Η Jhpiego είναι ένας παγκόσμιος μη κερδοσκοπικός οργανισμός που επικεντρώνεται στη βελτίωση της υγειονομικής περίθαλψης για τις γυναίκες και τις οικογένειές τους. Ο οργανισμός συνεργάζεται με κυβερνήσεις και εταίρους για να διευρύνει την πρόσβαση σε βασικές υπηρεσίες υγείας, να ενισχύσει τα συστήματα υγείας και να αναπτύξει πρακτικές λύσεις στους τομείς της υγείας των μητέρων και των νεογνών, του οικογενειακού προγραμματισμού και της πρόληψης λοιμωδών νοσημάτων. Το έργο του στηρίζει πιο υγιείς εγκυμοσύνες και ασφαλέστερους τοκετούς, ενώ παράλληλα αντιμετωπίζει ευρύτερες προκλήσεις στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης σε κοινότητες σε όλο τον κόσμο.
Διοικητικός/ή Ειδικός/ή στη Jhpiego – Βαλτιμόρη, Μέριλαντ (Με φυσική παρουσία)
Υποστήριξη του Τμήματος Παγκόσμιων Προγραμμάτων και Τεχνικής Αριστείας της Jhpiego μέσω προηγμένης διαχείρισης ημερολογίων, συντονισμού συναντήσεων, υποστήριξης έργων, αποζημιώσεων και καθημερινής διοικητικής εργασίας.
Περιγραφή
- Παροχή διοικητικής υποστήριξης, από συνήθεις έως σύνθετες εργασίες, στο Τμήμα Παγκόσμιων Προγραμμάτων και Τεχνικής Αριστείας
- Ανεξάρτητη διαχείριση σύνθετων ημερολογίων και προγραμμάτων συναντήσεων καθώς αλλάζουν οι προτεραιότητες
- Συλλογή βασικών πληροφοριών για την προετοιμασία συναντήσεων, παρουσιάσεων και συζητήσεων
- Υποστήριξη της διαχείρισης προσωπικού και των συναντήσεων της ομάδας με παρακολούθηση των επόμενων ενεργειών
- Ιεράρχηση εισερχόμενων αιτημάτων, παρακολούθηση προθεσμιών και υπενθυμίσεων και πρόβλεψη των αναγκών του τμήματος
- Ηγεσία ή ουσιαστική συνεισφορά σε επαναλαμβανόμενα και ad hoc έργα
- Παροχή καθοδήγησης και διοικητικής υποστήριξης στους συναδέλφους
- Συμβολή στον σχεδιασμό και την υλοποίηση εκδηλώσεων του τμήματος
- Διαχείριση των λειτουργιών του γραφείου, συμπεριλαμβανομένων ζητημάτων χώρου εργασίας, κρατήσεων αιθουσών και τεχνολογικών απαιτήσεων
- Επεξεργασία αποζημιώσεων ταξιδιών, ηλεκτρονικών πληρωμών, εντολών αγοράς και δαπανών μη εργαζομένων
- Συλλογή πληροφοριών και προετοιμασία αναφορών, διαγραμμάτων, πινάκων, αρχείων και συναφούς υλικού
- Απάντηση σε ερωτήσεις, παροχή οδηγιών και διανομή πληροφοριών
- Επεξήγηση και επικοινωνία των λειτουργικών πολιτικών
- Αναγνώριση διοικητικών ζητημάτων και συνδρομή στην επίλυσή τους
- Ενημέρωση για τους στόχους, τα πρότυπα, τις πολιτικές, τις διαδικασίες του τμήματος και τις συναφείς ομάδες
- Εκτέλεση πρόσθετων καθηκόντων όπως ανατίθενται
Απαιτήσεις
- Πτυχίο πανεπιστημίου
- Τουλάχιστον τέσσερα έτη διοικητικής εμπειρίας με σταδιακά αυξανόμενες ευθύνες
- Εμπειρία στη διαχείριση ειδικών έργων και αναθέσεων
- Η πρόσθετη εκπαίδευση μπορεί να αντικαταστήσει την απαιτούμενη εμπειρία, ενώ η σχετική εμπειρία μπορεί να αντικαταστήσει την εκπαίδευση πέρα από απολυτήριο λυκείου ή ισοδύναμο τίτλο, σύμφωνα με τον τύπο ισο equivalence του οργανισμού
- Προηγμένη γνώση των Microsoft Outlook, Word, Excel και PowerPoint
- Προηγμένη ικανότητα διαχείρισης ημερολογίων
- Προηγμένη ικανότητα οικονομικής διοίκησης
- Προηγμένες διαπροσωπικές δεξιότητες
- Προηγμένη ικανότητα συντονισμού συναντήσεων
- Προηγμένη γνώση διαδικασιών γραφείου
- Προηγμένες δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας
- Προηγμένες οργανωτικές δεξιότητες
- Ενδιάμεσες δεξιότητες σύνταξης αναφορών
- Οι επιτυχόντες υποψήφιοι πρέπει να ολοκληρώσουν έλεγχο ιστορικού πριν από την πρόσληψη
Παροχές
- Συνολικό πακέτο παροχών που καλύπτει την υγεία των εργαζομένων, την ασφάλιση ζωής, την επαγγελματική ανάπτυξη και τη συνταξιοδότηση
- Έλεγχος ιστορικού πριν από την πρόσληψη
- Πρωτοβουλίες για τη διαφορετικότητα, την ισότητα και τη συμπερίληψη
- Ίσες ευκαιρίες απασχόλησης
- Προσαρμογές στον χώρο εργασίας και υποστήριξη προσβασιμότητας