Jhpiego je globalna neprofitna organizacija, osredotočena na izboljšanje zdravstvene oskrbe žensk in njihovih družin. Organizacija sodeluje z vladami in partnerskimi organizacijami pri širjenju dostopa do osnovnih zdravstvenih storitev, krepitvi zdravstvenih sistemov ter razvoju praktičnih rešitev na področju zdravja mater in novorojenčkov, načrtovanja družine in preprečevanja nalezljivih bolezni. Njeno delo podpira bolj zdrave nosečnosti in varnejše porode ter hkrati obravnava širše zdravstvene izzive v skupnostih po vsem svetu.
Administrativni specialist pri Jhpiego – Baltimore, MD (delo na lokaciji)
Podpora oddelku za globalne programe in tehnično odličnost organizacije Jhpiego z naprednim upravljanjem koledarja, usklajevanjem sestankov, projektno podporo, povračili in vsakodnevno administracijo.
Opis
- Zagotavljati administrativno podporo od rutinskih do zapletenih nalog za oddelek za globalne programe in tehnično odličnost
- Samostojno upravljati zapletene koledarje in urnike sestankov ob spreminjanju prednostnih nalog
- Zbirati ključne informacije za pripravo sestankov, predstavitev in razprav
- Podpirati vodenje zaposlenih in sestanke ekipe ter spremljati nadaljnje ukrepe
- Prednostno razvrščati prejete zahteve, spremljati roke in opomnike ter predvidevati potrebe oddelka
- Voditi ponavljajoče se in ad hoc projekte ali pomembno prispevati k njim
- Kolegom zagotavljati usmerjanje in administrativno podporo
- Pomagati pri načrtovanju in izvedbi dogodkov oddelka
- Upravljati pisarniško poslovanje, vključno z vprašanji delovnega prostora, rezervacijami prostorov in tehnološkimi zahtevami
- Obdelovati povračila potnih stroškov, spletna plačila, naročilnice in stroške oseb, ki niso zaposleni
- Zbirati informacije ter pripravljati poročila, grafikone, preglednice, evidence in povezano gradivo
- Odgovarjati na vprašanja, zagotavljati navodila in razdeljevati informacije
- Razlagati in posredovati operativne politike
- Prepoznavati administrativne težave in pomagati pri njihovem reševanju
- Spremljati cilje, standarde, politike, postopke oddelka in povezane ekipe
- Opravljati druge dodeljene naloge
Zahteve
- Univerzitetna diploma
- Najmanj štiri leta postopoma zahtevnejših administrativnih izkušenj
- Izkušnje z vodenjem posebnih projektov in nalog
- Dodatno izobraževanje lahko nadomesti zahtevane izkušnje, povezane izkušnje pa lahko nadomestijo izobraževanje, ki presega srednješolsko diplomo ali enakovredno izobrazbo, v skladu s formulo organizacije za ugotavljanje enakovrednosti
- Napredno znanje programov Microsoft Outlook, Word, Excel in PowerPoint
- Napredne sposobnosti upravljanja koledarja
- Napredne sposobnosti finančne administracije
- Napredne medosebne veščine
- Napredne sposobnosti usklajevanja sestankov
- Napredno poznavanje pisarniških postopkov
- Napredne pisne in ustne komunikacijske veščine
- Napredne organizacijske veščine
- Srednje napredne veščine pisanja poročil
- Izbrani kandidati morajo opraviti preverjanje pred zaposlitvijo
Ugodnosti
- Paket celotnega nagrajevanja, ki vključuje zdravstveno zavarovanje zaposlenih, življenjsko zavarovanje, razvoj kariere in pokojninsko zavarovanje
- Preverjanje pred zaposlitvijo
- Pobude za raznolikost, pravičnost in vključevanje
- Enake možnosti zaposlovanja
- Prilagoditve delovnega mesta in podpora dostopnosti