Jhpiego es una organización mundial sin fines de lucro dedicada a mejorar la atención sanitaria para las mujeres y sus familias. La organización trabaja con gobiernos y organizaciones asociadas para ampliar el acceso a servicios de salud esenciales, fortalecer los sistemas sanitarios y desarrollar soluciones prácticas en materia de salud materna y neonatal, planificación familiar y prevención de enfermedades infecciosas. Su labor contribuye a lograr embarazos más saludables y partos más seguros, al tiempo que aborda desafíos sanitarios más amplios en comunidades de todo el mundo.
Especialista administrativo en Jhpiego – Baltimore, MD (presencial)
Brinda apoyo a los Programas Globales y al Departamento de Excelencia Técnica de Jhpiego mediante la gestión avanzada de calendarios, la coordinación de reuniones, el apoyo a proyectos, los reembolsos y la administración diaria.
Descripción
- Brindar apoyo administrativo, desde tareas rutinarias hasta complejas, para el Departamento de Programas Globales y Excelencia Técnica
- Gestionar de forma independiente calendarios complejos y agendas de reuniones a medida que cambian las prioridades
- Recopilar información esencial para preparar reuniones, presentaciones y debates
- Apoyar la gestión del personal y las reuniones del equipo, haciendo seguimiento de las acciones posteriores
- Priorizar las solicitudes entrantes, supervisar plazos y recordatorios, y anticipar las necesidades del departamento
- Liderar proyectos recurrentes y especiales, o realizar contribuciones sustanciales a ellos
- Proporcionar orientación y apoyo administrativo a colegas
- Ayudar a planificar y llevar a cabo eventos departamentales
- Gestionar las operaciones de la oficina, incluidas las necesidades del espacio de trabajo, la reserva de salas y los requisitos tecnológicos
- Procesar reembolsos de viajes, pagos en línea, órdenes de compra y gastos de personas que no son empleados
- Recopilar información y preparar informes, gráficos, tablas, registros y materiales relacionados
- Responder preguntas, proporcionar orientación y distribuir información
- Explicar y comunicar las políticas operativas
- Reconocer problemas administrativos y ayudar a resolverlos
- Mantenerse al día sobre los objetivos, estándares, políticas y procedimientos del departamento, así como sobre los equipos relacionados
- Completar otras tareas según se asignen
Requisitos
- Título universitario
- Al menos cuatro años de experiencia administrativa con responsabilidades progresivamente mayores
- Experiencia en la gestión de proyectos y asignaciones especiales
- La educación adicional puede sustituir la experiencia requerida, y la experiencia relacionada puede sustituir la educación posterior a un diploma de educación secundaria o equivalente, de acuerdo con la fórmula de equivalencia de la organización
- Dominio avanzado de Microsoft Outlook, Word, Excel y PowerPoint
- Capacidad avanzada para gestionar calendarios
- Capacidad avanzada para la administración financiera
- Habilidades interpersonales avanzadas
- Capacidad avanzada para coordinar reuniones
- Conocimientos avanzados de procedimientos de oficina
- Habilidades avanzadas de comunicación escrita y verbal
- Habilidades organizativas avanzadas
- Habilidades intermedias para redactar informes
- Las personas seleccionadas deberán completar una verificación de antecedentes previa al empleo
Beneficios
- Paquete de compensación total que incluye salud, vida, desarrollo profesional y jubilación para los empleados
- Verificación de antecedentes previa al empleo
- Iniciativas de diversidad, equidad e inclusión
- Empleo con igualdad de oportunidades
- Adaptaciones laborales y apoyo a la accesibilidad