Jhpiego est une organisation mondiale à but non lucratif qui s’attache à améliorer les soins de santé pour les femmes et leurs familles. L’organisation collabore avec des gouvernements et des organisations partenaires afin d’élargir l’accès aux services de santé essentiels, de renforcer les systèmes de santé et de mettre au point des solutions pratiques dans les domaines de la santé maternelle et néonatale, de la planification familiale et de la prévention des maladies infectieuses. Son action favorise des grossesses plus saines et des accouchements plus sûrs, tout en répondant aux enjeux de santé plus larges auxquels sont confrontées les communautés du monde entier.
Spécialiste administratif chez Jhpiego – Baltimore, MD (sur site)
Soutient les Programmes mondiaux et le Département de l’excellence technique de Jhpiego grâce à une gestion avancée des calendriers, à la coordination des réunions, au soutien aux projets, aux remboursements et à l’administration quotidienne.
Description
- Fournir un soutien administratif, allant des tâches courantes aux tâches complexes, au Département des Programmes mondiaux et de l’Excellence technique
- Gérer de manière autonome des calendriers complexes et des plannings de réunions lorsque les priorités évoluent
- Rassembler les informations essentielles pour préparer les réunions, les présentations et les discussions
- Soutenir la gestion du personnel et les réunions d’équipe tout en assurant le suivi des actions à mener
- Hiérarchiser les demandes entrantes, suivre les échéances et les rappels, et anticiper les besoins du département
- Diriger des projets récurrents et ponctuels ou y apporter une contribution substantielle
- Fournir des conseils et un soutien administratif aux collègues
- Contribuer à la planification et à la mise en œuvre des événements du département
- Gérer les opérations de bureau, notamment les questions liées à l’espace de travail, les réservations de salles et les besoins technologiques
- Traiter les remboursements de déplacements, les paiements en ligne, les bons de commande et les dépenses des personnes externes à l’organisation
- Rassembler des informations et préparer des rapports, graphiques, tableaux, dossiers et autres documents connexes
- Répondre aux questions, fournir des orientations et diffuser des informations
- Expliquer et communiquer les politiques opérationnelles
- Repérer les problèmes administratifs et contribuer à leur résolution
- Se tenir informé des objectifs, normes, politiques et procédures du département ainsi que des équipes concernées
- Effectuer d’autres tâches selon les besoins
Exigences
- Diplôme de licence
- Au moins quatre ans d’expérience administrative avec des responsabilités croissantes
- Expérience dans la gestion de projets et de missions spéciales
- Une formation supplémentaire peut remplacer l’expérience requise, et une expérience pertinente peut remplacer la formation au-delà d’un diplôme d’études secondaires ou équivalent, conformément à la formule d’équivalence de l’organisation
- Maîtrise avancée de Microsoft Outlook, Word, Excel et PowerPoint
- Compétences avancées en gestion des calendriers
- Compétences avancées en administration financière
- Compétences interpersonnelles avancées
- Compétences avancées en coordination de réunions
- Connaissance avancée des procédures de bureau
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Excellentes compétences organisationnelles
- Compétences intermédiaires en rédaction de rapports
- Les personnes retenues devront se soumettre à une vérification des antécédents avant l’embauche
Avantages
- Ensemble de rémunération globale couvrant la santé, l’assurance vie, le développement de carrière et la retraite des employés
- Vérification des antécédents avant l’embauche
- Initiatives en faveur de la diversité, de l’équité et de l’inclusion
- Emploi garantissant l’égalité des chances
- Aménagements du lieu de travail et soutien à l’accessibilité