Jhpiego 管理スペシャリスト ― メリーランド州ボルチモア（出社勤務）
高度なカレンダー管理、会議調整、プロジェクト支援、経費精算、日常の管理業務を通じて、Jhpiegoのグローバルプログラム・技術卓越部門を支援します。
仕事内容
- グローバルプログラム・技術卓越部門に対し、定型業務から複雑な業務まで幅広い管理支援を提供する
- 優先順位の変化に応じて、複雑なカレンダーと会議日程を自律的に管理する
- 会議、プレゼンテーション、協議の準備に必要な情報を収集する
- スタッフ管理とチーム会議を支援し、フォローアップ事項を追跡する
- 受け付けた依頼の優先順位を設定し、期限とリマインダーを管理して部門のニーズを先回りする
- 定期プロジェクトや臨時プロジェクトを主導、または重要な役割を担う
- 同僚に指導と管理支援を提供する
- 部門イベントの企画・実施を支援する
- ワークスペースの問題、会議室の予約、技術要件など、オフィス運営を管理する
- 出張経費の精算、オンライン決済、発注書、社外関係者の経費を処理する
- 情報を収集し、報告書、グラフ、表、記録などの関連資料を作成する
- 質問に対応し、案内を行い、情報を配布する
- 業務方針を説明し、周知する
- 管理上の問題を把握し、その解決を支援する
- 部門の目標、基準、方針、手順、関連チームの最新情報を把握する
- その他、割り当てられた業務を遂行する
応募要件
- 学士号
- 責任範囲が段階的に拡大する管理業務の経験4年以上
- 特別プロジェクトや各種業務を担当した経験
- 追加の教育歴によって必要な経験を代替できる場合があり、高校卒業証書または同等資格取得後の関連経験によって、高校卒業後に必要とされる教育歴を組織の同等性算定式に従って代替できる
- Microsoft Outlook、Word、Excel、PowerPointの高度な操作能力
- 高度なカレンダー管理能力
- 高度な財務管理事務能力
- 高度な対人スキル
- 高度な会議調整能力
- 高度なオフィス業務知識
- 高度な文書および口頭コミュニケーション能力
- 高度な組織力
- 中級レベルの報告書作成能力
- 採用内定者は入社前の身元調査を完了する必要がある
福利厚生
- 従業員の健康、生命保険、キャリア開発、退職を対象とする総合的な報酬・福利厚生制度
- 入社前の身元調査
- ダイバーシティ、公平性、インクルージョンの取り組み
- 機会均等雇用
- 職場での配慮とアクセシビリティ支援