работа в офисе)
Оказание поддержки отделу глобальных программ и технического совершенства Jhpiego: сложное ведение календарей, координация встреч, поддержка проектов, обработка возмещений и повседневные административные задачи.
Описание
- Оказание административной поддержки — от стандартной до сложной — отделу глобальных программ и технического совершенства
- Самостоятельное ведение сложных календарей и графиков встреч по мере изменения приоритетов
- Сбор необходимой информации для подготовки встреч, презентаций и обсуждений
- Поддержка управления персоналом и командных встреч с отслеживанием последующих действий
- Расстановка приоритетов для входящих запросов, контроль сроков и напоминаний, прогнозирование потребностей отдела
- Руководство регулярными и разовыми проектами или существенный вклад в их выполнение
- Предоставление коллегам рекомендаций и административной поддержки
- Помощь в планировании и проведении мероприятий отдела
- Управление офисными операциями, включая вопросы рабочих мест, бронирование помещений и технологические потребности
- Обработка возмещений командировочных расходов, онлайн-платежей, заказов на закупку и расходов лиц, не являющихся сотрудниками
- Сбор информации и подготовка отчетов, диаграмм, таблиц, записей и сопутствующих материалов
- Ответы на вопросы, предоставление указаний и распространение информации
- Разъяснение и доведение до сведения операционных политик
- Выявление административных проблем и содействие в их решении
- Поддержание актуальных знаний о целях и стандартах отдела, политиках, процедурах и смежных командах
- Выполнение других поручений
Требования
- Степень бакалавра
- Не менее четырех лет административного опыта с последовательно расширяющейся ответственностью
- Опыт ведения специальных проектов и выполнения поручений
- Дополнительное образование может заменить требуемый опыт, а соответствующий опыт может заменить образование сверх аттестата о среднем образовании или его эквивалента согласно формуле эквивалентности организации
- Продвинутый уровень владения Microsoft Outlook, Word, Excel и PowerPoint
- Продвинутые навыки управления календарем
- Продвинутые навыки финансового администрирования
- Продвинутые навыки межличностного общения
- Продвинутые навыки координации встреч
- Продвинутые знания офисных процедур
- Продвинутые навыки письменной и устной коммуникации
- Продвинутые организаторские навыки
- Навыки подготовки отчетов на среднем уровне
- Успешные кандидаты должны пройти проверку биографических данных перед трудоустройством
Преимущества
- Совокупный пакет вознаграждения, включающий медицинское страхование, страхование жизни, развитие карьеры и пенсионное обеспечение
- Проверка биографических данных перед трудоустройством
- Инициативы в области многообразия, равенства и инклюзивности
- Равные возможности при трудоустройстве
- Адаптация рабочего места и поддержка доступности