A Jhpiego é uma organização global sem fins lucrativos dedicada a melhorar a assistência à saúde de mulheres e suas famílias. A organização trabalha com governos e organizações parceiras para ampliar o acesso a serviços essenciais de saúde, fortalecer os sistemas de saúde e desenvolver soluções práticas nas áreas de saúde materna e neonatal, planejamento familiar e prevenção de doenças infecciosas. Seu trabalho promove gestações mais saudáveis e partos mais seguros, ao mesmo tempo que enfrenta desafios mais amplos de saúde em comunidades de todo o mundo.
Especialista administrativo na Jhpiego – Baltimore, MD (presencial)
Presta suporte aos Programas Globais e ao Departamento de Excelência Técnica da Jhpiego por meio de gestão avançada de calendários, coordenação de reuniões, suporte a projetos, reembolsos e administração diária.
Descrição
- Prestar suporte administrativo, de tarefas rotineiras a complexas, ao Departamento de Programas Globais e Excelência Técnica
- Gerenciar calendários complexos e agendas de reuniões de forma independente à medida que as prioridades mudam
- Reunir informações essenciais para preparar reuniões, apresentações e discussões
- Apoiar a gestão de funcionários e as reuniões da equipe, acompanhando as ações de acompanhamento
- Priorizar solicitações recebidas, monitorar prazos e lembretes e antecipar as necessidades do departamento
- Liderar projetos recorrentes e pontuais ou contribuir substancialmente para eles
- Orientar colegas e prestar suporte administrativo
- Ajudar a planejar e realizar eventos departamentais
- Gerenciar as operações do escritório, incluindo questões relacionadas ao espaço de trabalho, reservas de salas e requisitos tecnológicos
- Processar reembolsos de viagens, pagamentos online, ordens de compra e despesas de não funcionários
- Reunir informações e preparar relatórios, gráficos, tabelas, registros e materiais relacionados
- Responder a perguntas, fornecer orientações e distribuir informações
- Explicar e comunicar políticas operacionais
- Identificar problemas administrativos e ajudar a resolvê-los
- Manter-se atualizado sobre as metas, normas, políticas e procedimentos do departamento e das equipes relacionadas
- Concluir outras tarefas conforme atribuídas
Requisitos
- Bacharelado
- Pelo menos quatro anos de experiência administrativa com responsabilidades progressivamente maiores
- Experiência com projetos e atribuições especiais
- Educação adicional pode substituir a experiência exigida, e experiência relacionada pode substituir a formação além do ensino médio ou equivalente, de acordo com a fórmula de equivalência da organização
- Proficiência avançada em Microsoft Outlook, Word, Excel e PowerPoint
- Capacidade avançada de gestão de calendários
- Capacidade avançada de administração financeira
- Habilidades interpessoais avançadas
- Capacidade avançada de coordenação de reuniões
- Conhecimento avançado de procedimentos de escritório
- Habilidades avançadas de comunicação escrita e verbal
- Habilidades organizacionais avançadas
- Habilidades intermediárias de redação de relatórios
- As pessoas selecionadas deverão concluir uma verificação de antecedentes pré-emprego
Benefícios
- Pacote de recompensas totais que inclui saúde, seguro de vida, desenvolvimento profissional e aposentadoria para funcionários
- Verificação de antecedentes pré-emprego
- Iniciativas de diversidade, equidade e inclusão
- Emprego com igualdade de oportunidades
- Adaptações no local de trabalho e suporte à acessibilidade