Jhpiego to globalna organizacja non-profit, której celem jest poprawa opieki zdrowotnej nad kobietami i ich rodzinami. Organizacja współpracuje z rządami i partnerami, aby zwiększać dostęp do podstawowych usług medycznych, wzmacniać systemy ochrony zdrowia oraz opracowywać praktyczne rozwiązania w zakresie zdrowia matek i noworodków, planowania rodziny i zapobiegania chorobom zakaźnym. Jej działania wspierają zdrowszy przebieg ciąży i bezpieczniejsze porody, a także pomagają mierzyć się z szerszymi wyzwaniami dotyczącymi opieki zdrowotnej w społecznościach na całym świecie.
Specjalista ds. administracyjnych w Jhpiego — Baltimore, Maryland (praca stacjonarna)
Wsparcie Działu Programów Globalnych i Doskonałości Technicznej Jhpiego poprzez zaawansowane zarządzanie kalendarzem, koordynację spotkań, wsparcie projektów, rozliczanie kosztów i codzienną administrację.
Opis
- Zapewnianie wsparcia administracyjnego — od rutynowego po złożone — na rzecz Działu Programów Globalnych i Doskonałości Technicznej
- Samodzielne zarządzanie złożonymi kalendarzami i harmonogramami spotkań w miarę zmieniających się priorytetów
- Gromadzenie niezbędnych informacji do przygotowywania spotkań, prezentacji i dyskusji
- Wsparcie zarządzania personelem i spotkań zespołu przy śledzeniu działań następczych
- Ustalanie priorytetów dla napływających próśb, monitorowanie terminów i przypomnień oraz przewidywanie potrzeb działu
- Prowadzenie cyklicznych i doraźnych projektów lub znaczący wkład w ich realizację
- Udzielanie współpracownikom wskazówek i wsparcia administracyjnego
- Pomoc w planowaniu i realizacji wydarzeń działu
- Zarządzanie operacjami biurowymi, w tym kwestiami przestrzeni roboczej, rezerwacją sal i wymaganiami technologicznymi
- Przetwarzanie zwrotów kosztów podróży, płatności online, zamówień zakupu i wydatków osób niebędących pracownikami
- Gromadzenie informacji oraz przygotowywanie raportów, wykresów, tabel, rejestrów i powiązanych materiałów
- Odpowiadanie na pytania, udzielanie wskazówek i przekazywanie informacji
- Wyjaśnianie i komunikowanie zasad operacyjnych
- Rozpoznawanie problemów administracyjnych i pomoc w ich rozwiązywaniu
- Śledzenie celów i standardów działu, zasad, procedur oraz informacji o powiązanych zespołach
- Wykonywanie dodatkowych obowiązków zgodnie z przydziałem
Wymagania
- Wykształcenie wyższe co najmniej na poziomie licencjackim
- Co najmniej cztery lata doświadczenia administracyjnego z rosnącym zakresem odpowiedzialności
- Doświadczenie w obsłudze specjalnych projektów i zadań
- Dodatkowe wykształcenie może zastąpić wymagane doświadczenie, a odpowiednie doświadczenie może zastąpić wykształcenie powyżej szkoły średniej lub jej odpowiednika zgodnie z formułą równoważności organizacji
- Zaawansowana znajomość programów Microsoft Outlook, Word, Excel i PowerPoint
- Zaawansowane umiejętności zarządzania kalendarzem
- Zaawansowane umiejętności administracji finansowej
- Zaawansowane umiejętności interpersonalne
- Zaawansowane umiejętności koordynowania spotkań
- Zaawansowana znajomość procedur biurowych
- Zaawansowane umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej
- Zaawansowane umiejętności organizacyjne
- Umiejętności sporządzania raportów na poziomie średniozaawansowanym
- Wybrani kandydaci muszą przejść weryfikację danych przed zatrudnieniem
Benefity
- Pakiet całkowitego wynagrodzenia obejmujący opiekę zdrowotną, ubezpieczenie na życie, rozwój kariery i świadczenia emerytalne
- Weryfikacja danych przed zatrudnieniem
- Inicjatywy na rzecz różnorodności, równości i inkluzywności
- Równe szanse zatrudnienia
- Dostosowanie miejsca pracy i wsparcie w zakresie dostępności