Jhpiego je globalna neprofitna organizacija usmjerena na poboljšanje zdravstvene skrbi za žene i njihove obitelji. Organizacija surađuje s vladama i partnerskim organizacijama na proširenju pristupa osnovnim zdravstvenim uslugama, jačanju zdravstvenih sustava i razvoju praktičnih rješenja u području zdravlja majki i novorođenčadi, planiranja obitelji i prevencije zaraznih bolesti. Njezin rad podupire zdravije trudnoće i sigurnije porode te istodobno odgovara na šire izazove zdravstvene skrbi u zajednicama diljem svijeta.
Administrativni stručnjak u organizaciji Jhpiego – Baltimore, MD (rad na lokaciji)
Pružanje podrške Odjelu za globalne programe i tehničku izvrsnost organizacije Jhpiego kroz napredno upravljanje kalendarom, koordinaciju sastanaka, projektnu podršku, naknade troškova i svakodnevnu administraciju.
Opis
- Pružati administrativnu podršku, od rutinskih do složenih zadataka, Odjelu za globalne programe i tehničku izvrsnost
- Samostalno upravljati složenim kalendarima i rasporedima sastanaka kako se prioriteti mijenjaju
- Prikupljati ključne informacije za pripremu sastanaka, prezentacija i rasprava
- Podržavati upravljanje zaposlenicima i timske sastanke te pratiti naknadne aktivnosti
- Određivati prioritete pristiglih zahtjeva, pratiti rokove i podsjetnike te predviđati potrebe odjela
- Voditi ponavljajuće i ad hoc projekte ili im znatno pridonositi
- Pružati smjernice i administrativnu podršku kolegama
- Pomagati u planiranju i provedbi događanja odjela
- Upravljati uredskim poslovanjem, uključujući pitanja radnog prostora, rezervaciju prostorija i tehnološke zahtjeve
- Obrađivati naknade putnih troškova, internetska plaćanja, narudžbenice i troškove osoba koje nisu zaposlenici
- Prikupljati informacije i pripremati izvješća, grafikone, tablice, evidencije i povezane materijale
- Odgovarati na pitanja, davati upute i distribuirati informacije
- Objašnjavati i komunicirati operativne politike
- Prepoznavati administrativne probleme i pomagati u njihovu rješavanju
- Biti u tijeku s ciljevima, standardima, politikama, postupcima odjela i povezanim timovima
- Obavljati druge dodijeljene zadatke
Zahtjevi
- Visoka stručna sprema
- Najmanje četiri godine progresivno odgovornijeg administrativnog iskustva
- Iskustvo u radu na posebnim projektima i zadacima
- Dodatno obrazovanje može zamijeniti potrebno iskustvo, a relevantno iskustvo može zamijeniti obrazovanje iznad srednjoškolske diplome ili ekvivalenta, u skladu s formulom organizacije za utvrđivanje ekvivalentnosti
- Napredno poznavanje Microsoft Outlooka, Worda, Excela i PowerPointa
- Napredna sposobnost upravljanja kalendarom
- Napredna sposobnost financijske administracije
- Napredne interpersonalne vještine
- Napredna sposobnost koordinacije sastanaka
- Napredno poznavanje uredskih postupaka
- Napredne pisane i usmene komunikacijske vještine
- Napredne organizacijske vještine
- Srednje napredne vještine pisanja izvješća
- Uspješni kandidati moraju proći provjeru prije zapošljavanja
Pogodnosti
- Paket ukupnih nagrada koji obuhvaća zdravstveno osiguranje zaposlenika, životno osiguranje, razvoj karijere i mirovinsko osiguranje
- Provjera prije zapošljavanja
- Inicijative za raznolikost, pravednost i uključivost
- Jednake mogućnosti zapošljavanja
- Prilagodbe radnog mjesta i podrška pristupačnosti