Jhpiego行政专员——马里兰州巴尔的摩（现场办公）
通过高级日程管理、会议协调、项目支持、报销处理和日常行政工作，为Jhpiego全球项目与技术卓越部门提供支持。
描述
- 为全球项目与技术卓越部门提供从常规到复杂的行政支持
- 根据优先事项变化，独立管理复杂日程和会议安排
- 收集必要信息，为会议、演示和讨论做好准备
- 支持员工管理和团队会议，并跟踪后续行动
- 确定待处理请求的优先级，监控截止日期和提醒事项，并预判部门需求
- 负责或深度参与周期性及临时项目
- 为同事提供指导和行政支持
- 协助规划和执行部门活动
- 管理办公室运营，包括工作空间问题、会议室预订和技术需求
- 处理差旅报销、在线付款、采购订单及非员工费用
- 收集信息并准备报告、图表、表格、记录及相关材料
- 回答问题、提供指导并分发信息
- 解释并传达运营政策
- 识别行政问题并协助解决
- 及时了解部门目标、标准、政策、流程及相关团队情况
- 完成分配的其他职责
任职要求
- 学士学位
- 至少四年逐步承担更多责任的行政工作经验
- 具备处理专项项目和任务的经验
- 额外教育经历可替代所需工作经验；根据机构的等效认定公式，高中毕业证书或同等学历之后的相关工作经验可替代教育经历
- 熟练使用Microsoft Outlook、Word、Excel和PowerPoint
- 具备高级日程管理能力
- 具备高级财务行政管理能力
- 具备高级人际交往能力
- 具备高级会议协调能力
- 具备高级办公室流程知识
- 具备高级书面和口头沟通能力
- 具备高级组织能力
- 具备中级报告撰写能力
- 成功入选者必须完成入职前背景调查
福利待遇
- 涵盖员工健康、寿险、职业发展和退休福利的全面薪酬福利方案
- 入职前背景调查
- 多元、公平与包容倡议
- 平等就业机会
- 工作场所便利措施和无障碍支持